Thủ tục hành chính là gì? Đặc điểm của thủ tục hành chính?

 Khái niệm của thủ tục hành chính 

Việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước cần phải tiến hành theo trật tự pháp lý. Điều đó có nghĩa là pháp luật quy định về cơ cấu tổ chức, thẩm quyền và trình tự thực hiện thẩm quyền của cơ quan nhà nước, của cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết các công việc nội bộ nhà nước và công việc liên quan đến các tổ chức, cá nhân khác. 

Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức . Trình tự thực hiện là thứ tự các bước tiến hành của đối tượng và cơ quan thực hiện thủ tục hành chính trong giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức. Hồ sơ là những loại giấy tờ mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính cần phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính trước khi cơ quan thực hiện thủ tục hành chính giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức. Yêu cầu, điều kiện là những đòi hỏi mà đối tượng thực hiện thủ tục hành chính phải đáp ứng hoặc phải làm khi thực hiện một thủ tục hành chính cụ thể. 

Toàn bộ các quy chế pháp lý về trình tự thực hiện thẩm quyền của các cơ quan nhà nước và của cán bộ, công chức trong hoạt động quản lý nhà nước tạo thành chế định pháp luật về thủ tục hành chính – một chế định quan trọng của luật hành chính.

Đặc điểm của thủ tục hành chính

Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về phạm vi, nội dung thủ tục hành chính, tuy nhiên đều thống nhất ở các đặc điểm chung của thủ tục hành chính, bao gồm: 

Thứ nhất, thủ tục hành chính là trình tự thực hiện thẩm quyền trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Thủ tục hành chính do luật hành chính quy định và có tính chất bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan. 

Thứ hai, thủ tục hành chính là thủ tục viết, được thực hiện chủ yếu tại công sở nhà nước và kết quả của thủ tục hành chính thường thể hiện bằng các văn bản hành chính nhà nước. Do đó, việc thực hiện thủ tục hành chính gắn bó mật thiết với công tác văn thư và được hỗ trợ đắc lực bởi công tác văn thư. 

Thứ ba, thủ tục hành chính được thực hiện bởi nhiều cơ quan, tổ chức và cán bộ, công chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Đó là các chủ thể của quản lý hành chính nhà nước như: cơ quan hành chính nhà nước, Toà án, Viện kiểm sát và một số tổ chức, cá nhân khác khi được nhà nước trao quyền thực hiện những nhiệm vụ quản lý nhà nước cụ thể. 

Thứ tư, thủ tục hành chính là thủ tục giải quyết các công việc thuộc nội bộ nhà nước và những công việc liên quan đến việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân khác, vì vậy thủ tục hành chính rất đa dạng, có nhiều loại. Mỗi loại thủ tục hành chính đặt ra trình tự và những yêu cầu khác nhau đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan. 

Dựa vào các đặc điểm trên đây, có thể phân biệt sự khác nhau giữa thủ tục hành chính với các thủ tục pháp lý khác để thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhà nước như thủ tục lập pháp, thủ tục tư pháp. 

Các nguyên tắc của thủ tục hành chính 

Để nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước; đồng thời để giải quyết nhanh chóng, chính xác các công việc có liên quan đến qu nghĩa vụ và lợi ích của các cơ quan, tổ chức, cá nhân thì thủ tục hành chính phải được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định. Điều 7 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 8-6-2010 giữa các thủ tục hành chính liên quan, thực hiện phân công, phân cấp rõ ràng, minh bạch, hợp lý; dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của cơ quan nào, cơ quan đó phải có trách nhiệm hoàn chỉnh”. 

Thủ tục hành chính phải được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật do Chính phủ ban hành hoặc trình Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành; do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành. 

Chủ thể của thủ tục hành chính

Chủ thể của thủ tục hành chính gồm: các cơ quan nhà nước (cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan hành chính nhà nước, Toà án, Viện kiểm sát), các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang và cá nhân. 

