Việc ghi chức danh công chứng viên ở trang lời chứng

Câu hỏi:

Kính gửi luật sư, theo lời chứng tại bản đính kèm thì bên trên có viết: ký tên/điểm chỉ trước mặt tôi (Trưởng Văn phòng) mà công chứng viên lại là người ký bên dưới. Phần công chứng viên viết như sau: ” Tôi: Nguyễn Văn Công– Trưởng Văn phòng công chứng…, ký tên dưới đây chứng nhận:” nhưng phần ký tên, đóng dấu của công chứng viên lại là: “Công chứng viên Ngyễn Văn Công”.Luật sư cho tôi hỏi, trong trường hợp này công chứng viên có làm đúng theo quy định của pháp luật không?

Trả lời:

Về câu hỏi của bạn, chúng tôi trả lời như sau:

Để trả lời rõ cho câu hỏi của bạn, chúng tôi chia ra làm 2 phần như sau:

1. Thứ nhất: Về nội dung (ký tên/điểm chỉ) ghi trong trang lời chứng mà bạn gửi đính kèm:

–  Theo quy định tại Điều 48 Luật công chứng năm 2014  về Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng:

“ 1. Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên.

Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.

2. Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.

3. Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:

a) Công chứng di chúc;

b) Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;

c) Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.”

–  Theo quy định tại Điều 46 Luật công chứng năm 2014 về  lời chứng của công chứng viên:

“ 1. Lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch; trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

2. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết mẫu lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch.”

–  Căn cứ vào quy định nêu trên, khi thực hiện công chứng, công chứng viên sẽ ghi rõ vào trang lời chứng của văn bản công chứng về việc các bên đã ký trước mặt công chứng viên hay ký trước theo thủ tục đăng ký mẫu chữ ký và công chứng viên phải chịu trách nhiệm về việc chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch.

2. Thứ hai: Về việc công chứng viên ghi ở đầu trang và ký tên ở cuối trang theo như bạn cho biết: “Tôi: Nguyễn Văn Công– Trưởng Văn phòng công chứng…, ký tên dưới đây chứng nhận:” nhưng phần ký tên, đóng dấu của công chứng viên lại là: “Công chứng viên Nguyễn Văn Công”.

–  Theo quy định tại khoản 2 Điều 22 Luật công chứng năm 2014: “Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.”

Căn cứ vào quy định này, văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập; người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng; Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên. Do đó, việc ghi ở phần đầu của trang lời chứng là “Tôi: Nguyễn Văn Công– Trưởng Văn phòng công chứng…” cũng giống với việc ghi “Tôi: Nguyễn Văn Công– Công chứng viên Văn phòng công chứng…”, đây chỉ là sự cụ thể về chức danh của công chứng viên chứng nhận hợp đồng giao dịch đó.

–  Theo bản đính kèm mà bạn gửi thì tên của Trưởng Văn phòng ghi ở phía trên trang lời chứng và tên của công chứng viên đóng dấu ở cuối trang lời chứng là một người. Trang lời chứng ghi “các bên đã ký tên/điểm chỉ ngón trỏ phải vào hợp đồng này trước sự có mặt của tôi”– “tôi” ở đấy chính là công chứng viên, tức Trưởng Văn phòng. Như vậy, đây chỉ là cách ghi khác nhau nhưng cùng chỉ một người và người chịu trách nhiệm về tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng của bạn vẫn là công chứng viên Nguyễn Văn Công, tức Trưởng Văn phòng công chứng… Việc ghi như vậy không làm ảnh hưởng tới giá trị pháp lý của văn bản công chứng, do đó việc ghi như vậy của công chứng viên là không vi phạm quy định của pháp luật.

Trong trường hợp cần tư vấn thêm, bạn có thể liên hệ với Luật sư của Luật Hoàng Phi qua TỔNG ĐÀI TƯ VẤN LUẬT MIỄN PHÍ 19006557 để được tư vấn.