Công ty có được đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?

Trong thời gian gần đây, chúng tôi nhận được một số câu hỏi liên quan đến sao y bản chính như Công ty có được đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không? Để hỗ trợ Quý độc giả làm rõ thắc mắc này, chúng tôi thực hiện bài viết. Mời Quý vị theo dõi nội dung:

Sao y bản chính là gì?

Pháp luật hiện hành chưa có giải thích về khái niệm sao y bản chính, chỉ có đưa ra giải thích về sao y theo cách thức liệt kê, cụ thể, Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về Công tác văn thư có quy định:

“Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định theo khoản 10 Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về Công tác văn thư.

Cũng có thể hiểu sao y bản chính là việc cơ quan, tổ chức theo quy định pháp luật tạo bản sao y từ bản chính– bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính.

>>>>>> Tham khảo: Công chứng là gì?

Vị trí đóng dấu sao y bản chính

Mục II Phần II Phụ lục I Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ quy định về trình bày bản sao định dạng giấy, theo đó:

1. Thể thức bản sao sang định dạng giấy

a) Hình thức sao: “SAO Y” hoặc “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”.

b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.

c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện) và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt và mẫu trình bày văn bản, bản sao văn bản tại Mục I Phụ lục III Nghị định này. Số được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

d) Địa danh và thời gian sao văn bản.

đ) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.

e) Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản.

g) Nơi nhận.

2. Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy

a) Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

b) Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC”, “TRÍCH SAO” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

c) Cỡ chữ, kiểu chữ của tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn các thành phần thể thức văn bản tại khoản 2, 3, 4, 7, 8, 9 Mục II Phần I Phụ lục này.

d) Mẫu trình bày bản sao định dạng giấy được minh họa tại Phụ lục III Nghị định này.

3. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao sang định dạng giấy

a) Vị trí trình bày các thành phần thể thức

b) Sơ đồ

Như vậy, sao y được trình bày ở phần cuối của văn bản được sao theo sơ đồ trên.

Công ty có được đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không?

Trong một số trường hợp, công ty cần tạo ra bản sao với đầy đủ, chính xác nội dung bản chính. Vậy, công ty có được đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không? Như đã trình bày trên đây, nội dung về sao y được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về Công tác văn thư. Về đối tượng áp dụng văn bản ngày, Điều 2 Nghị định này có quy định:

Theo đó, việc sao y theo pháp luật áp dụng với văn bản của cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Nếu công ty không thuộc doanh nghiệp nhà nước thì không trực tiếp áp dụng văn bản này.

Để có bản sao được xác nhận đầy đủ, chính xác nội dung bản chính để thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước, thực hiện các giao dịch thì công ty thực hiện xin cấp bản sao chứng thực từ bản chính theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 về Câp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo nghị định này:

 “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính thì:

– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

– Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

Ngoài ra, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

Mong rằng, qua những chia sẻ trên đây về Công ty có được đóng dấu sao y bản chính giấy tờ không? Quý vị đã có thêm cho mình những thông tin hữu ích về sao y bản chính. Chúng tôi rất mong nhận được những thông tin chia sẻ, đóng góp liên quan đến nội dung bài viết từ Quý độc giả.