Bài Thu Hoạch Kỹ Năng Làm Việc Nhóm

BÀI THU HOẠCH

Chuyên đề về kỹ năng làm việc nhóm

Sống trong một xã hội phát triển và biến đổi không ngừng theo từng ngày, từng giờ khiến chúng ta luôn phải tư duy để không ngừng học hỏi và làm mới mình. Cùng với đó là sự phát triển của thị trường lao động, kéo theo sự đa dạng về ngành nghề và các hình thức làm việc. Điều này đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự nâng cao những kỹ năng mềm cho bản thân và hòa nhập với môi trường lao động, tập thể lao động nhất là kỹ năng làm việc nhóm.

KHÁI NIỆM LÀM VIỆC THEO NHÓM

1. Nhóm là gì? Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Hiểu một cách tổng quát nhất thì nhóm là tập hợp một số lượng người nhất định, ít nhất từ hai người trở lên cùng quan tâm, thảo luận, chia sẻ về một vấn đề chung nào đó và tìm ra cách giải quyết vấn đề tối ưu nhất trên cơ sở sự nhất trí, đồng thuận cao của các thành viên trong nhóm.

Một nhóm có sự phân công công việc và trách nhiệm trong nhóm. Mỗi thành viên có vai trò, trách nhiệm nhất định, tạo thành mối liên kết nhóm đem lại hiệu quả công việc cao.

Kỹ năng làm việc nhóm là việc các thành viên trong nhóm biết cách liên kết, sắp xếp, phân chia vai trò, trách nhiệm và phát huy ưu điểm của mỗi thành viên để đạt được mục đích cuối cùng là hiệu quả công việc.

2. Các hình thức nhóm:

Dựa vào tính chất, thời gian hoạt động và mục tiêu của nhóm thì ta có thể chia nhóm thành hai hình thức chính là nhóm ổn định và nhóm ngắn hạn.

+ Nhóm ổn định là nhóm có tổ chức, rõ ràng về chức năng nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm. Nhóm là tập hợp của những người có cùng trình độ, hoặc có thể cùng hoạt động, làm việc trong cùng một ngành nghề, lĩnh vực nào đó. Các thành viên trong nhóm thường xuyên tương tác, trao đổi, gần gũi nhau và hoạt động nhóm một cách thường xuyên, lâu dài.

+ Nhóm ngắn hạn là nhóm được hình thành và hoạt động trong thời gian ngắn, dựa trên nhu cầu giải quyết một số nhiệm vụ, công việc cấp bách. Nhóm không thường xuyên tập hợp, trao đổi mà chỉ khi cần giải quyết một nhiệm vụ đột xuất nào đó mới tập hợp. Nhóm có thể thể giải quyết nhanh một số vấn đề nhưng thường là sự tập hợp của những người làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau.

3. Một số kỹ năng làm việc theo nhóm hiện nay

Kỹ năng xác định vấn đề:

Xác định vấn đề giúp chúng ta đi sâu, phân tích, làm rõ vấn đề một cách logic và toàn diện. Xác định đúng vấn đề sẽ tìm ra được nguyên nhân, từ đó nhận thức được hậu quả có thể xảy ra và sớm tìm ra các biện pháp giải quyết những vấn đề đó. Xác định vấn đề sẽ giúp nhóm làm việc một cách hiệu quả, không bỏ sót thông tin hay bỏ quên các vấn đề cần giải quyết.

Kỹ năng xác định vấn đề tốt sẽ giúp các thành viên trong nhóm có thể nắm bắt được những nội dung cơ bản cần giải quyết từ đó triển khai phương án giải quyết một cách triệt để nhất.

Kỹ năng phân tích vấn đề:

Kỹ năng phân tích áp dụng rất hiệu quả trong khi giải quyết vấn đề, nhất là đối với những vấn đề khó, phức tạp. Phân tích giúp đơn giản hóa vấn đề và sắp xếp trình tự các sự việc một cách logic, bài bản và khoa học.

Khi áp dụng kỹ năng này trong làm việc nhóm sẽ giúp nhóm dễ dàng thống nhất được vấn đề cần giải quyết. Đồng thời phân tích bao quát và toàn diện vấn đề, tránh trường hợp bỏ sót những nhân tố chính mà chỉ tập trung vào những vấn đề khía cạnh.

