Quy định mới nhất về Nội quy lao động – không thế bỏ qua!

Bộ luật lao động quy định về nội quy lao động như thế nào?

Bình luận quy định về nội quy lao động theo Bộ luật lao động mới nhất

Điều luật này quy định các vấn đề về nội quy lao động, từ chủ thể, hình thức ban hành phạm vi ban hành nội quy lao động, nội dung của nội quy lao động đến trình tự, thủ tục ban hành nội quy lao động. 

– Về chủ thể ban hành nội quy 

Chủ thể ban hành nội quy lao động là người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Đây được xem là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động. Bởi vậy, nếu người sử dụng lao động không thực hiện sẽ bị xem là hành vi vi phạm pháp luật lao động và có thể sẽ bị xử phạt. 

– Phạm vi và hình thức ban hành nội quy lao động 

Tất cả mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động. Đây là nghĩa vụ bắt buộc của tất cả các chủ sử dụng lao động. Đối với người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 lao động thì có thể ban hành nội quy dưới hình thức bằng miệng hoặc bằng văn bản. Đối với người sử dụng lao động có sử dụng từ 10 lao động trở lên thì bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản. 

– Về nội dung của nội quy lao động 

Nội quy lao động phải gồm 9 nội dung cơ bản. Cụ thể gồm các quy định về: Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; Trật tự tại nơi làm việc; An toàn, vệ sinh lao động; Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; Trách nhiệm vật chất; Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động. 

Người sử dụng lao động cần quy định cụ thể các nội dung này trong nội quy lao động cho phù hợp với điều kiện thực tế, yêu cầu ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp, xác định rõ những quy tắc mà người lao động phải tuân thủ trong các lĩnh vực này. Chẳng hạn như trong nội dung về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, người sử dụng lao động cần quy định cụ thể về biểu thời giờ làm việc của người sử dụng lao động như sáng bắt đầu làm việc từ mấy giờ, giờ nào thì nghỉ giải lao, giờ nào thì kết thúc công việc… Hay như về nội dung trật tự tại nơi làm việc, người sử dụng lao động cần quy định cụ thể về phạm vi đi lại giao tiếp của người lao động khi thực hiện công việc… 

Tuy nhiên về nguyên tắc các quy định trong nội quy không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Quy trình ban hành nội quy lao động về cơ bản do người sử dụng lao động tự quyết định nhưng để nội quy lao động được hợp pháp thì người sử dụng lao động phải bảo đảm các thủ tục sau: 

Thứ nhất, trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, thì ở nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người sử dụng lao động bắt buộc phải tham khảo ý kiến của tổ chức này. 

Thứ hai, khi nội quy lao động được ban hành, người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc (như tại phòng làm việc, các phân xưởng…). 

So với BLLĐ năm 2012, BLLĐ năm 2019 có sự thay đổi về phạm vi ban hành, nội dung và thủ tục ban hành nội quy lao động. Cụ thể, về phạm vi ban hành nội quy lao động. Điều 119 BLLĐ năm 2012 quy định: “Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản”. Như vậy, theo BLLĐ năm 2012 chỉ quy lao động, còn nếu sử dụng dưới 10 lao động thì không cần phải có nội quy lao động. BLLĐ năm 2019 đã quy định theo hướng mở rộng hơn phạm vi ban hành nội quy lao động. Khoản 1 Điều 118 BLLĐ năm 2019 có quy định: “Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản”.

Như vậy, theo BLLĐ năm 2019 tất cả mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động. Tuy nhiên, nếu người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 lao động thì có thể ban hành nội quy lao động bằng văn bản hoặc bằng miệng. Nhưng nếu đã sử dụng từ 10 lao động trở lên thì bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản. 

Nội quy lao động là cơ sở để thiết lập kỷ luật lao động và cũng là Cơ sở để xử lý kỷ luật lao động. Người lao động cần phải biết mình phải thực hiện và tuân theo những quy định gì và nếu bị vi phạm sẽ bị xử lý ra sao. Bởi vậy, tất cả các chủ sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động để người lao động biết và thực hiện và cũng là để tránh sự lạm quyền của người sử dụng lao động khi xử lý kỷ luật đối với người lao động có hành vi vi phạm.

