Thủ tục báo giảm lao động mới nhất 2025

Khi người lao động nghỉ việc thì theo quy định của pháp luật công ty phải tiến hành thủ tục báo giảm lao động tại cơ quan có thẩm quyền là cơ quan bảo hiểm xã hội và ngược lại. Đặc biệt báo giảm lao động trong trường hợp đang hưởng chế độ thai sản cũng là một trong những vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Để hiểu thêm về vấn đề này, quý vị hãy cùng theo dõi bài viết của Luật Hoàng Phi để nắm được những thông tin cần thiết nhất về thủ tục báo giảm lao động mới nhất năm 2025.

Quy định về báo giảm lao động

Pháp luật hiện hành quy định trường hợp doanh nghiệp cắt giảm người lao động hay người lao động nghỉ việc đúng quy định của pháp luật thì phía doanh nghiệp phải có nghĩa vụ thông báo cho cơ quan bảo hiểm biết để thay đổi nhân sự và việc điều chỉnh đóng bảo hiểm xã hội.

Doanh nghiệp cũng có nghĩa vụ phải hợp tác với cơ quan bảo hiểm để xác nhận về thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động hay nghỉ việc theo đúng quy định. Điều này nhằm đảm bảo đảm mức hưởng bảo hiểm đúng theo quy định cho người lao động.

Việc doanh nghiệp phải chốt và trả sổ bảo hiểm cũng như làm thủ tục báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội cũng là nhằm bảo vệ quyền lợi cho chính người sử dụng lao động vì mức hưởng bảo hiểm xã hội sẽ dựa trên mức đóng và thời gian đóng bảo hiểm của người lao động. Đồng nghĩa rằng nếu không báo giảm lao động thì phía doanh nghiệp và người sử dụng lao động sẽ chịu thiệt hại trực tiếp, có thể dẫn tới việc rò rỉ nguồn kinh tế của chính doanh nghiệp.

Khi có phát sinh giảm trong doanh nghiệp thì đơn vị thực hiện thủ tục báo giảm lao động từ ngày 01 tháng sau, tuy nhiên phải đóng bảo hiểm xã hội của tháng sau. Trường hợp không đóng bổ sung giá trị thẻ tháng sau thì đơn vị có thể lập hồ sơ báo giảm tháng sau bắt đầu từ ngày 28 tháng trước nhưng sau khi báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước.

Báo giảm lao động trong trường hợp nào?

Một số trường hợp phải báo giảm BHXH như sau:

– Doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động.

– Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày trong tháng.

– Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.

– Người lao động tạm hoãn hợp đồng lao động…

Hồ sơ báo giảm lao động

Hồ sơ báo giảm lao động gồm những tài liệu sau đây:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT;

– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT;

– Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;

– Bảng kê thông tin.

Thủ tục báo giảm lao động mới nhất 2025

Người sử dụng lao động sẽ phải thông báo giảm lao động tới cơ quan có thẩm quyền trong một số trường hợp như:

– Khi doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động.

– Người lao động nghỉ ốm đau, thai sản trên 14 ngày trong tháng.

– Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.

– Người lao động tạm hoãn hợp đồng lao động…

Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội bao gồm:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

– Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp…

– Bảng kê thông tin

– Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi về bảo hiểm y tế cao hơn thì cần bổ sung thêm giấy tờ chứng minh (nếu có)

Doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ báo giảm lao động bằng hình thức nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc đăng ký trực tuyến qua mạng.

Thứ nhất: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH

Người sử dụng lao động trong doanh nghiệp đến trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội đang trực tiếp quản lý công ty ở cấp huyện hoặc cấp tỉnh để nộp hồ sơ sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các đầu mục tài liệu như trên.

Thực tế cho thấy việc nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện trên đây không còn phổ biến. Thay vào đó, doanh nghiệp và cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ sử dụng hình thức nộp hồ sơ bằng hình thức trực tuyến dưới đây.

Thứ hai: Nộp hồ sơ trực tuyến

Hình thức nộp hồ sơ trực tuyến được khá nhiều cơ quan bảo hiểm xã hội tại quận, huyện áp dụng. Doanh nghiệp sẽ thực hiện kê khai báo giảm bảo hiểm xã hội trên phần mềm, sau đó dùng thiết bị chữ ký số để nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền. Các bước thực hiện thủ tục như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp truy cập vào trang: https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ để đăng ký tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử.

Bước 2: Sau khi đăng ký thành công tại trang thông tin của cơ quan bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp tải phần mềm chuyên dụng về máy tính và tiến hành kê khai bảo hiểm xã hội. Tiếp theo xuất file hồ sơ, dùng chữ ký số để ký rồi nộp lên cơ quan bảo hiểm xã hội.

Lưu ý: Căn cứ quy định tại Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, thời hạn giải quyết sẽ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận được hồ sơ, yêu cầu giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết.

Trên đây, chúng tôi đã mang tới cho Quý khách hàng những thông tin cần thiết nhất về thủ tục báo giảm lao động mới nhất năm 2023.

Chúng tôi tin rằng, nếu quý vị đang tìm hiểu về vấn đề này thì đây sẽ là một bài viết hữu ích.

Báo giảm lao động là một trách nhiệm của doanh nghiệp cũng như người sử dụng lao động. Chính vì vậy người sử dụng lao động cần nắm được thủ tục báo giảm lao động để thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

Thời gian báo giảm lao động?

Sau khi người lao động chính thức nghỉ việc tại Doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ tiến hành thủ tục báo giảm lao động cho người lao động trong thời gian từ 5-10 ngày làm việc.

Để được tư vấn và biết thêm thông tin chi tiết, Quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi.