Quy định việc người lao động giữ, bảo quản sổ bảo hiểm xã hội ?

Câu hỏi:

Kính thưa Luật sư. Tôi được biết Điều 18 Luật Bảo hiểm xã hội quy định thì quyền của người lao động là được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội và Điều 19 thì quy định trách nhiệm của người lao động là bảo quản sổ bảo hiểm xã hội. Trên thực tế doanh nghiệp gặp bất cập như :

– Người lao động không muốn giữ sổ hoặc trả lại nhờ Công ty giữ giùm.

– Công nhân thường ở trọ nên bảo quản sổ không tốt..

– Sau khi Công ty trả sổ cho người lao động do đóng mức Lương cơ bản 2, 3 năm chưa tăng nên tờ rời không có thay đổi, Cơ quan bảo hiểm xã hội cũng không in tờ rời hàng năm để bấm vào sổ.

– Thông tin trên Sổ bảo hiểm xã hội không thể hiện đầy đủ tới thời gian đóng hiện tại nên nhiều người tập trung lên phòng hành chính nhân sự hỏi đáp, nhiều người tung tin nói Công ty trừ tiền bảo hiểm xã hội  hàng tháng mà không đóng.

Như vậy, để tránh những bất cập trên, công ty giữ sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Tuy nhiên, công ty giữ giùm sổ cho người lao động khi còn làm việc có bị phạt không? Theo tôi  mục đích gửi sổ cho người lao động chưa phát huy bởi việc trả sổ cho người lao động để họ đối chiếu là doanh nghiệp có đóng hay đóng với mức lương nào thì không cần thiết. Bởi vì, trên bảng lương có trừ tiền bảo hiểm xã hội, nếu muốn biết thông tin trên sổ đúng hay sai thì Công ty in danh sách gửi cho người lao động để kiểm tra cùng với Công đoàn. Thêm vào đó BHXH, BHYT xác nhận khi người lao động có thẻ BHYT kịp thời thì đương nhiên Công ty có đóng BHXH (Do BHXH hiện nay làm rất chặt, nợ tiền BHXH thì không in thẻ BHYT).

Trả lời:

Về câu hỏi của bạn, Luật sư của Luật Hoàng Phi trả lời như sau:

Luật Bảo hiểm xã hội 2014 áp dụng quy định từ ngày 01/01/2016: quy định người lao động được quản lý sổ bảo hiểm xã hội của mình trong thời gian đóng bảo hiểm xã hội để theo dõi quá trình đóng – hưởng bảo hiểm xã hội.

–  Thứ nhất,  Điều 18  Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định quyền của người lao động:

“1. Được tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.

2. Được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội.

3. Nhận lương hưu và trợ cấp bảo hiểm xã hội đầy đủ, kịp thời, theo một trong các hình thức chi trả sau:

a) Trực tiếp từ cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc tổ chức dịch vụ được cơ quan bảo hiểm xã hội ủy quyền;

b) Thông qua tài khoản tiền gửi của người lao động mở tại ngân hàng;

c) Thông qua người sử dụng lao động.

4. Hưởng bảo hiểm y tế trong các trường hợp sau đây:

a) Đang hưởng lương hưu;

b) Trong thời gian nghỉ việc hưởng trợ cấp thai sản khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi;

c) Nghỉ việc hưởng trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hằng tháng;

d) Đang hưởng trợ cấp ốm đau đối với người lao động mắc bệnh thuộc Danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày do Bộ Y tế ban hành.

5. Được chủ động đi khám giám định mức suy giảm khả năng lao động nếu thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 45 của Luật này và đang bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm xã hội; được thanh toán phí giám định y khoa nếu đủ điều kiện để hưởng bảo hiểm xã hội.

6. Ủy quyền cho người khác nhận lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội.

7. Định kỳ 06 tháng được người sử dụng lao động cung cấp thông tin về đóng bảo hiểm xã hội; định kỳ hằng năm được cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận về việc đóng bảo hiểm xã hội; được yêu cầu người sử dụng lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội cung cấp thông tin về việc đóng, hưởng bảo hiểm xã hội.

8. Khiếu nại, tố cáo và khởi kiện về bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật.”

–  Thứ hai, trách nhiệm của người lao động: Điều 19 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định như sau:

“1. Đóng bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.

2. Thực hiện quy định về việc lập hồ sơ bảo hiểm xã hội.

3. Bảo quản sổ bảo hiểm xã hội.“

Theo đó, mục đích để người lao động giữ sổ bảo hiểm xã hội nhằm giúp người lao động nắm rõ được quá trình đóng bảo hiểm xã hội của mình, nếu sổ bảo hiểm xã hội có sai sót thì người lao động cũng kịp thời làm thủ tục chỉnh sửa và tạo điều kiện cho người lao động phần nào tự mình kiểm soát, quản lý được việc tham gia bảo hiểm xã hội của mình tại công ty; giảm thiểu rủi ro cho hoạt động quản lý sổ của bản thân doanh nghiệp và đồng thời tạo thuận lợi, tiết kiệm thời gian cho người lao động trong việc thực hiện, giải quyết các chế độ, quyền lợi bảo hiểm xã hội.