Khi phân tích vấn đề trong làm việc nhóm sẽ giúp nhận diện được những nguyên nhân khách quan và chủ quan, tạo được tư duy đặt vấn về và phản biện vẫn đề giữa các thành viên trong nhóm từ đó sẽ hình thành nên nhiều ý tường, nhiều cách giải quyết vấn đề, tăng hiệu quả của làm việc nhóm.

Kỹ năng sàng lọc ý kiến:

Khi áp dụng kỹ năng này có thể khai thác được năng lực tư duy của từng thành viên trong nhóm, đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm đều được đưa ra ý kiến, được thảo luận, phân tích và nhận được đánh giá của các thành viên trong nhóm.

Nhóm có thể tạo thành những nhóm nhỏ, là tập hợp những người có cùng ý kiến, cũng nhận định và cách đánh giá. Những nhóm nhỏ này sẽ thống nhất ý kiến với nhau và cử ra thành viên thành viên đại diện phản biện với những thành viên đại diện của các nhóm nhỏ khác. Sẽ có một người điều hành và tất cả các thành viên trong nhóm sẽ là người giữ vai trò thẩm định. Kết quả cuối cùng sẽ dựa trên sự tán thành của đại đa số thành viên trong nhóm.

Kỹ năng này sẽ hình thành nên cách làm việc có tổ chức của nhóm một cách khoa học, các thành viên trong nhóm trao đổi tạo được kỹ năng quan sát của từng thành viên.

 Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHÓM

1. Xác định vai trò của thành viên:

Một cá nhân là một mắt xích, một nhân tố quan trọng trong nhóm do đó khi các cá nhân không thể tự giải quyết được vấn đề thì làm việc nhóm là phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả nhất.

Mỗi thành viên trong nhóm sẽ tham gia đóng góp vào công việc chung của nhóm thông qua việc hoàn thành tốt công việc được giao của mình. Từng thành viên sẽ được phân công công việc cụ thể, tuy nhiên đây không phải là những hoạt động độc lạp mà là sự phân công phối hợp tạo ra sự tương tác về công việc giữa các thành viên khác nhau trong nhóm.

2. Kiểm soát công việc tối ưu nhất:

Vai trò và trách nhiệm của từng thành viên sẽ giúp nhóm dễ dàng kiểm soát công việc, quản lý một cách toàn diện công việc được giao.

Khi đặt ra quy chế làm việc nhóm sẽ buộc các thành viên phải có trách nhiệm, đưa ra những quyết định của bản thân, không lơ là, lảng tránh nhiệm vụ được giao. Do đó đối với những công việc đòi hỏi phải đưa ra quyết định rõ ràng thì làm việc nhóm sẽ giúp quản lý và kiểm soát hiệu quả công việc tốt nhất.

Sự quản lý của người phụ trách nhóm sẽ điều chỉnh hành vi của các thành viên theo quy chế làm việc nhóm đã đuộc thống nhất. Vì vậy, quá trình làm việc sẽ được đồng bộ và có sự thống nhất, phối hợp giữa từng thành viên tạo thành vòng tròn liên kết giúp tối ưu công việc.

3. Thu thập các ý tưởng và xử lý thông tin:

Làm việc nhóm giúp các cá nhân vận dụng kiến thức, tư duy và đưa ra những ý tưởng sáng tạo của bản thân. Quá trình làm việc nhóm sẽ giúp thúc đẩy quá trình sáng tạo và tư duy này, đồng thời đòi hỏi mỗi cá nhân phải biết vận dụng ý tưởng của mình đưa vào giải quyết từng vấn đề cụ thể.

Các ý tưởng được thu thập lại sẽ giúp phân tích và chọn ra được những ý tưởng, những cách giải quyết vấn đề mang lại hiệu quả cao nhất. Quá trình này tạo ra nguồn tư liệu phong phú, không chỉ giúp nhóm có nhiều lựa chọn mà còn giúp các thành viên mở rộng kiến thức, học hỏi lẫn nhau.

