Văn bản hành chính là gì? Đặc điểm của văn bản hành chính?

Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng trong cơ quan nhà nước để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết.

Văn bản hành chính được biết đến là loại văn bản rất quen thuộc, thường gặp trong cuộc sống hiện nay. Tuy nhiên, khi nhắc đến văn bản hành chính khá nhiều nhưng nhiều người thực sự hiểu loại văn bản này là gì?

Bài viết sau sẽ hỗ trợ Khách hàng tìm hiểu văn bản hành chính là gì? Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính? Hi vọng với những giải đáp của chúng tôi, sẽ giúp Khách hàng hiểu rõ hơn về loại văn bản thông dụng này.

Văn bản hành chính là gì?

Văn bản hành chính là những văn bản mang tính quy phạm hành chính nhà nước, văn bản hành chính có nhiều vài trò khác nhau, có thể là thông báo, truyền đạt thông tin từ tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức, cá nhân khác.

Văn bản hành chính cũng có thể dung để cụ thể hóa những văn bản pháp quy, giải quyết những công việc cụ thể trong quá trình quan lý, điều hành một cơ quan, tổ chức.

Hàng ngày, chúng ta tiếp xúc với rất nhiều văn bản như quyết định của cơ quan nhà nước như quyết định nâng lương, quyết định xử lý luật lao động, thông báo cuộc họp, thư mời cuộc họp… Căn cứ vào nội dung và hình thức của các văn bản đó, ta có thể phân loại nó thành văn bản hành chính.

Văn bản hành chính gồm mấy loại?

Để Quý vị hiểu thêm về bản hành chính là gì, nhận diện được loại văn bản này, chúng tôi xin đưa ra những thông tin về các loại văn bản hành chính.

Văn bản hành chính là một trong những loại văn bản được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, đây là văn bản mang tính thông tin quy phạm nhà nước, giải quyết những vụ việc trong quá trình quản lý nhà nước. Văn bản hành chính được chia thành hai loại chính là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.

– Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản nhằm mục đích thông tin để hướng dẫn, điều hành các văn bản quy phạm pháp luật hoặc để giải quyết các công việc cụ thể liên quan đến tình hình, giao dịch, ghi chép để giải quyết các công việc cụ thể trong các cơ quan, tổ chức. Có thể chia văn bản hành chính thông thường thành hai loại như sau:

+ Văn bản không có tên loại: Loại văn bản này thường được thể hiện dưới dạng thư gửi hoặc công văn của cơ quan nhà nước đến các cá nhân, tổ chức, ở phần đầu của văn bản sẽ không có tên gọi. Đây cũng là cách để phân biệt thư gửi, công văn với các loại văn bản hành chính khác (Ví dụ như Công văn mời họp, Công văn trả lời, Công văn yêu cầu…).

+ Văn bản có tên loại: Văn bản có tên loại cũng là loại văn bản hành chính nhằm mục đích thông tin, cụ thể hóa các quy định pháp quy hoặc thông báo của cơ quan nhà nước đến các cá nhân, cơ quan, tổ chức khác trong xã hội. Tuy nhiên, văn bản có tên loại thì ở phần đầu của văn bản sẽ có tên gọi của văn bản.

Vì dụ một số văn bản có tên loại như sau:

Thông báo: Dùng thông tin tình hình hoạt động hoặc tin tức liên quan đến với các cá nhân, tổ chức, ví dụ như Thông báo Họp hội đồng thành viên, Thông báo nghỉ lễ, Thông báo triệu tập…

Báo cáo: Dùng để trình bày về một sự việc đã diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định, thường được dung trong việc báo cáo của cấp dưới đến lãnh đạo, cấp trên. (Ví dụ như báo cáo công việc tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý…).

Biên bản: Là loại văn bản hành chính dung để ghi chép lại những sự việc đã xảy ra tại một thời điểm nào đó để làm minh chứng giải quyết những công việc về sau. (Vì dụ như Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, Biên bản làm việc nhóm, Biên bản nghiệm thu…).

– Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt là loại văn bản dung để thể hiện các quyết định của cơ quan quản lý hành nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm hành chính nhà nước để giải quyết các công việc cụ thể như quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, nghị quyết cá biệt.