Chủ thể của thủ tục hành chính được chia thành hai loại: 

– Chủ thể tiến hành thủ tục hành chính là những chủ thể có quyền nhân danh nhà nước để thực hiện các thủ tục hành chính nhằm giải quyết những công việc thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của Hiến pháp, pháp luật. Đây là loại chủ thể bắt buộc trong quan hệ thủ tục hành chính. Chủ thể tiến hành thủ tục hành chính bao gồm: cơ quan nhà nước; cán bộ, công chức và các tổ chức xã hội, cá nhân được nhà nước trao quyền thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước. 

– Chủ thể tham gia thủ tục hành chính là những chủ thể nhân danh chính mình để tham gia vào các thủ tục hành chính, nhằm thực hiện quyền và nghĩa vụ trong quản lý nhà nước do pháp luật quy định. Chủ thể tham gia thủ tục hành chính: gồm các cá nhân (công dân, người nước ngoài, người không quốc tịch), các cơ quan nhà nước và tổ chức khác khi không thực hiện chức năng quản lý nhà nước. 

Trong quan hệ thủ tục hành chính, đôi bên chủ thể tiến hành thủ tục và chủ thể tham gia thủ tục có những quyền và nghĩa vụ nhất định đối với nhau theo quy định của pháp luật hành chính. 

Các loại thủ tục hành chính

Thủ tục hành chính rất đa dạng, có thể phân chia thành 3 nhóm: 

– Thủ tục hành chính nội bộ: Là những thủ tục thực hiện các công việc nội bộ trong một cơ quan nhà nước, trong một hệ thống cơ quan nhà nước và trong bộ máy nhà nước nói chung. Thủ tục hành chính nội bộ bao gồm một số thủ tục cụ thể như: ban hành quyết định hành chính; tuyển dụng, bổ nhiệm cán bộ, công chức; khen thưởng, kỷ luật v.v… 

– Thủ tục hành chính liên hệ: Là những thủ tục để tiến hành giải quyết các công việc liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của công dân; phòng ngừa, ngăn chặn và xử lý vi phạm hành chính; trưng dụng, trung mua tài sản của tổ chức, cá nhân v.v… Thủ tục hành chính liên hệ thường thể hiện bằng việc cơ quan nhà nước hoặc cán bộ, công chức có thẩm quyền thực hiện quyền lực nhà nước thông qua việc áp dụng các quy phạm pháp luật để giải quyết các công việc, các sự vụ cụ thể trong quản lý nhà nước. Sản phẩm của thủ tục này thường là các quyết định hành chính hay các văn bản hành chính nhà nước. 

– Thủ tục văn thư: Là những thủ tục có tính chất bổ trợ cho các thủ tục hành chính khác. Thủ tục văn thư thể hiện bằng các hoạt động lưu trữ, xử lý, quản lý và cung cấp các công văn, giấy tờ để các chủ thể có thẩm quyền ra các quyết định hành chính hay các văn bản hành chính nhà nước. Thủ tục văn thư mang tính chất kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính, đòi hỏi phải có sự tỉ mỉ, chính xác và đúng thể thức tùy theo các loại việc. 

Việc phân chia các loại thủ tục hành chính như trên chỉ là ước lệ, có tính chất tương đối để nghiên cứu. Trong thực tiễn các thủ tục hành chính được áp dụng đan xen, thống nhất với nhau. Thực hiện một thủ tục nội bộ đòi hỏi phải tiến hành các công việc thuộc thủ tục liên hệ, thủ tục văn thư và ngược lại. 

Các giai đoạn của thủ tục hành chính 

Thủ tục hành chính thường diễn ra theo trình tự thời gian và có thể chia thành các giai đoạn sau đây. 

