Chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng như thế nào?

Các trường hợp chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng

Câu hỏi:

Kính gửi luật sư, khi văn phòng công chứng tự mình chấm dứt hoạt động thì có phải thông báo hay báo trước cho cơ quan có thẩm quyền không? Và ngoài trường hợp tự mình chấm dứt hoạt động ra có còn trường hợp nào mà văn phòng công chứng phải chấm dứt hoạt động không?

Trả lời:

Về câu hỏi của bạn, chúng tôi trả lời như sau:

–   Theo quy định tại Khoản 1 Điều 31  Luật công chứng năm 2014, Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo các quy định sau:

“ Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau đây:

a) Văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động;

b) Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập theo quy định tại Điều 30 của Luật này;

c) Văn phòng công chứng bị hợp nhất, bị sáp nhập.”

Căn cứ vào quy định trên, ngoài trường hợp văn phòng công chứng tự mình chấm dứt hoạt động ra thì Văn phòng công chứng có thể bị chấm dứt hoạt động khi Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập hoặc Văn phòng công chứng bị hợp nhất, bị sáp nhập.

–  Theo quy định tại Khoản 2 Điều 31 Luật công chứng năm 2014: “ Trong trường hợp chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này thì chậm nhất là 30 ngày trước thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động, Văn phòng công chứng phải có báo cáo bằng văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đã đăng ký hoạt động. Trước thời điểm chấm dứt hoạt động, Văn phòng công chứng có nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, thanh toán các khoản nợ khác, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình, thực hiện các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận. Trường hợp không thể thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận thì phải thỏa thuận với người yêu cầu công chứng về việc thực hiện các yêu cầu đó.”

Căn cứ vào quy định này, khi văn phòng công chứng tự mình chấm dứt hoạt động thì phải có nghĩa vụ chậm nhất là 30 ngày trước thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động, Văn phòng công chứng phải có báo cáo bằng văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đã đăng ký hoạt động, và hoàn thánh các nghĩa vụ về thuế và một số nghĩa vụ khác theo quy định đã nêu trên.

Liên quan đến nội dung chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng chúng tôi chia sẻ thêm một số thông tin ngoài việc trả lời câu hỏi trên đây:

Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng phải có báo cáo bằng văn bản gửi đến Sở Tư pháp nơi đã đăng ký hoạt động trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày trước thời điểm dự kiến chấm dứt hoạt động văn phòng công chứng.

Văn phòng công chứng phải có nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, đồng thời thực hiện thanh toán các khoản nợ khác theo quy định của pháp luật, phải làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình, thực hiện các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận trước thời điểm chấm dứt hoạt động văn phòng công chứng. Trong trường hợp Văn phòng công chứng không thể thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận thì phải thực hiện thỏa thuận với người yêu cầu công chứng về việc thực hiện các yêu cầu đó theo quy định của pháp luật.

– Đối với trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập thì thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng được thực hiện như sau:

Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật, sau đó thực hiện thông báo bằng văn bản tới các cơ quan quy định tại Điều 25 của Luật công chứng, đồng thời thực hiện đăng tải thông tin lên báo trung ương hoặc báo địa phương nơi Văn phòng công chứng đã đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng đó trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng.

Văn phòng công chứng có nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, thực hiện thanh toán xong các khoản nợ khác theo quy định của pháp luật, tiến hành làm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của Văn phòng công chứng; đối với yêu cầu công chứng đã tiếp nhận mà chưa công chứng thì phải trả lại hồ sơ yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày bị thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

Trong trường hợp hết thời hạn 60 ngày kể từ ngày bị thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng mà Văn phòng công chứng chưa hoàn thành xong các nghĩa vụ về tài sản theo quy định của pháp luật hoặc trong trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập vì toàn bộ công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng đã chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì tài sản của Văn phòng công chứng, tài sản của công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng đó được sử dụng để thanh toán các khoản nợ của Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật về dân sự.

– Đối với trường hợp văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do bị hợp nhất, bị sáp nhập thì thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng được thực hiện như sau:

Trong trường hợp này, quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng do Văn phòng công chứng được hợp nhất hoặc Văn phòng công chứng nhận sáp nhập tiếp tục thực hiện theo quy định của pháp luật.

