Quy định đóng dấu giáp lai mới nhất 2024

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và một số chức danh nhà nước. Mỗi loại dấu sẽ mang một ý nghĩa nhất định không giống nhau và có cách thức đóng dấu khác nhau. Và ở trong nội dung bài viết này, chúng tôi sẽ tư vấn và hướng dấn quy định đóng dấu giáp lai mới nhất.

Giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là việc đóng dấu lên tất cả các tờ của văn bản đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung hoặc giả mạo văn bản.

Mục đích đóng dấu giáp lai?

Đóng dấu giáp lai nhằm những mục đích như sau:

– Đóng dấu giáp lai sẽ giúp tránh được việc thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan nhà nước.

– Đóng dấu giáp lai sẽ giúp bảo đảm tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã được xác nhận trước đó.

Hiện nay, chưa có quy định cụ thể nào liệt kê các loại văn bản nào phải đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, theo Điểm d Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định: “Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định”.

Như vậy, việc quy định các văn bản nào phải đóng dấu giáp lai sẽ do Bộ trưởng, Thủ trường cơ quan quản lý ngành cụ thể han hành. Ví dụ như Tổng cục Hải quan quy định rõ ràng những loại văn bản phải đóng dấu giáp lai như sau:

– Quyết định giải quyết khiếu nại;

– Quyết định xử phạt vi phạm hành chính;

– Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra;

– Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu;

– Quyết định ấn định thuế;

– Quyết định kiểm tra sau thông quan;

– Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ);

– Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo;

– Thông báo phạt chậm nộp;

– Kết luận kiểm tra, thanh tra;

– Kết luận xác minh đơn tố cáo;

– Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo;

– Biên bản làm việc;

– Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng;

– Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu.

Cách đóng dấu giáp lai ảnh thẻ

Việc đóng dấu giáp lai vào ảnh thẻ hay đóng dấu giáp lai vào văn bản đều có tính chất và cách thức đóng dấu giống nhau. Dấu giáp lai trên ảnh thường thấy ở ảnh tại chứng minh thư nhân dân, thẻ thẻ căn cước công dân, bằng cấp và các tài liệu khác có dán ảnh. Cách đóng dấu giáp lai chuẩn nhất là con dấu đóng lên khoảng giữa mép phải của văn bản (ảnh) hoặc phụ lục văn bản và mỗi con dấu đóng tối đa trên 05 tờ văn bản.

Hướng dẫn phân biệt và đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi đúng chuẩn Nghị định 30/2020

 Đối với các văn bản hành chính, bên cạnh hình thức văn bản, nội dung văn bản chữ ký người có thẩm quyền thì đóng dấu đơn vị là không thể thiếu. Tuy nhiên, mỗi con dấu trên văn bản đều có tên gọi riêng và mang một đặc điểm khác biệt. Bên cạnh nội dung cách đóng dấu giáp lai chuẩn nhất, chúng tôi sẽ hướng dẫn phân biêt dấu treo, dấu giáp lai và dấu nổi, cụ thể như sau:

Thứ nhất: Về đóng dấu giáp lai

Dấu giáp lai là con dấu dùng để đóng lề trái hoặc lề phải của tài liệu có từ 02 tờ trở lên để tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu có thể đảm bảo tính chính xác của từng tờ văn bản cũng như là cách thức để ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

Việc đóng dấu giáp lai lên trên văn bản giấy sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.

Dấu giáp lai sẽ được đóng vào khoảng mép của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các giấy tờ và mỗi một dấu được đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Thứ hai: Về đóng dấu treo

Dấu treo là con dấu cơ quan, tổ chức dùng để đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu treo trên văn bản không mang ý nghĩa khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản hành chính.

Việc đóng dấu treo trên văn bản giấy do người đúng đầu của cơ quan, tổ chức quy định cụ thể.

Thứ ba: Về dấu nổi

Dấu nổi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.

Bên cạnh việc phân biệt được từng loại con dấu thì khi sử dụng con dấu để có cách đóng dấu giáp lai chuẩn nhất cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

– Dấu được đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu là màu đỏ.

– Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

Cách đóng dấu giáp lai 10 trang

Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư như sau:

Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.”

Theo đó, việc đóng dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng chỉ được đóng vào tối đa 05 tờ văn bản. Việc đóng từ 2 con dấu trở lên thì mình đóng từ trang trắng tiếp theo.

Ngoài ra, tùy theo từng Bộ, ngành mà có quy định riêng. VD: Tổng cục Hải quan bắt buộc đóng giáp lai với văn bản từ 02 trang trở lên với văn bản in 1 mặt, 03 trang trở lên với văn bản in 2 mặt. Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt văn bản (Công văn 6550/TCHQ-VP năm 2012).

Trên đây là nội dung bài viết cách đóng dấu giáp lai chuẩn nhất. Cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của chúng tôi.