Song vì quy mô sử dụng lao động khác nhau nên đối với người sử dụng lao động sử dụng ít lao động (dưới 10 lao động, có thể ban hành nội quy bằng miệng, còn nếu đã sử dụng từ 10 lao động trở lên (có quy mô lớn) thì buộc phải bằng văn bản để có thể tiện cho việc quản lý và có căn cứ chính xác giải quyết khi có tranh chấp phát sinh. 

Bên cạnh đó, so với BLLĐ năm 2012, nội dung của nội quy lao động cũng có sự đổi mới. Theo Điều 118 BLLĐ năm 2012 thì nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu như: Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; Trật tự tại nơi làm việc; An toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc; Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất. Nội dung của nội quy lao động theo BLLĐ năm 2019 về cơ bản vẫn giữ các nội dung này nhưng có bổ sung 3 nội dung mới. Đó là: 

Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; 

Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động 

Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động. 

Việc BLLĐ năm 2019 quy định nội quy lao động có thêm 3 nội dung này là hợp lý, khắc phục được những bất cập trong thực tiễn thời gian qua. Cụ thể: 

Thứ nhất, về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc 

Quấy rối tình dục tại nơi làm việc rõ ràng là hành vi ảnh hưởng đến trật tự tại nơi làm việc, ảnh hưởng đến môi trường làm việc của người lao động. Người bị quấy rối có thể phải chịu những tổn thương lớn về tinh thần dẫn đến sợ hãi, hoang mang.

Quấy rối tình dục tại nơi làm việc khiến cho người lao động không yên tâm làm việc, thậm chí rõ ràng, nhiều người sẽ không biết đó là hành vi quấy rối tình dục, không biết đó là hành vi họ không được phép làm. BLLĐ năm 2012 quy định về quấy rối tình dục tại nơi làm việc trong 4 điều nhưng lại chưa đưa ra định nghĩa, hành vi cũng như cơ chế xử lý đối với hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc nên không có tính khả thi.

Khắc phục những hạn chế này, BLLĐ năm 2019 đã đưa ra khái niệm quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Theo khoản 9 Điều 3 BLLĐ năm 2019: “Quấy rối tình dục tại nơi làm việc là hành vi có tính chất tình dục của bất kỳ người nào đối với người khác tại nơi làm việc mà không được người đó mong muốn hoặc chấp nhận. Nơi làm việc là bất kỳ nơi nào mà người lao động thực tế làm việc theo thỏa thuận hoặc phân công của người sử dụng lao động”.

Tuy nhiên, BLLĐ năm 2019 không quy định cụ thể hành vi nào là hành vi quấy rối tình dục mà để cho nội quy lao động của các đơn vị sử dụng lao động tư quy định. Điều này là hợp lý bởi tính chất công việc của mỗi đơn vị sử dụng lao động là khác nhau. Người sử dụng lao động căn cứ vào hoàn cảnh thực tế của đơn vị mình để quy định về việc phòng, chống quấy rối tình dục cũng như hành vi, việc xử lý đối với hành vi quấy rối tình dục. Với sự quy định cụ thể trong nội quy lao động cả người lao động và người sử dụng lao động sẽ nhận thức được rõ hơn vấn đề này và sẽ tránh được tình trạng vi phạm, đồng thời cũng có căn cứ để xử lý khi hành vi này xảy ra. 

 Thứ hai, trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động 

Khi hợp đồng lao động có hiệu lực pháp luật, các bên phải thực hiện đúng các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Tuy nhiên, để bảo đảm quyền quản lý lao động cũng như nhu cầu bố trí nhân sự trong sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp, pháp luật cho phép người sử dụng lao động có quyền tạm thời điều chuyển người lao động sang làm Công việc khác không phải là công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật.

Người sử dụng lao động có quyền điều chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động khi doanh nghiệp gặp khó khăn đột xuất do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, áp dụng biện pháp ngăn ngừa, khắc phục tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, sự cố điện, nước hoặc do nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, trường hợp nào được xem là nhu cầu sản xuất, kinh doanh là vấn đề cần được xác định để tránh tình trạng lạm quyền của người sử dụng lao động.

