Hóa đơn điện tử là gì? Lợi ích của hóa đơn điện tử?

Ngày nay, cuộc sống ngày càng phát triển kéo theo sự bùng nổ của công nghệ thông tin. Cuộc sống trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn khi có sự hỗ trợ của khoa học công nghệ. Hóa đơn điện tử ra đời đã trở thành một giải pháp quan trọng cho doanh nghiệp thời đại công nghệ số, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và các cơ quan quản lý.

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là một tất yếu của thời đại số. Tuy nhiên để hiểu rõ Hóa đơn điện tử là gì? và các vấn đề liên quan thì không phải ai cũng nắm được. Vì vậy, Luật Hoàng Phi sau đây sẽ mang tới cho Quý khách hàng những thông tin cần thiết để giải đáp câu hỏi Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử căn cứ quy định tại khoản 1 – Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Thông tư, cụ thể:

Hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung: tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt.

Ngoài việc giải đáp Hóa đơn điện tử là gì? chúng tôi tiếp tục làm rõ các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử trong các phần tiếp theo của bài viết.

Lợi ích của hóa đơn điện tử

Sự ra đời của hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích đối với mọi người, có thể điểm qua như:

– Hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian khi không phải tốn quá nhiều thời gian trong việc đặt in, thông báo phát hành hóa đơn

– Giảm chi phí trong việc in hóa đơn và chi phí bưu điện gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn. Chính vì vậy, so với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh lên rất nhiều.

– Đồng thời, hóa đơn điện tử còn thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu.

– Hóa đơn điện tử đảm bảo tính an toàn, bảo mật và chống làm giả hơn hóa đơn thông thường. Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn không thể làm giả, cũng khó có thể xảy ra các sai sót thường gặp khi viết hóa đơn giấy như viết sai thông tin người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá,…

Các loại hóa đơn diện tử

Nhằm tạo sự thuận tiện trong sử dụng và kê khai, Nghị định 119/2018/NĐ-CP chia hóa đơn điện tử thành 03 loại:

– Hóa đơn giá trị gia tăng:

Đây là loại hóa đơn áp dụng đối với người cung cấp dịch vụ, buôn bán hàng hóa thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, Trong trường hợp này, hóa đơn giá trị gia tăng bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và được chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế.

– Hóa đơn bán hàng:

Hóa đơn bán hàng được áp dụng với người bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Trong trường hợp này hóa đơn bán hàng bao gồm cả hóa đơn dược khởi tạo từ máy tính tiền và chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế.

– Các loại hóa đơn khác:

Ngoài những loại hóa đơn điện tử hay được nhắc tới trên đây thì còn có những loại hóa đơn khác như: tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hay các chứng từ điện tử khác với nội dung giống như nội dung của hóa đơn điện tử quy định tại Điều 6 – Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay hóa đơn điện tử được sử dụng rộng rãi đối với người bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Tuy nhiên để sử dụng hóa đơn điện tử tổ chức phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Tổ chức kinh tế phải có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc tổ chức có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động với ngân hàng

– Tổ chức phải có có đội ngũ người thực thi đủ trình độ chuyên môn cũng như khả năng phù hợp để khởi tạo, tạo lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

– Tổ chức phải có đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng các yêu cầu về việc khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng và quản lý lưu trữ hóa đơn điện tử

– Tổ chức cũng cần phải đáp ứng điều kiện về chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật

– Tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để sử dụng hóa đơn điện tử chắc chắn phải có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Điều này nhằm đảm bảo dữ liệu trong hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm xác lập hóa đơn.

– Tổ chức cần đảm bảo hệ thống sao lưu và khôi phục dữ liệu để phòng trường hợp đường truyền thông tin gặp sự cố không mong muốn xảy ra.

Lưu ý đối với doanh nghiệp: Có thể thấy những lợi ích của hóa đơn điện tử hiện nay là không thể phủ nhận tuy nhiên hiện nay vẫn còn một số doanh nghiệp vẫn đắn đo và sử dụng hóa đơn truyền thống thay vì hóa đơn điện tử. Mặc dù vậy, theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP của Bộ Tài chính sẽ có hiệu lực vào 01/07/2022 thì doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022.

Với những phân tích trên đây, Luật Hoàng Phi đã mang tới những thông tin cần thiết gửi tới Quý khách hàng về Hóa đơn điện tử là gì?. Trường hợp có bất cứ thắc mắc gì về bài viết và các thủ tục hành chính liên quan, Quý khách hàng đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua tổng đài tư vấn 1900 6557 của công ty Luật Hoàng Phi để được hỗ trợ.

>>>>> Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử