Ủy quyền mà không lập văn bản thì phải làm thế nào?

Câu hỏi:

Tôi có một vấn đề cần nhờ Luật sư tư vấn giúp như sau: Giám đốc Cơ quan tôi có thành lập một Đoàn kiểm tra 01 doanh nghiệp kinh doanh trên địa bàn. Hôm đi kiểm tra thì có 1 thành viên (Trưởng phòng X) theo Quyết định thành lập không dự được và cử một chuyên viên Y dự thay (không có giấy ủy quyền hay gì hết). Khi kiểm tra thì chuyên viên Y dự thay này có tiến hành lấy mẫu kiểm tra (và có ký tên là người lấy mẫu trong Biên bản lấy mẫu) và gửi đi thử nghiệm mẫu (Thông tin thêm: Kết quả hiện nay thì không đạt). Điều đáng nói là khi làm Biên bản kiểm tra (nội dung trong Biên bản kiểm tra có đề cập đến việc lấy mẫu thử nghiệm và đính kèm biên bản lấy mẫu) đối với Doanh nghiệp thì do sơ suất trong quá trình copy nên thư ký làm biên bản đã không ghi tên chuyên viên Y dự thay vào biên bản làm việc hôm đó (vì thư ký này nghĩ là Quy định là anh trưởng phòng X, nên khi chuyên viên Y này dự thay thì không đúng theo Quy Định nên không có ghi tên anh chuyên viên Y này vào biên bản).

Với những thông tin trên, Luật sự tư vấn giúp như sau: Theo quy định thì khi thử nghiệm mẫu không đạt sẽ xử lý vi phạm hành chính hành vi này. Nếu Doanh nghiệp họ phát hiện thì vụ việc sẽ như thế nào?

Trả lời:

Chào bạn, câu hỏi của bạn thuộc lĩnh vực tư vấn Luật dân sự, với câu hỏi này, Luật Hoàng Phi xin trả lời như sau:

Với những thông tin bạn đã cung cấp, chúng tôi xác định anh trưởng phòng X đã xác lập một quan hệ đại diện đối với chuyện viên Y, cụ thể chuyên viên Y sẽ thay mặt X tham gia vào đoàn kiểm tra, thực hiện lấy mẫu xét nghiệm…Điều này được quy định trong Bộ luật dân sự năm 2015 như sau:

“Điều 134. Đại diện

1. Đại diện là việc cá nhân, pháp nhân (sau đây gọi chung là người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác (sau đây gọi chung là người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

2. Cá nhân, pháp nhân có thể xác lập, thực hiện giao dịch dân sự thông qua người đại diện. Cá nhân không được để người khác đại diện cho mình nếu pháp luật quy định họ phải tự mình xác lập, thực hiện giao dịch đó”.

Ủy quyền mà không lập văn bản thì phải làm thế nào?

Như vậy, trong trường hợp này, anh trưởng phòng X là người được đại diện đã ủy quyền cho anh Y (người đại diện) thực hiện việc kiểm tra, lấy mẫu xét nghiệm. Nếu theo quy định của pháp luật, việc lấy mẫu xét nghiệm này phải được chính anh trưởng phòng X xác lập, thực hiện thì anh Y không được đại diện cho anh X thực hiện công việc đó. Tuy nhiên, nếu pháp luật quy định việc lấy mẫu xét nghiệm vẫn được ủy quyền cho người khác thực hiện (miễn là đủ năng lực chuyên môn đáp ứng việc đó) thì vẫn được đại diện. Do đó, chúng ta xét trường hợp thứ 2 là anh Y vẫn được đại diện cho anh X, tuy nhiên, có một vấn đề xảy ra đó là sự ủy quyền của anh X với anh Y lại không được lập thành văn bản (không có giấy ủy quyền), về điều này, Bộ luật dân sự năm 2015 đã quy định về hình thức đại diện ủy quyền thì hình thức đại diện do các bên thỏa thuận, có thể bằng lời nói, bằng văn bản, nhưng có những trường hợp pháp luật quy định phải lập thành văn bản. Như vậy, chúng tôi sẽ phân ra 2 trường hợp như sau:

Trường hợp thứ nhất đó là việc Y đại diện cho X không bắt buộc phải thực hiện bằng văn bản thì việc đại diện này là đúng theo quy định của pháp luật và sẽ được các bên thừa nhận. Việc không ghi tên Y vào biên bản là lỗi của Thư kí. Còn việc đại diện này vẫn đúng theo quy định của pháp luật thì các bên sẽ tuân theo, công ty được kiểm tra phải tuân theo quyết định xử phạt do hàng hóa không đạt yêu cầu.

Trường hợp thứ hai là việc Y đại diện cho X phải bắt buộc được lập thành văn bản, có giấy ủy quyền  ( bởi tính quan trọng của vụ việc, cần một sự đảm bảo) thì việc đại diện của Y với X đã bị vô hiệu do không tuân thủ về mặt hình thức, và việc đại diện này là không được phép. Do đó thì anh Y là người không có quyền đại diện cho anh X bởi không có căn cứ pháp luật. Hậu quả pháp lý như sau:

Điều 142. Hậu quả của giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện

“1. Giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện, trừ một trong các trường hợp sau đây:

a) Người được đại diện đã công nhận giao dịch;

b) Người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý;

c) Người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình không có quyền đại diện.

2. Trường hợp giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện thì người không có quyền đại diện vẫn phải thực hiện nghĩa vụ đối với người đã giao dịch với mình, trừ trường hợp người đã giao dịch biết hoặc phải biết về việc không có quyền đại diện mà vẫn giao dịch.

3. Người đã giao dịch với người không có quyền đại diện có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hoặc hủy bỏ giao dịch dân sự đã xác lập và yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ trường hợp người đó biết hoặc phải biết về việc không có quyền đại diện mà vẫn giao dịch hoặc trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

4. Trường hợp người không có quyền đại diện và người đã giao dịch cố ý xác lập, thực hiện giao dịch dân sự mà gây thiệt hại cho người được đại diện thì phải chịu trách nhiệm liên đới bồi thường thiệt hại”.

Trong trường hợp này, công ty được kiểm tra là bên đã giao dịch với người không có quyền đại diện, theo đó, nếu công ty biết về việc đó thì có quyền hủy bỏ kết quả kiểm tra bởi công ty cho rằng người đó không có quyền kiểm tra công ty. Hơn nữa, công ty đó còn có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại (trường hợp người không có quyền đại diện cho kết quả sai với sự thật…làm ảnh hưởng đến công ty..). Như vậy thì có thể cơ quan bạn phải thực hiện kiểm tra lại theo đúng thẩm quyền và đúng người đã được cử đi kiểm tra.

Trong trường hợp cần tư vấn thêm, khách hàng có thể liên hệ với Luật sư của Luật Hoàng Phi qua TỔNG ĐÀI TƯ VẤN LUẬT MIỄN PHÍ 19006557 để được tư vấn.