Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội mới nhất 2025

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là một trong những trách nhiệm của tổ chức, doanh nghiệp khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động. Nhưng thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội như thế nào, cần chuẩn bị những hồ sơ gì luôn là câu hỏi của các doanh nghiệp, tổ chức?

Hiểu rõ được những khó khăn trong việc tìm hiểu quy định pháp luật, cũng như những khó khăn trong nghiệp vụ thực hiện thủ tục còn chưa vững. Luật Hoàng Phi thực hiện bài viết giải đáp các thắc mắc xoay quanh nội dung chốt sổ bảo hiểm xã hội để độc giả tham khảo.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định pháp luật.

Chốt sổ BHXH cho người lao động là việc công ty xác nhận lại quá trình tham gia Bảo hiểm xã hội của người lao động với cơ quan BHXH khi người lao động chính thức nghỉ việc tại công ty hoặc công ty ngừng hoạt động.

Người lao động có tự đi chốt sổ được không?

Theo quy định tại Bộ Luật lao động người sử dụng lao động có trách nhiệm phải hoàn thành thủ tục xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động và trả lại sổ đã được chốt cũng như những giấy tờ khác của người lao động.

Hơn nữa trong Luật bảo hiểm xã hội có quy định về trách nhiệm của doanh nghiệp sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi nghỉ việc đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Như vậy có thể thấy, người lao động không được tự ý đi chốt sổ Bảo hiểm xã hội ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt, còn lại tất cả sẽ do đơn vị sử dụng người lao động làm việc thực hiện.

Tuy nhiên thực tế chúng tôi bắt gặp nhiều trường hợp khi người lao động nghỉ việc Doanh nghiệp cố tình không thực hiện trách nhiệm chốt sổ và có hình thức trốn tránh làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích của người lao động như về bảo hiểm thất nghiệp, chế độ thai sản…..

Với những trường hợp như trên thì thì người lao động có thể liên hệ trực tiếp với Phòng Lao động Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc báo cáo, kiến nghị Thanh tra Sở Lao động Thương binh và Xã hội để được hỗ trợ giải quyết.

Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội cần những giấy tờ gì?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ sau đây để thực hiện Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội:

– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế;

– Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo mẫu;

– Bảng kê thông tin theo mẫu;

– Sổ bảo hiểm xã hội bao gồm tờ bìa của sổ bảo hiểm và các tờ rời;

– Quyết định chấm dứt hợp đồng;

– Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu.

Doanh nghiệp lưu ý những mẫu tờ khai, danh sách, phiếu giao nhận mà chúng tôi nêu trên đều phải sử dụng theo mẫu quy định. Trường hợp Doanh nghiệp sử dụng tờ khai, mẫu không đúng theo quy định thì hồ sơ sẽ được cho là không hợp lệ và  cơ quan bảo hiểm xã hội có quyền từ chối hồ sơ.

Ngoài ra một số trường hợp cơ quan bảo hiểm xã hội còn yêu cầu đơn vị sử dụng lao động nộp lại thẻ bảo hiểm y tế còn thời hạn sử dụng của người lao động.

Thủ tục chốt sổ diễn ra như thế nào?

Bước 1: Khi đơn vị có người nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động thì Doanh nghiệp cần phải tiến hành thủ tục báo giảm lao động trên phần mềm điện tử. Hồ sơ báo giảm lao động, nếu Doanh nghiệp chưa nắm rõ có thể liên hệ đến chúng tôi để được nhân viên hướng dẫn.

Sau khi báo giảm sẽ được cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở xác nhận thông tin xem đã báo giảm thành công chưa.

Bước 2: Doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ và gửi những giấy tờ nêu trên để thực hiện thủ tục chốt sổ theo quy định.

Lưu ý: Khi người lao động thôi việc thì trong vòng 7 ngày và chậm nhất là 30 ngày doanh nghiệp phải nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội. Nếu doanh nghiệp báo giảm và báo chốt sổ bảo hiểm trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định.

Hiện nay Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ bằng cách gửi qua đường bưu điện hoặc đến trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội mà công ty đặt trụ sở chính để nộp hồ sơ.

Bước 3: Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội và thông thường trong thời hạn 10 ngày tính từ khi tiếp nhận cơ quan sẽ giải quyết hồ cho Doanh nghiệp.

Tuy nhiên với những trường hợp công ty không thể chốt được sổ bảo hiểm xã hội do còn nợ tiền bảo hiểm xã hội, để giải quyết với những trường hợp này Khách hàng, Doanh nghiệp cần liên hệ với Luật Hoàng Phi để được hỗ trợ.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi trong việc giải đáp các thắc mắc liên quan đến Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội. Trong quá trình Khách hàng tham khảo nội dung bài viết, có điều gì chưa hiểu, hoặc có những vấn đề khúc mắc đến quá trình chốt sổ, hay các quyền lợi của bảo hiểm xã hội….

Hãy liên hệ đến chúng tôi, nhân viên Luật Hoàng Phi luôn sẵn sàng, đồng hành cùng Khách hàng trong việc giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình tìm hiểu các quy định pháp luật.

Nhận được sự tin tưởng của Khách hàng là niềm vinh hạnh lớn đối với công ty chúng tôi. Vì vậy nếu có bất cứ thắc mắc gì xin vui lòng liên hệ cho công ty Luật Hoàng Phi qua tổng đài tư vấn pháp luật 1900.6557 để được tư vấn nhanh chóng và tận tình.