Các ý tưởng thu thập được sẽ được xử lý thông qua quyết định của tập thể nhóm, đảm bảo tính khách quan, công bằng và không bỏ sót thông tin. Tuy nhiên với việc có nhiều ý tưởng khác nhau cũng đòi hỏi nhóm phải hết sức tập trung, xử lý thông tin một cách chính xác và nhanh chóng, kịp thời.

4. Hiệu quả công việc cao:

Làm việc nhóm mang lại hiệu quả công việc cao hơn khi làm việc cá nhân đồng thời công sức và thời gian cũng sẽ được tiết kiệm hơn. Làm việc nhóm là tập hợp của nhiều người, hội tụ nhiều tri thức, kiến thức của nhiều lĩnh vực khác nhau do đó khi những yếu tố trên được kết hợp lại sẽ tạo ra hiệu quả công việc tốt nhất.

Không ai có thể hiểu biết và giỏi ở nhiều lĩnh vực khác nhau do đó làm việc nhóm sẽ giúp giải quyết những vấn đề khó, những vấn đề đòi hỏi phải kết hợp kiến thức của nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực.

Đồng thời, đối với những vấn đề phức tạp thì làm việc nhóm sẽ giúp đơn giản hóa, tận dụng được những điểm mạnh của mỗi thành viên trong nhóm, bổ sung những thiếu sót, do đó hiệu quả mà làm việc nhóm mang lại là rất lớn.

5. Nâng cao kỹ năng giao tiếp của từng thành viên:

Trong một tập thể, khi làm việc nhóm là lúc các thành viên trao đổi, thảo luận, tương tác với nhau. Việc tương tác, đưa ra những ý kiến trao đổi giúp cá nhân các thành viên nâng cao khả năng giao tiếp, khả năng quan sát và đưa ra những ứng xử phù hợp.

Những buổi họp nhóm được tổ chức là lúc tăng cường khả năng trao đổi, thông tin qua lại giữa các thành viên, giúp những thành viên dám đưa ra ý kiến trước đám đông, biết cách bảo vệ quan điểm của mình trước tập thể, rèn luyện được bản lĩnh và sự tự tin trong một tập thể nhóm.

6. Đưa ra những quyết định đúng đắn:

Sống trong một tập thể, các thành viên không chỉ được đưa ra ý kiến của mình mà còn lắng nghe, tiếp thu ý kiến của các thành viên khác. Quá trình lắng nghe này sẽ tạo cơ sở cũng như nguồn thông tin cho mỗi thành viên tự chọn lọc, phân tích và đưa ra được những quyết định đúng đắn nhất.

Khi làm việc đơn lẻ thì quyết định của từng thành viên tính chủ quan và mang màu sắc cá nhân. Tuy nhiên khi làm việc nhóm thì ý kiến của các thành viên khác sẽ giúp cá nhân phân tích, hiểu ra vấn đề và đưa ra quyết định phù hợp nhất trên cơ sở tổng hợp nhận định, đánh giá của các thành viên trong nhóm.

7. Rèn luyện tính kỷ luật cá nhân:

Trong một nhóm thông thưỡng sẽ có những nội quy nhóm, quy chế của nhóm do đó khi làm việc nhóm thì sẽ phải tuân thủ các quy định trên. Khi mỗi cá nhân nghiêm túc thực hiện các quy định của nhóm thì cùng chính mỗi cá nhân đã hình thành nên thói quen tự giác, tự thực hiện đúng các quy định của nhóm đề ra.

Mỗi một nhóm đều sẽ có cách thức tổ chức và kỉ luật đến từng thành viên trong nhóm vì vậy sẽ giúp các thành viên hiểu nhau hơn, tuân thủ quy định và nề nếp tạo nên một môi trường làm việc văn minh và chất lượng.

NGUYÊN NHÂN LÀM VIỆC NHÓM KHÔNG HIỆU QUẢ

1. Tâm lý của từng thành viên trong nhóm:

Trong một tập thể, do có nhiều thành viên nên sẽ có nhiều màu sắc cá nhân riêng biệt, mỗi thành viên luôn có những thái độ, tâm lý khác nhau khi làm việc nhóm và khi đối diện, giải quyết vấn đề. Có thể chia thành các nhóm tâm lý như:

+ Tâm lý dễ thỏa mãn: Những người này luôn cho rằng ý kiến cá nhân của mình là chính xác nhất. Mặc dù ý thức cao về bản thân song họ luôn chỉ quan tâm đến ý kiến của bản thân. Họ thường không quan tâm tới ý kiến của người khác và quá đề cao bản thân.