Những việc cần thực hiện sau khi Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập

Thứ nhất: Thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, thông báo bằng văn bản với các cơ quan; văn phòng công chứng thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, nợ, hợp đồng lao động và xử lý đối với yêu cầu công chứng đã tiếp nhận mà chưa công chứng

Khoản 3 Điều 31 Luật Công chứng năm 2014 quy định: Trong trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập thì trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập, Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, thông báo bằng văn bản với các cơ quan quy định tại Điều 25 của Luật Công chứng (cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở), đồng thời đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi Văn phòng công chứng đã đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng đó.

Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày bị thu hồi quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng có nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, thanh toán xong các khoản nợ khác, làm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình; đối với yêu cầu công chứng đã tiếp nhận mà chưa công chứng thì phải trả lại hồ sơ yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng. Hết thời hạn này mà Văn phòng công chứng chưa hoàn thành xong các nghĩa vụ về tài sản hoặc trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do bị thu hồi quyết định cho phép thành lập vì toàn bộ công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì tài sản của Văn phòng công chứng, của công chứng viên hợp danh được sử dụng để thanh toán các khoản nợ của Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật về dân sự.

Thứ hai: Xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên

Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng quy định: “Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 31 của Luật Công chứng thì trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng có hiệu lực, Sở Tư pháp ra quyết định xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên.

Thứ ba: Bàn giao hồ sơ công chứng

Điều 21 Thông tư số 01/2021/TT-BTP quy định việc bàn giao hồ sơ công chứng trong trường hợp chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ:

“1. Trong trường hợp Phòng công chứng bị giải thể hoặc Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động mà không thỏa thuận được với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng thì Sở Tư pháp chỉ định Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng trước khi có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc ra quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

2. Chậm nhất là 60 ngày kể từ ngày có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp tổ chức việc bàn giao hồ sơ công chứng cho tổ chức được chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng. Việc bàn giao hồ sơ phải có sự tham gia của Hội công chứng viên đối với địa phương đã có Hội công chứng viên và được lập thành biên bản, có chữ ký, đóng dấu của Sở Tư pháp và các bên tham gia; trường hợp bên giao hồ sơ không ký thì ghi rõ vào biên bản.

3. Trong trường hợp cá nhân, tổ chức có trách nhiệm bàn giao hồ sơ công chứng mà không bàn giao hoặc không thể bàn giao vì lý do chính đáng thì Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan có liên quan tại địa phương tổ chức bàn giao hồ sơ cho tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ. Việc bàn giao hồ sơ công chứng phải lập thành biên bản theo quy định tại khoản 2 Điều này”.

Căn cứ các quy định nêu trên, Văn phòng công chứng thuộc trường hợp bị thu hồi quyết định thành lập sẽ bị chấm dứt hoạt động kể từ thời điểm có quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập. Và sau khi có quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập, nghĩa là Văn phòng công chứng chính thức chấm dứt hoạt động thì phải tiến hành các nhiệm vụ tiếp theo:

– Về phía cơ quan quản lý nhà nước: thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, thông báo bằng văn bản với các cơ quan, đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi Văn phòng công chứng đã đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng đó; xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên; tổ chức việc bàn giao hồ sơ công chứng cho tổ chức được chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng trong trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động mà không thỏa thuận được với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng (thực hiện trước khi ra quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng).

– Về phía Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập: có nghĩa vụ nộp đủ số thuế còn nợ, thanh toán xong các khoản nợ khác, làm thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình; đối với yêu cầu công chứng đã tiếp nhận mà chưa công chứng thì phải trả lại hồ sơ yêu cầu công chứng cho người yêu cầu công chứng; thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng (nếu được).

Trên đây là những nội dung mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc về chấm dứt hoạt động của văn phòng công chứng thuộc mục văn phòng công chứng. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan, bạn đọc vui lòng liên hệ đến tổng đài 1900 6557 của Luật Hoàng Phi để được tư vấn trực tiếp.

>>>>>> Tham khảo các bài viết sau đây:

– Văn phòng công chứng tại Hà Nội

– Văn phong công chứng tại Hồ Chí Minh