Một là, đưa vụ việc ra để giải quyết. Đây là giai đoạn bắt đầu một thủ tục hành chính. Hành vi đưa vụ việc ra giải quyết thuộc quyền hạn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cơ quan nhà nước có thể tự mình hoặc căn cứ vào sáng kiến vụ việc của cá nhân, tổ chức để quyết định đưa vụ việc ra giải quyết theo thủ tục hành chính. Trong một số trường hợp khác do pháp luật quy định, cơ quan nhà nước có thẩm quyền buộc phải đưa vụ việc ra để giải quyết. Do đó, các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, các vi phạm hành chính, các công việc thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của các chủ thể quản lý là những căn cứ làm bắt đầu một thủ tục hành chính. 

– Sau khi quyết định đưa vụ việc ra để giải quyết, cơ quan hoặc người có thẩm quyền thường phải tiến hành những hành vi có tính chất bổ trợ như: lập biên bản, thu thập, xác minh chứng cứ tài liệu; triệu tập người có liên quan; áp dụng các biện pháp cần thiết để bảo đảm cho quá trình giải quyết vụ việc được thuận lợi. 

Hai là, xem xét và ra quyết định giải quyết vụ việc là giai đoạn trọng tâm của thủ tục hành chính. Ở giai đoạn này, cơ quan có thẩm quyền cần phải thực hiện hai bước: 

– Nghiên cứu, đánh giá một cách khách quan, toàn diện các tài liệu, chứng cứ, các tình tiết có liên quan đến vụ việc; 

– Trên cơ sở kết luận về vụ việc ở bước trên, cơ quan hoặc người có thẩm quyền ra quyết định giải quyết vụ việc. Đây là hành vi pháp lý quan trọng kết thúc quá trình giải quyết một vụ việc hành chính. 

Căn cứ, thời hạn ra quyết định, nội dung, hình thức quyết định, trình tự ban hành và công bố quyết định phù hợp với từng loại thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật. Quyết định giải quyết vụ việc hành chính là quyết định hành chính cá biệt được ban hành trong hoạt động áp dụng pháp luật của cơ quan hoặc cán bộ, công chức có thẩm quyền. 

Ba là, thi hành quyết định hành chính là giai đoạn các chủ thể của thủ tục hành chính thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình đã được xác định trong quyết định hành chính nếu không có khiếu nại, kháng nghị về quyết định đó. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm tự nguyện thi hành quyết định hành chính. Trường hợp không tự nguyện thi hành, các cơ quan hoặc người có thẩm quyền có thể áp dụng các biện pháp cưỡng chế theo quy định của pháp luật.

Bốn là, giải quyết khiếu nại đối với quyết định hành chính là giai đoạn có thể xảy ra sau khi quyết định hành chính được ban hành và cả trong trường hợp quyết định đã được thi hành. Việc xem xét lại quyết định hành chính được tiến hành khi có khiếu nại của những cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan. Quá trình này được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo và tố tụng hành chính. Ngoài ra, viện kiểm sát và những cơ quan nhà nước hữu quan cũng có thể thực hiện việc kháng nghị, kiến nghị về quyết định hành chính trong phạm vi thẩm quyền theo quy định của pháp luật. 

 Kiểm soát thủ tục hành chính 

Kiểm soát thủ tục hành chính là việc xem xét, đánh giá, theo dõi nhằm bảo đảm tính khả thi của quy định về thủ tục hành chính, đáp ứng yêu cầu công khai, minh bạch trong quá trình tổ chức thực hiện thủ tục hành chính. 

Cơ quan, đơn vị kiểm soát thủ tục hành chính gồm có:

– Cơ quan kiểm soát thủ tục hành chính trực thuộc Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm tổ chức thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính và quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính trong phạm vi cả nước. Thủ trưởng Cơ quan kiểm soát thủ tục hành chính do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm. 

– Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ có trách nhiệm tổ chức thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ. 

– Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tổ chức thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh, thành ực thuộc Trung ương. 

Trách nhiệm rà soát, đánh giá thủ tục hành chính bao gồm: 

(i) Bộ, cơ quan ngang Bộ chịu trách nhiệm rà soát, đánh giá thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý ngành, lĩnh vực được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ. 

(ii) Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm rà soát, đánh giá thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cấp chính quyền trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.