+ Tâm lý từ chối: Nhóm người có tâm lý từ chối là những người ngại giao tiếp và có tâm lý tự ti về bản thân. Họ ngại đưa ra quan điểm cá nhân và thường là những người im lặng nhất trong nhóm. Tâm lý sợ đám đông và giao tiếp kém là những đặc điểm tâm lý của nhóm người này.

+ Tâm lý do dự: Đây là những người luôn dè dặt, hoài nghi về quan điểm của bản thân và của cả các thành viên trong nhóm. Đôi khi họ đưa ra ý kiến của bản thân nhưng lại dễ dàng bị tác động bởi ngoại cảnh. Ngay cả những ý kiến của các thành viên khác trong nhóm cũng khiến họ dễ dàng thay đổi quan điểm của bản thân. Để đưa ra một quyết định nào đó họ thường tốn rất nhiếu thời gian vì luôn do dự và không thể đưa ra quyết định một cách dứt khoát.

Họ luôn biết lắng nghe ý kiến của người khác nhưng lại không có khả năng phân tích và chọn lọc thông tin. Do vậy, khi tiếp nhận nhiều luồng ý kiến trái chiều nhau thì họ dễ dàng bị phân tâm, không thể kiểm soát tâm lý của bản thân.

+ Tâm lý thay đổi: Đây là những người có tâm lý tích cực nhất. Họ biết lắng nghe bản thân và các thành viên trong nhóm, biết nhận ra những sai lầm của bản thân và tự giác thay đổi nó. Họ có tư duy quyết đoán và nhận được sự đồng thuận cao trong nhóm. Đồng thời đây cũng là nhóm người dễ dàng tiếp thu, tiếp nhận cái mới, chấp nhận thay đổi bản thân cho phù hợp với môi trường làm việc.

Những người dễ thỏa mãn với công việc hay nhóm người do dự, luôn có tâm lý từ chối nếu không chịu thay đổi bản thân thì rất khó để làm việc nhóm hiệu quả và cũng rất dễ bị tụt lại phía sau nếu không chịu thay đổi để thích nghi với môi trường làm việc của nhóm.

2. Không xác định được mục tiêu:

Việc xác định mục tiêu mà cả nhóm hướng tới rất quan trọng. Đó sẽ là cái đích mà cả nhóm cùng hướng tới, cùng nỗ lực làm việc để đạt được. Mục tiêu phải rõ ràng, nhất quán, không được mang tính chất cảm tính cá nhân.

Mục tiêu của nhóm phải thực tế và có tính khả thi cao, nếu không nhóm rất dễ đi sai hướng và không đạt được sự đồng thuận của các thành viên trong nhóm, dẫn tới hiệu quả công việc của nhóm không đạt được như mong đợi của các thành viên.

3. Thiếu sự chặt chẽ trong quy định làm việc nhóm và giữa các thành viên trong nhóm:

Nội quy, quy định làm việc nhóm được đề ra nhưng lại thiếu tính chặt chẽ và đồng bộ sẽ dẫn tới việc khi áp dụng vào thực tế thì không giải quyết được những mâu thuẫn phát sinh trong nhóm. Quá trình làm việc không được thống nhất, các thành viên trong nhóm làm việc không theo bất kì quy tắc nào là những nguyên nhân dẫn đến xung đột nhóm dễ dàng xảy ra và khi đó rất khó kiểm soát để tiếp tục làm việc nhóm.

GIẢI PHÁP LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ

1. Đối với từng thành viên trong nhóm:

Các thành viên trong nhóm phải biết tôn trọng ý kiến của nhau, lắng nghe, chia sẻ dựa trên tinh thần xây dựng tập thể.

Trong một nhóm làm việc thì luôn có nhiều ý kiến được đưa ra vì vậy để tránh tình trạng có những ý kiến hay, ý kiến sáng tạo bị bỏ quên thì mỗi thành viên phải tập lắng nghe và hình thành nên kỹ năng lắng nghe để làm việc nhóm hiệu quả.