Các doanh nghiệp khác nhau thì nhu cầu sản xuất, kinh doanh cũng khác nhau, chính vì vậy để đảm bảo quyền quản lý cho các doanh nghiệp pháp luật cho phép người sử dụng lao động được quy định vấn đề này trong nội quy lao động. Do vậy, một trong những nội dung cơ bản của nội quy lao động là phải quy định về các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh mà người sử dụng lao động được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động. 

Thứ ba, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động 

BLLĐ năm 2012 không quy định về thẩm quyền xử lý kỷ luật | lao động. Hướng dẫn BLLĐ năm 2012, khoản 1 Điều 30 Nghị định số 05/2015/NĐ-CP quy định: “Người giao kết hợp đồng lao động…người có thẩm quyền ra quyết định xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động. Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động chỉ có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động theo hình thức khiển trách”.

Có thể thấy, thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động theo Nghị định số 05/2015/NĐ-CP tương đối hẹp, gây khó khăn cho đơn vị sử dụng lao động trong quá trình xử lý kỷ luật. Nghị định số 148/2016/NĐ-CP sửa đổi Nghị định số 05/2015/NĐ-CP đã mở rộng hơn thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động của người sử dụng lao động, theo đó, “Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người có thẩm quyền ra quyết định xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động”. Điều này được hiểu là, người được uỷ quyền giao kết hợp đồng lao động cũng có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động. 

Tuy vậy, quy định này không bảo đảm sự linh hoạt và hợp lý cho các đơn vị sử dụng lao động. Đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượng công việc ít thì quy định này là phù hợp. Song đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều chi nhánh hoạt động kinh doanh tại nhiều địa phương khác nhau và đặc biệt cách quản lý khác nhau thì quy định về thẩm quyền xử lý kỷ luật không phù hợp.

Kỷ luật lao động là một nội dung quan trọng thuộc quyền quản lý của người sử dụng lao động, vì vậy việc quản lý doanh nghiệp như thế nào nên để cho người sử dụng lao động tự quyết định. Hơn nữa, nếu vì lý do nào đó mà người đại diện cho đơn vị sử dụng lao động không thể ký được quyết định xử lý kỷ luật lao động (chẳng hạn, người đại diện theo pháp luật không có mặt tại Việt Nam) thì việc xử lý kỷ luật phải dừng lại dù thời hiệu xử lý kỷ luật lao động sắp hết, dễ dẫn đến việc vi phạm về thời hiệu. Do vậy, việc cho phép người sử dụng lao động được quy định trong nội quy lao động về người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động là phù hợp; bảo đảm quyền tự chủ của doanh nghiệp. Quy định này cũng phù hợp với cách tiếp cận coi việc xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động là quyền của người sử dụng lao động. 

Thủ tục ban hành nội quy theo BLLĐ năm 2019 cũng có sự thay đổi so với BLLĐ năm 2012. BLLĐ năm 2012 quy định: “Trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở” (Điều 119). Quy định này trong những năm qua khi áp dụng vào thực tiễn gặp phải vướng mắc, đó là ở những đơn vị không có tổ chức đại diện tập thể lao động cơ sở (mà cụ thể là tổ chức công đoàn) thì không thực hiện được thủ tục này.

Theo Báo cáo tổng kết thi hành BLLĐ năm 2012, 80% doanh nghiệp dân doanh và 60% doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngoài chưa thành lập được công đoàn cơ sở”. Vì vậy, vấn đề đặt ra là ở những đơn vị không có tổ chức công đoàn thì nội quy lao động có được xem là hợp pháp? Vấn đề này đã gây ra các tranh luận khác nhau trong quá trình áp dụng: có quan điểm cho là bất hợp pháp và có quan điểm cho là hợp pháp.

Để khắc phục tình trạng này, BLLĐ năm 2019 đã quy định việc tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở chỉ áp dụng đối với những đơn vị sử dụng lao động có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Những đơn vị sử dụng lao động không có tổ chức lao động tập thể tại cơ sở sẽ không phải thực hiện thủ tục này là hợp lý, khắc phục được những bất cập của thực tiễn.