Ngoài ra, khi bàn giao sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, bảo hiểm xã hội Việt Nam sẽ ký biên bản bàn giao sổ giữa bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp và người lao động. Khi người lao động giữ sổ thì quan hệ giữ sổ là quan hệ giữa người lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội. Như vậy, việc người lao động giữ sổ sẽ giảm thiểu rất nhiều thủ tục hành chính cho người lao động và doanh nghiệp.

–  Về việc người sử dụng lao động giữ sổ bảo hiểm của người lao động:

Theo quy định tại Điều 47 Bộ Luật Lao động 2012  quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau: “trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động”.

Như vậy, khi chấm dứt hợp đồng lao động thì người sử dụng lao động phải trả sổ bảo hiểm cho người lao động. Nếu người sử dụng lao động vẫn giữ, thì có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định 95/2013/NĐ-CP: “không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Khoản 3 Điều 47 của Bộ luật Lao động” và buộc phải hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ cho người lao động.

Trong trường hợp cần tư vấn thêm, khách hàng có thể liên hệ với Luật sư của Luật Hoàng Phi qua TỔNG ĐÀI TƯ VẤN LUẬT MIỄN PHÍ 19006557 để được tư vấn.

Quý vị có thể tham khảo mục HỎI – ĐÁP Luật bảo hiểm về những nội dung có liên quan đến bài viết trên như sau:

Câu hỏi: Gộp sổ BHXH khi đã nhận bảo hiểm xã hội một lần ở sổ cũ ?

Tôi là N.T.T ở Hà Nội xin luật sư tư vấn cho tôi vấn đề sau:

Tôi đã tham gia BHXH tại công ty cũ được 2 năm, sau đó tôi nghỉ và đã hưởng bảo hiểm xã hội một lần. Vào 6/2016 tôi đi làm lại tại công ty khác và công ty mới có tham gia bảo hiểm xã hội cho tôi với số sổ khác mà không tham gia theo số sổ cũ của tôi. Hiện nay, tôi nghỉ việc cần chốt sổ BHXH nhưng bên cơ quan bảo hiểm yêu cầu tôi phải thực hiện gộp sổ cũ và sổ mới. Vậy thì thủ tục gộp sổ này như thế nào?

Xin cảm ơn!

Trả lời:

Với câu hỏi của bạn Luật Hoàng Phi xin trả lời như sau:

Theo quy định pháp luật tại khoản 5 điều 46 Quyết định 959/QĐ- BHXH ngày 09/09/2015 quy định về cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội như sau:

”5.1. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất.

5.4. Người đã hưởng BHXH một lần nếu còn thời gian tham gia BHTN chưa hưởng thì cơ quan BHXH nơi giải quyết BHXH một lần thực hiện cấp lại và chốt sổ BHXH thời gian tham gia BHTN chưa hưởng.“

Do đó, trong trường hợp của bạn đã có hai sổ bảo hiểm với thời gian tham gia không trùng nhau thì bạn phải làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm. Việc gộp sổ bảo hiểm xã hội là để hoàn chỉnh lại thông tin về thời gian tham gia, hưởng bảo hiểm xã hội, hưởng bảo hiểm thất nghiệp của bạn.

Thời điểm hiện tại, mặc dù Quyết định 959/QĐ-BHXH đã hết hiệu lực và thay thế bằng Quyết định 595/QĐ-BHXH từ ngày 1/5/2017 tuy nhiên, Quyết định 595/QĐ-BHXH lại không quy định về thủ tục này nên bạn vẫn có thể tham khảo thủ tục trong Quyết định 959/QĐ-BHXH.

Cho nên, bạn cần cung cấp số sổ BHXH đã nhận bảo hiểm xã hội một lần cho công ty mới để làm thủ tục gộp sổ.

Hồ sơ bạn có thể tham khảo tại khoản 1 điều 29 Quyết định 959/QĐ- BHXH ngày 09/09/2015 quy định về cấp lại sổ bảo hiểm xã hội, đổi, điều chỉnh các thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế như sau:

” 1. Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng, thay đổi số sổ, gộp sổ BHXH

1.1. Thành phần hồ sơ:

a) Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

b) Sổ BHXH đã cấp.

1.2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.”

Vì vậy, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau để làm thủ tục gộp sổ BHXH:

– Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế ( mẫu TK1-TS)

– Các Sổ bảo hiểm xã hội.

Khi bạn đã thực hiện gộp sổ xong, số sổ bảo hiểm xã hội ở công ty mới của bạn sẽ là số sổ bảo hiểm hiện tại, còn số sổ bảo hiểm ở công ty cũ sẽ bị hủy.

Trong trường hợp cần tư vấn thêm, bạn có thể liên hệ với Luật sư của Luật Hoàng Phi qua TỔNG ĐÀI TƯ VẤN LUẬT MIỄN PHÍ 19006557 để được tư vấn.