Quy chuẩn văn bản hành chính

Ngày nay việc sử dụng văn bản hành chính ngày càng phổ biến và đa dạng. Tuy nhiên việc sử dụng văn bản hành chính cần đáp ứng một số quy chuẩn nhất định. Vậy cụ thể quy chuẩn văn bản hành chính ra sao là câu hỏi được nhiều bạn đọc quan tâm và theo dõi.

Để giải đáp thắc mắc trên của độc giả, chúng tôi xin đưa ra nội dung để hỗ trợ bạn đọc quan tâm tìm hiểu vấn đề.

Văn bản hành chính là gì?

Trước khi tìm hiểu quy chuẩn văn bản hành chính thì bạn đọc cần nắm được văn bản hành chính là gì. Thuật ngữ văn bản hành chính đã không còn quá xa lạ đối với người dân tuy nhiên không phải tất cả mọi người đều biết đến văn bản hành chính.

Văn bản pháp luật do những chủ thể có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức theo pháp luật quy định, có nội dung là ý chí của nhà nước, mang tính bắt buộc và được đảm bảo bằng quyền lực của nhà nước. Văn bản pháp luật bao gồm ba nhóm văn bản là văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật và văn bản hành chính.

Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết. Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.

Văn bản hành chính là những văn bản mang tính quy phạm hành chính nhà nước. Văn bản hành chính có nhiều vài trò khác nhau, có thể là thông báo, truyền đạt thông tin từ tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức, cá nhân khác. Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật do đó có quy chuẩn nhất định.

Ngoài ra văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Vậy quy chuẩn văn bản hành chính ra sao là câu hỏi cần được giải đáp.

Quy chuẩn văn bản hành chính

Để trình bày soạn thảo văn bản hành chính đúng trước tiên chúng ta cần phải tuân thủ đúng các quy định chung của Bộ Nội Vụ. Đặc biệt từ 05/3/2020 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực đã thay đổi nhiều điểm trong thể thức và cách trình bày văn bản nên việc thực hiện đúng quy chuẩn văn bản hành chính là hết sức quan trọng và cần thiết. Cụ thể quy chuẩn văn bản hành chính, cụ thể là các quy định về kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản cần được lưu ý như sau:

Thứ nhất: Quy định khổ giấy của văn bản hành chính

Nếu như trước đây các giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 thì hiện nay theo quy định tại nghị định 30/2020/NĐ-CP tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm).

Thứ hai: Kiểu trình bày

Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.

Thứ ba: Quy định định lề trang

 Văn bản hành chính sẽ cách mép trên và mép dưới 20 – 25 mm, cách mép trái 30 – 35 mm, cách mép phải 15-20 mm.

Thứ tư: Quy định về phông chữ

Theo quy định hiện nay  phông chữ trong văn bản hành chính phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Thứ năm: Quy định cỡ chữ và kiểu chữ

Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng yếu tố thể thức.

Thứ sáu: Quy định về số trang của văn bản

Số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.

Với những thông tin trên đây, chúng tôi tin rằng Quý khách hàng đã phần nào nắm được nội dung: Quy chuẩn văn bản hành chính. Trong trường hợp Quý khách hàng có bất cứ thắc mắc gì về bài viết cũng như vấn đề có liên quan, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện.

>>>>> Tham khảo: Quy định căn lề văn bản hành chính mới nhất