Tiếp nhận hồ sơ của văn phòng công chứng đã chấm dứt hoạt động

Câu hỏi:

Kính gửi luật sư, trước đây tôi có công chứng hồ sơ tại một văn phòng công chứng. Tôi muốn hỏi, trong trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động mà không có văn phòng nào tiếp nhận thì những hồ sơ trước đây đã được công chứng nếu có sai sót hay hậu quả gì thì ai phải chịu trách nhiệm? Quy định về việc tiếp nhận hồ sơ của văn phòng công chứng đã chấm dứt hoạt động như thế nào?

Trả lời:

Về câu hỏi của ông, chúng tôi xin tư vấn như sau:

Thứ nhất: về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng  Luật công chứng năm 2014 quy định như sau:

“1.Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau đây:

a) Tự chấm dứt hoạt động;

b) Bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động do Văn phòng công chứng vi phạm pháp luật hoặc không còn công chứng viên do bị miễn nhiệm.

2. Trong trường hợp chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này thì chậm nhất là ba mươi ngày trước thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động, Văn phòng công chứng phải có báo cáo bằng văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.

3. Trong trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày thu hồi giấy đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản với các cơ quan quy định tại Điều 25 của Luật này.”

Thứ hai: Về sửa lỗi kĩ thuật trong văn bản công chứng, theo quy định tại Điều 50 Luật công chứng năm 2014:

“1. Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản công chứng mà việc sửa lỗi đó không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch.

2. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật.

3. Công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên có trách nhiệm thông báo việc sửa lỗi kỹ thuật đó cho người tham gia hợp đồng, giao dịch.”

Thứ ba: Về công chứng việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch: Người thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch (Điều 51 Luật công chứng năm 2014).

Như vậy, khi Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động, Sở Tư pháp sẽ có trách nhiệm chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động (trong vòng 30 ngày). Vì vậy, bạn có thể yên tâm khi yêu cầu công chứng tại các Văn phòng công chứng.

Trên đây là những nội dung mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc về Tiếp nhận hồ sơ của văn phòng công chứng đã chấm dứt hoạt động thuộc mục văn phòng công chứng. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan, bạn đọc vui lòng liên hệ đến tổng đài 1900 6557 của Luật Hoàng Phi để được tư vấn trực tiếp.

>>>>> Tham khảo bài viết sau:

– Văn phòng công chứng tại Hà Nội

– Văn phòng công chứng tại Hồ Chí Minh