Đặc điểm của văn bản hành chính?

Như chúng tôi đã trình bày ở trên, văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết

Từ nội dung trên có thể thấy, văn bản hành chính cần có những nội dung bắt buộc như sau::

– Nội dung Quốc hiệu và tiêu ngữ: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam/Độc lập Tư do Hạnh phúc

– Thông tin Địa điểm và ngày tháng làm văn bản: Ví dụ: Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2022

– Thông tin Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản: Kính gửi Ông Nguyễn Văn A – Chủ tịch UBND Huyện X

– Thông tin Họ tên, chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản: Thông tin người đại diện cho cơ quan gửi

– Nội dung thông báo , đề nghị báo cáo: Ghi rõ ràng nội dung cần báo cáo hoặc thông báo là gì

– Chữ kí và họ tên người gửi văn bản: Người đừng đầu ký tên và đóng dấu vào văn bản hành chính

Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính?

Trước khi đi đến việc tìm hiểu về thẩm quyền ban hành của văn bản hành chính, thì chúng tôi sẽ đi tìm hiểu để giải đáp cho câu hỏi văn bản hành chính là gì?

Văn bản hành chính là một loại văn bản thuộc hệ thống các loại văn bản do Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành. Văn bản này có tính thông tin quy phạm của Nhà nước và truyền tải một cách cụ thể hóa trách nhiệm thực hiện và thi hành các văn bản pháp quy khác, việc ban hành văn bản nhằm thực hiện giải quyết các công việc có trong khâu quản lý.

Hay hiểu đơn giản thì văn bản hành chính là văn bản sử dụng nhằm mục đích để truyền tải những thông tin, nội dung hay yêu cầu bất kỳ nào đó từ cấp trên đưa xuống hay là văn bản thể hiện ý kiến, quan điểm cá nhân của bản thân hoặc một tập thể nào đó tới người hay cơ quan có thẩm quyền để được giải quyết.

Văn bản hành chính nhà nước có vai trò rất quan trọng hiện nay bởi nó Cụ thể hóa được những văn bản mang tính quy phạm pháp luật. Đồng thời là văn bản hướng dẫn một cách cụ thể các chủ trương, chính sách mà Nhà nước ban hành.  Hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý các công việc hành chính Nhà nước và những thông tin về pháp luật liên quan được áp dụng đúng với các đối tượng cụ thể.

Khi tìm hiểu về văn bản hành chính chúng ta sẽ thấy các đặc điểm nổi trội của loại văn bản này có thể kể đến như: Đặc điểm của văn bản hành chính nói chung

+ Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội.

+ Văn bản tác nghiệp hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội.

+ Nội dung truyền đạt của văn bản hành chính chủ yếu là thông tin quản lý mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống (các văn bản cấp trên chuyển xuống cấp dưới) và từ dưới lên (các văn bản từ cấp dưới chuyển lên cấp trên); theo chiều ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền.

 + Ngôn ngữ và văn phong trong văn bản tác nghiệp hành chính vừa mang tính chất khách quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng; vừa mang tính ngắn gọn, chính xác, đầy đủ.

Như vậy dựa vào đặc điểm của văn bản chúng ta có thể thấy rõ cơ quan có thẩm quyền ban hành. Thẩm quyền ban hành là tất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước đều có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính.

Chức năng văn bản hành chính?

Với văn bản hành chính thì hiện nay, loại văn bản này được chia thành 2 loại đó là:

– Văn bản hành chính thông thường

– Văn bản hành chính cá biệt

Với Văn bản hành chính cá biệt, thì đây là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: Quyết định cá biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt.

Với Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp có thể kể đến như:

– Văn bản không có tên loại như Công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn.

Văn bản có tên loại như: Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, giấy đi đường…

Dù thuộc loại văn bản hành chính thông thường hay văn bản hành chính cá biệt thì chức năng chính của văn bản là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.

Mẫu văn bản hành chính 2022

Thông thường, một văn bản hành chỉnh sẽ gồm các thông tin:

– Có Quốc hiệu và tiêu ngữ xuất hiện trong văn bản.

