Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự 2024?

Các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài không mặc nhiên được xác nhận và sử dụng tại Việt Nam mà các giấy tờ đó phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trong phạm vi của bài viết này, cùng chúng tôi tìm hiểu về hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và các vấn đề liên quan theo quy định hiện hành để hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để các giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam (Theo khoản 2, điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, quy định).

Việc tiến hành chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là thực hiện chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên hồ sơ, giấy tờ, tài liệu mà không bao hàm việc chứng nhận về nội dung và hình thức của tài liệu, giấy tờ đó.

Như vậy, căn cứ theo định nghĩa giải thích trên của pháp luật, chúng ta đã hiểu được hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Đây là một thủ tục hành chính mang chức năng xác nhận giá trị của một văn bản của các nước, kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản cần xác nhận và tư cách của người ký văn bản đó.

Vì sao cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Như đã nói ở phần trên, việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của bạn sẽ giúp văn bản nước ngoài có giá trị về mặt pháp lý, sử dụng được tại Việt Nam. Một số nhà đầu tư nước ngoài khi chưa chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại Giao cần để hợp pháp hóa lãnh sự, thường gặp nhiều khó khăn khi hợp tác với các công ty trong nước.

Thủ tục này giúp bảo vệ quyền lợi cho người nước ngoài ở Việt Nam. Đồng thời các cơ quan Nhà Nước cũng dễ dàng hơn khi quản lý người nước ngoài. Từ đó họ sẽ có trách nhiệm hơn khi làm việc, học tập và sinh sống tại nước ta.

Những giấy tờ nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Để được công nhận và sử dụng hợp pháp các giấy tờ, tài liệu tại Việt Nam thì các giấy tờ đó phải được tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự, trừ các trường hợp theo quy định về miễn hợp pháp hóa lãnh sự, căn cứ theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Cụ thể, các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm như sau:

+ Các tài liệu, giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự quy định theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và các nước liên quan là thành viên hoặc áp dụng theo nguyên tắc có đi có lại giữa các nước.

+ Các tài liệu, giấy tờ khi được thực hiện chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển qua đường qua đường ngoại giao giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của các nước.

+ Các tài liệu, giấy tờ được quy định về miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo pháp luật Việt Nam.

+ Những tài liệu, giấy tờ mà cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận của Việt Nam hoặc của các nước không có yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài.

Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định cụ thể các tài liệu, giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự, cụ thể:

+ Những tài liệu, giấy tờ phát hiện có dấu hiệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng chưa được đính chính theo quy định.

+ Các tài liệu, giấy tờ trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong chính bản thân giấy tờ , tài liệu đó có sự mâu thuẫn với nhau hoặc có sự mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Tài liệu, giấy tờ bị giả mạo hoặc được cung cấp chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định.

+ Các tài liệu, giấy tờ có thông tin về chữ ký, con dấu nhưng không phải là chữ ký, con dấu gốc.

+ Các giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm đến lợi ích của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

Miễn hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Miễn hợp pháp hóa lãnh sự là trường hợp theo thỏa thuận, hiệp định giữa Việt Nam và các quốc gia, một số loại giấy tờ, tài liệu nước ngoài không cần chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh vẫn được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì 4 loại giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự như sau:

” 1. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

3. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.”

Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Theo quy định hiện hành, khi muốn thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện xin xác nhận hợp pháp lãnh sự tại các cơ quan sau:

+ Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước là Bộ ngoại giao. Bộ ngoại giao có thể ủy quyền cho các cơ quan ngoại vụ ở các tỉnh, thành phố Trực thuộc Trung ương tiến hành tiếp nhận giấy tờ, tài liệu, hồ sơ để hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài: cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc các cơ quan khác được phép ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi tắt là cơ quan đại diện).

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam?

Để các tài liệu, giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam, cá nhân, đơn vị, tổ chức cần thực hiện theo quy trình, thủ tục như sau:

Bước 01. Người có đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự cần chuẩn bị đầy đủ một bộ hồ sơ

Thành phần hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

+ 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu sẵn quy định);

+ Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn thời hạn sử dụng. Trường hợp không có các giấy tờ này thì thay thế bằng các giấy tờ khác có giá trị thay thế hộ chiếu (xuất trình bản chính trong trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan);

+ 01 bản chụp các giấy tờ tùy thân như trên nếu người đề nghị nộp qua đường bưu điện (các giấy tờ không cần chứng thực);

+ Tài liệu, giấy tờ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự đã được cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của cơ quan nước ngoài chứng nhận;

+ Bản dịch tài liệu, giấy tờ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (trường hợp tài liệu, giấy tờ đó không được lập ra bằng các thứ tiếng trên, 01 bản);

Bước 02. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ của người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

Khi tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự của người có nhu cầu đề nghị, cơ quan tiếp nhận hồ sơ tiến hành xem xét, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, nếu hồ sơ đầy đủ theo quy định, cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu biên nhận (trừ trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện).

Trường hợp nếu hồ sơ không đầy đủ, chưa hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền thực hiện hướng dẫn cho người đề nghị tiến hành bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ đề nghị thuộc quy định tại Điều 9, Điều 10 Nghị định 11/2011/NĐ-CP quy định về các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự và các trường hợp không được hợp pháp hóa lãnh sự, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận thực hiện từ chối hồ sơ và giải thích rõ cho người nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.

Bước 03. Thời hạn xem xét giải quyết hồ sơ hợp pháp hóa

Theo quy định tại khoản 5, Điều 11, Nghị định 111/2011 NĐ-CP có quy định: Hồ sơ được giải quyết trong thời gian 01 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ theo hợp lệ.

Đối với trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 tài liệu, giấy tờ trở lên thì thời gian giải quyết hồ sơ sẽ kéo dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự

Có hai loại tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự:

– Tờ khai giấy theo mẫu tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK theo Phụ lục của Thông tư 01/2012/TT–BNG:

Mẫu LS/HPH-2012/TK

Form LS/HPH-2012/TK 

TỜ KHAI CHỨNG NHẬN/ HỢP PHÁP HOÁ LÃNH SỰ

Application for consular authentication

Tôi xin cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của hồ sơ này.

I hereby certify that, to the best of my knowledge and belief, the statements provided here are true and correct. I am fully liable for the authenticity of this dossier.

– Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online. Trước đây, tờ khai này được sử dụng chung cho các đương đơn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự tại Cục lãnh sự tại Hà Nội hay Sở Ngoại vụ tại thành phố Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, kể từ ngày 25/5/2020, tất cả những tờ khai điện tử của các thủ tục hành chính tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa của Bộ Ngoại giao tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) được thực hiện trên Cổng dịch vụ công của Bộ Ngoại giao, còn những tờ khai điện tử của các thủ tục hành chính tiếp nhận tại Sở ngoại vụ (TP HCMC) được thực hiện trên cổng cũ.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của chúng tôi về Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? và các vấn đề liên quan theo quy định. Nếu còn bất kỳ vướng mắc, chưa rõ cần hỗ trợ tư vấn cụ thể hơn về vấn đề này, xin vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn pháp lý miễn phí 1900 6557.