Thủ tục đăng ký sử dụng người lao động nước ngoài năm 2025

Khi công ty có nhu cầu tuyển dụng và sử dụng người lao động là người nước ngoài vào làm việc, người sử dụng lao động cần thực hiện và tuân thủ tục các thủ tục pháp lý, trong đó có đăng ký sử dụng người lao động là người nước ngoài.

Luật Hoàng Phi chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ về giấy phép lao động (work permit), mà còn hướng dẫn thủ tục đăng ký sử dụng người lao động nước ngoài cho các cá nhân, tổ chức có nhu cầu.

Khi nào cần đăng ký sử dụng người lao động nước ngoài?

Khi công ty, cá nhân, tổ chức hay cơ quan nhà nước có nhu cầu tuyển dụng công dân là người nước ngoài vào làm các công việc chuyên môn bao gồm:

Giám đốc điều hành; công việc quản lý; chuyên gia; lao động có kỹ thuật mà lao động là người Việt Nam chưa đáp ứng được căn cứ vào nhu cầu sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động.

Như vậy, khi người sử dụng lao động trước khi tuyển dụng người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, có trách nhiệm giải trình nhu cầu sử dụng và phải được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận hay còn hiểu là thủ tục đăng ký sử dụng người lao động nước ngoài.

Hồ sơ đăng ký sử dụng người lao động nước ngoài?

Căn cứ theo quy định tại Bộ luật lao động năm 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành, trong hồ sơ đăng ký sử dụng lao động là người nước ngoài cần có:

1/ Báo cáo giải trình nhu cầu về việc sử dụng người lao động là người nước ngoài theo mẫu;

2/ Trường hợp thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động là người nước ngoài, thì gửi công văn giải trình thay đổi theo mẫu;

3/ Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của chủ doanh nghiệp như: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Quyết định thành lập,…

4/ Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đi nộp hồ sơ;

5/ Một số tài liệu khác theo quy định của pháp luật.

Lưu ý:

Trong hồ sơ đăng ký sử dụng lao động người nước ngoài cần chú ý văn bản quan trọng nhất là báo cáo giải trình.

Do đó, trong báo cáo giải trình cần có đầy đủ thông tin về người sử dụng lao động; nội dung giải trình về nhu cầu sử dụng; vị trí công việc cần sử dụng người lao động nước ngoài; Thời hạn làm việc,…

Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng người lao động nước ngoài ở đâu?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, hồ sơ đăng ký sử dụng lao động nước ngoài sẽ gửi đến cơ quan chấp thuận, cụ thể là: Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội và gửi đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Nếu người sử dụng lao động xác định sai cơ quan có thẩm quyền chấp thuận sẽ dẫn đến hệ quả hồ sơ bị trả về và mất thêm thời gian cũng như công sức thực hiện thủ tục hành chính liên quan.

Thủ tục đăng ký sử dụng người lao động nước ngoài

Căn cứ theo các văn bản pháp luật đã được chúng tôi nêu tại mục hồ sơ đăng ký sử dụng người lao động nước ngoài, chúng tôi xin được khái quát thủ tục đăng ký như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng lao động nước ngoài

Sau khi chuẩn bị và hoàn thiện đầy đủ hồ sơ đăng ký, Quý vị gửi hồ sơ đến cơ quan chấp thuận (Bộ Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh/ thành phố) ít nhất trước 30 ngày, kể từ ngày người sử dụng lao động dự kiến sẽ sử dụng người lao động nước ngoài.

Trong trường hợp có sự thay đổi về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, người sử dụng lao động vẫn phải gửi báo cáo giải trình trong thời gian 30 ngày, kể từ khi có thay đổi đến cơ quan có thẩm quyền.

Bước 2: Giải quyết hồ sơ đăng ký sử dụng lao động nước ngoài

Tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm tra và thẩm định hồ sơ. Hồ sơ hợp lệ, sẽ ra thông báo chấp thuận đến người sử dụng lao động trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận báo cáo giải trình.

Bước 3: Trả kết quả đăng ký sử dụng lao động

Hồ sơ đã được chấp thuận, người sử dụng lao động có thể thực hiện kế hoạch dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài.

Lưu ý: Sau khi thực hiện thành công thủ tục đăng ký sử dụng lao động nước ngoài, người sử dụng lao động cần tiến hành các thủ tục pháp lý tiếp theo để người lao động có thể làm việc hợp pháp cho mình, như xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Trên đây, là các quy định pháp luật liên quan đến đăng ký sử dụng người lao động nước ngoài cũng như trình tự, các bước thực hiện thủ tục này. Chúng tôi hy vọng bài viết sẽ hữu ích và hỗ trợ cung cấp kiến thức pháp lý cho Quý vị khi tiến hành đăng ký sử dụng lao động nước ngoài.

Luật Hoàng Phi- đơn vị uy tín chuyên cung cấp dịch vụ giấy phép trong đó có xin cấp giấy phép lao động, đăng ký sử dụng người lao động nước ngoài,…

Bên cạnh đó, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ doanh nghiệp, sở hữu trí tuệ, tư vấn đầu tư, tư vấn pháp luật thường xuyên cho cá nhân, tổ chức trên toàn quốc.

Nếu Quý vị còn băn khoăn gì về thủ tục đăng ký sử dụng người lao động nước ngoài hay có nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý- giấy phép lao động của Luật Hoàng Phi chúng tôi, vui lòng liên hệ qua địa chỉ hòm thư điện tử sau đây: lienhe@luathoangphi.vn để được tư vấn chi tiết nhất.