– Có thông tin về địa điểm, thời gian văn bản này được tạo ra.

– Có chứa đựng thông tin về họ tên, chức vụ liên quan của người nhận hoặc tên cơ quan tiếp nhận văn bản đó.

– Có thông tin về họ tên, chức vụ của người gửi văn bản hoặc là tên của cơ quan, tập thể thực hiện việc gửi đi văn bản này.

– Có thông tin về nội dung của văn bản đó, thể hiện điều gì.

– Có chữ ký và xác nhận của cá nhân hay tập thể gửi đi văn bản đó.

Dưới đây chúng tôi sẽ thực hiện một mẫu văn bản hành chính thông thường để khách hàng tham khảo:

GIẤY MỜI

DỰ ĐẠI HỘI CHI BỘ NHIỆM KỲ ……………

Chi bộ xã Tân Khánh trân trọng kính mời:

– Đại diện thường trực huyện ủy;

– Đại diện lãnh đạo và chuyên viên phụ trách lĩnh vực Ban tổ chức Huyện ủy;

– Các đồng chí Ủy viên BCH Đảng bộ;

– Các bí thư Chi bộ trực thuộc huyện ủy;

Tới dự: Đại hội chi bộ nhiệm kỳ năm ………. của đảng bộ xã Tân Khánh

Chủ trì: đồng chí bí thư xã Trần Hồng Thanh

Thời gian: bắt đầu vào lúc 14h ngày 29/01/……..

Địa điểm: trụ sở chính uỷ ban nhân dân xã Tân Khánh, huyện Vụ bản, tỉnh Nam Định.

Kính mong sự có mặt của quý đại biểu/.

Tải (Download) mẫu văn bản hành chính 1 – Giấy mời

Tải (Download) mẫu văn bản hành chính 2 – Nghị quyết

Hình thức văn bản hành chính

Về hình thức, văn bản quản lí Hành chính Nhà nước có rất nhiều thể loại khác nhau, gồm; Nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, lệnh, kiến nghị, yêu cầu, văn bản pháp quy phụ, công văn, thông báo, công điện….

Mỗi loại văn bản này được ban hành bởi những chủ thể khác nhau, trong những trường hợp xác định và để những mục tiêu quản lí khác nhau nhưng đều có những nét tương tự nhau về cơ cấu.

Cơ cấu văn bản quản lí Hành chính Nhà nước là cách thức trình bày văn bản theo kiểu dáng nhất định, có tác dụng giúp cho việc xác lập nội dung của văn bản được thuận lợi.

Đồng thời góp phần tạo nên tính logic cho nội dung văn bản; đảm bảo tính chính thể, tạo sự liên kết chặt chẽ giữa hình thức với nội dung văn bản, tạo sự thống nhất về hình thức văn bản cho hệ thống cơ quan Nhà nước nói chung và cho mỗi chủ thể quản lí Hành chính Nhà nước nói riêng làm tiền đề cho việc xây dụng và sử dụng mẫu văn bản và nếu xác định cơ cấu hợp lí thì sẽ tạo tính mĩ quan cần thiết cho văn bản, đảm bảo sự nghiêm trang của hoạt động quản lí Hành chính Nhà nước.

Thể thức văn bản hành chính

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

Theo khoản 2 và khoản 3 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư thì:

Hiện tại, thể thức cụ thể văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, do đó, Quý vị có thể tham khảo. Tuy nhiên, chúng tôi xin lưu ý một số điểm mới về thể thức văn bản hành chính so với quy định của Thông tư số 01/2011/TTBNV như:

– Chỉ dùng khổ giấy A4 (210mm x 297mm) cho văn bản;

– Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman để trình bày văn bản;

– Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

– Bổ sung nội dung căn cứ ban hành văn bản;

– Quy định về tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

– Bổ sung chữ ký số của cơ quan, tổ chức.Theo đó, trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.

– Bổ sung quy định về phụ lục.

Trên đây là một số chia sẻ của chúng tôi về tìm hiểu Văn bản hành chính là gì? Khách hàng tham khảo thông tin bài viết, có vấn đề gì chưa hiểu rõ vui lòng phản hồi trực tiếp để chúng tôi hỗ trợ.