Dấu chữ ký có giá trị pháp lý không?

Có thể hiểu một cách đơn giản thì chữ ký chính là một biểu tượng viết tay của con người, có thể là tên, biệt danh hay một ký hiệu bất kỳ thể hiện dấu ấn của một người. Thông thường chữ ký thường thấy trên các tài liệu, văn bản,…Vậy dấu chữ ký có giá trị pháp lý không?, nội dung sau sẽ giải đáp về vấn đề này.

Quy định về chữ ký trên văn bản?

Trước khi tìm hiểu về vấn đề dấu chữ ký có giá trị pháp lý không thì cần phải năm được quy định hiện nay về chữ ký trên văn bản.

Việc ký ban hành văn bản được quy định chi tiết tại Điều 13 của Nghị định 30/2020 Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư. Theo đó:

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ có thẩm quyền ký tên vào tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

Ngoài ra thì có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;…

Ngoài những người có thẩm quyền ban hành văn bản và ký tên vào văn bản theo quy định như trên thì trong rất nhiều trường hợp cũng cần phải có chữ ký như là viết đơn để giải quyết một vấn đề nào đó như xin nghỉ việc, đơn xin nghỉ phép, trong các hợp đồng thỏa thuận,…

Dấu chữ ký có giá trị pháp lý không?

Về nguyên tắc thì chữ ký phải được ký bằng bút mực và được ký trực tiếp lên các văn bản, giấy tờ trừ những trường hợp chữ ký điện tử được cấp phép sử dụng theo quy định của pháp luật.

Do vậy có thể thấy rằng chữ ký chỉ được coi là có giá trị pháp lý khi được ký bằng bút mực trực tiếp lên văn bản trừ trường hợp đối với những chữ ký điện tử được cấp phép sử dụng theo quy định của pháp luật. Câu hỏi được đặt ra là dấu chữ ký có giá trị pháp lý không

Theo khoản 8 Điều 3 của Nghị định 30/2020 Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư thì bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

Ngoài ra tại khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015 cũng có quy định chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh, được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

Theo thực tế hiện nay có thể thấy rằng con dấu chữ ký hay còn gọi là chữ ký dấu là con dấu được khắc ra có chứa thông tin chữ ký của người sở hữu con dấu. Chữ ký dấu không phải là chữ ký trực tiếp, ký tươi, thường được sử dụng thay cho chữ ký tươi giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn trong công việc.

Tuy nhiên theo quy định của pháp luật hiện nay không có quy định về vấn đề dấu chữ ký do vậy nếu như việc sử dụng dấu chữ ký để ký tên vào các văn bản thay cho chữ ký trực tiếp trên văn bản thì trong trường hợp này chữ ký đó sẽ không được coi là có giá trị pháp lý khi có xảy ra tranh chấp hoặc giải quyết những vấn đề khác có liên quan đến chữ ký theo quy định của pháp luật hiện nay.

Như vậy từ những nội dung trên có thể khẳng định rằng chữ ký chỉ có giá trị pháp lý trong trường hợp được ký bằng bút mực và được ký trực tiếp lên văn bản.

Pháp luật hiện nay không có quy định về dấu chữ ký theo đó để trả lời cho câu hỏi dấu chữ ký có giá trị pháp lý không câu trả lời là không. Bởi vì như đã nêu ở trên việc ký vào văn bản cần phải được ký bằng bút mực và ký trực tiếp lên văn bản đó.

Quy định về con dấu và chữ ký

Theo quy định hiện nay việc ký tên và đóng dấu là hai yếu tố rất quan trọng để khẳng định giá trị pháp lý của một văn bản giấy tờ do các cơ quan, doanh nghiệp hay tổ chức ban hành.

Khi ký tên vào văn bản sẽ được thực hiện theo nội dung như đã hướng dẫn ở mục trên. Việc sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định tại Điều 33 của Nghị định 30/2020 nghị định của Chính phủ theo đó thì dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định; Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Như vậy để một văn bản có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật thì văn bản đó cần được ban hành đúng theo thẩm quyền quy định, sau khi ban hành văn bản thì việc đóng dấu vào văn bản và việc ký tên vào văn bản phải thực hiện theo đúng hướng dẫn theo quy định như ở trên.

Lưu ý khi sử dụng con dấu chữ ký

– Dấu chữ ký khắc sẵn có thể bị sử dụng không đúng mục đích. Khi giao cho người khác sử dụng con dấu chữ ký, cần có văn bản ủy quyền quy định rõ phạm vi được đóng dấu chữ ký;

– Không được dùng dấu chữ ký khắc sẵn dạng con dấu đóng vào chứng từ kế toán. Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn sẽ bị phạt từ 3 – 5 triệu đồng (điểm d khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực kế toán)

– Chỉ nên sử dụng con dấu chữ ký trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp để tránh bị từ chối giao dịch.

Qua nội dung bài viết trên của chúng tôi đã cung cấp được những thông tin cơ bản về quy định về chữ ký trên văn bản, dấu chữ ký có giá trị pháp lý không?, quy định về con dấu và chữ ký theo quy định hiện nay.