Mỗi thành viên phải tích cực tham gia xây dựng ý kiến và thảo luận, trao đổi với nhau. Khi có sự tương tác qua lại như vậy thì mỗi thành viên sẽ cảm thấy được tôn trọng, tạo được không khí làm việc tích cực trên tinh thần thiện chí và mang tính xây dựng tập thể.

Đồng thời mỗi thành viên phải biết cách thuyết phục, bảo vệ quan điểm của mình. Trong trường hợp này mỗi thành viên không chỉ rèn luyện được kỹ năng thuyết phục mà còn biết cách thể hiện quan điểm của bản thân trước đám đông.

Để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả thì mỗi thành viên phải tôn trọng, khích lệ tinh thần của nhau và có thái độ nhiệt tình giúp đỡ nhau.

Ngoài ra sự chia sẻ, phối hợp giữa các thành viên cũng rất quan trọng. Một nhóm sẽ không thể làm việc hiệu quả nếu như các thành viên trong nhóm không hợp tác, thiếu tính liên kết. Mỗi thành viên phải nhận thức được vai trò, trách nhiệm của mình trong nhóm để cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra.

2. Đối với nhóm làm việc:

Nhóm phải được tổ chức một cách chặt chẽ, khoa học và có sự thống nhất trong các khâu làm việc.

Đầu tiên phải xác định mục tiêu mà cả nhóm hướng tới, quy định trách nhiệm cho từng thành viên. Đồng thời mục tiêu phải thực tế và có giá trị, có quy định rõ ràng về thời gian hoàn thành kế hoạch của nhóm.

Yêu cầu mỗi thành viên phải cam kết về thời gian và hiệu quả công việc được giao, tuân thủ các quy định vì mục tiêu hoạt động hiệu quả của nhóm.

Xây dựng tiêu chí đánh giá công việc và thái độ làm việc của từng thành viên trong nhóm. Vừa đảm bảo tính khích lệ động viên, vừa đảm bảo tính ràng buộc về trách nhiệm đối với từng thành viên.

Lựa chọn, sàng lọc những thành viên phù hợp cho nhóm. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng vì mỗi thành viên được coi như một tế bào của nhóm. Nếu coi nhẹ khâu lựa chọn thành viên nhóm thì sẽ dẫn tới việc tổ chức, hoạt động nhóm không hiệu quả và không có tính liên kết, các thành viên làm việc rời rạc, thiếu sự nhất quán.

Việc lựa chọn nhóm trưởng là thành viên dẫn dất nhóm cũng là một yếu tố then chốt để làm việc nhóm hiệu quả. Trưởng nhóm phải là người có khả năng lãnh đạo, tiếp thu ý kiến, khách quan trong công việc và có khả năng giải quyết xung đột phát sinh trong nhóm.

Một nhóm muốn làm việc hiệu quả thì cần phải có cơ chế để giải quyết những mâu thuẫn phát sinh trong nhóm. Việc trong nhóm có những ý kiến trái chiều nhau có thể làm cho nhóm có nhiều sự lựa chọn và các thành viên cũng có thể học hỏi được nhiều hơn từ ý kiến của các thành viên khác. Tuy nhiên khi những ý kiến trái nhiều này phát sinh thành mâu thuẫn, xung đột thì lúc này cơ chế giải quyết xung đột của nhóm phải huy hiệu quả thì mới đảm bảo được hoạt động của nhóm.

Các cuộc họp của nhóm phải được tổ chức một cách bài bản, có trình tự và xác định được nội dung, mục tiêu của cuộc họp.

Cuộc họp nhóm phải được chuẩn bị từ việc chọn địa điểm, thời gian, cách thức thông báo cho các thành viên trong nhóm, kế hoạch triển khai cuộc họp. Trong cuộc họp nhóm, các thành viên phải tích cực thảo luận, đưa ra ý kiến mang tính xây dựng thì cuộc họp nhóm mới diễn ra thành công.

Các ý kiến được đưa ra trong cuộc họp nhóm phải có phản hồi từ chính các thành viên trong nhóm thì mới tận dụng được hết kiến thức trong nhiều lĩnh vực khác nhau của từng thành viên trong nhóm, hướng đến việc hoàn thành mục tiêu của nhóm một cách hiệu quả.