Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn nước ngoài 2024

Văn phòng đại diện hoạt động theo ủy quyền của doanh nghiệp mẹ ở nước ngoài, thay doanh nghiệp mẹ thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, tìm kiếm thông tin, thúc đẩy sự hợp tác.

Thành lập văn phòng đại diện là một thủ tục hành chính được pháp luật Việt Nam quy định, doanh nghiệp nước ngoài khi muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam trước hết cần phải tìm hiểu pháp luật, quy trình, thủ tục thành lập.

Và trong nội dung bài viết này, Luật Hoàng Phi sẽ hỗ trợ giải đáp, đem đến một số thông tin khi thành lập văn phòng đại diện cũng như đưa ra Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Dựa theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 thì văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài, có nhiệm vụ đại diện theo sự ủy quyền cho các hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài và lợi ích của doanh nghiệp đó tại Việt Nam.

Đặc điểm của văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có những đặc điểm như sau:

– Văn phòng đại diện có chức năng của văn phòng liên lạc.

– Văn phòng đại diện sẽ thực hiện công tác nghiên cứu, tìm kiếm thông tin hỗ trợ doanh nghiệp chính tiếp cận thị trường Việt Nam.

– Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, không được thực hiện các hoạt động sinh lời khác, không có quyền nhân danh mình ký kết các hợp đồng riêng.

Văn phòng đại diện là một hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi muốn mở rộng thị trường trong nước cũng như doanh nghiệp nước ngoài muốn tiến vào thị trường Việt Nam. Việc thành lập văn phòng đại diện sẽ mang đến những lợi ích:

– Là công cụ để nghiên cứu thông tin, thăm dò tình hình thị trường.

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt nam sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận, làm quen với thị trường Việt Nam, giúp doanh nghiệp tìm kiếm khách hàng, thúc đầy các hoạt động thương mại.

– Thủ tục thành lập văn phòng đơn giản, nhanh chóng.

Tại Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp nước ngoài đủ điều kiện sẽ được hỗ trợ tối đa khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Bên cạnh đó, người lao động nước ngoài khi làm việc tại Việt Nam cũng được hỗ trợ đầy đủ các chế độ theo pháp luật.

– Chi phí thành lập, hoạt động văn phòng đại diện không cao.

Theo quy định pháp luật Việt Nam, thành lập văn phòng đại diện không yêu cầu phải có vốn đầu tư và không áp thuế trong quá trình hoạt động.

– Là tiền đề khi chuyển đổi lên loại hình công ty con.

Với chức năng chính là tìm kiếm thông tin, điều tra thị trường, thúc đẩy hợp tác kinh doanh. Vậy nên, khi doanh nghiệp đã quen với thị trường Việt Nam thì việc thành lập công ty con sẽ an toàn hơn.

Bên cạnh những thuận lợi khi thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam thì nếu thuộc một trong các trường hợp sau thì doanh nghiệp nước ngoài không được thành lập văn phòng đại diện:

– Doanh nghiệp nước ngoài chưa hoạt động đủ 1 năm ở nước sở tại.

– Doanh nghiệp không tuân theo pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia.

– Doanh nghiệp nước ngoài đã có một văn phòng đại diện ở tỉnh/ thành phố thì không được văn phòng đại diện khác ở cùng địa phương.

– Doanh nghiệp nước ngoài muốn hoạt động kinh doanh sinh lời.

Chức năng của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

– Chức năng chính của văn phòng đại diện là thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân.

+ Văn phòng đại diện sẽ là đầu mối liên lạc giữa công ty mẹ tại nước ngoài và khách hàng tại Việt Nam. Hiện nay, việc kinh doanh hàng hóa, dịch vụ xuyên biên giới không còn lạ lẫm nhất là kinh doanh qua mạng Internet và các sàn thương mại điện tử. Do đó văn phòng đại diện được lập ra để làm đầu mối trao đổi thông tin giữa các bên.

+ Tìm hiểu thị trường: Chức năng này của văn phòng đại diện thường được các công ty nước ngoài sử dụng khi chuẩn bị đầu tư. Trước khi thực hiện đầu tư góp vốn vào Việt Nam thông thường nhà đầu tư muốn nắm rõ nhu cầu của thị trường từ đó sẽ định hướng cho việc đầu tư một cách tốt nhất.

+ Xúc tiến cơ hội đầu tư kinh doanh: Việc xúc tiến cơ hội đầu tư kinh doanh sẽ tạo ra khách hàng trước khi đầu tư vốn. Điều này sẽ tránh những rủi ro quá mức khi đầu tư tại một thị trường mới. 

– Ngoài ra, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như sau:

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

– Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Như vậy để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài cần phải đáp ứng được đầy đủ các điều kiện như đã nêu ở trên.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn nước ngoài gồm những gì?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam sẽ bao gồm các tài liệu như sau:

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn nước ngoài ở đâu?

– Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài được lập thành 01 bộ và nộp đến Sở Công thương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.

– Sau thời hạn thẩm định hồ sơ, nếu hồ sơ chưa đủ, cơ quan nhà nước sẽ yêu cầu bổ sung tài liệu; còn nếu đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương sẽ cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

– Giấy phép hoạt động được cấp sẽ có thời hạn trong vòng 05 năm nhưng không quá thời hạn của Giấy đăng ký của doanh nghiệp nước ngoài nếu pháp luật nước ngoài có quy định về thời hạn.

Các bước thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn nước ngoài

Để thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam, Quý vị cần phải thực hiện theo trình tự như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty có vốn nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Khi thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam cần đáp ứng được đầy đủ các điều kiện do pháp luật quy định và chuẩn bị đẩy đủ hồ sơ như đã hướng dẫn ở trên. Nếu trong quá trình chuẩn bị hồ sơ gặp khó khăn quý khách hàng hãy liên hệ đến Luật Hoàng Phi để được hướng dẫn chi tiết hơn.

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện đến cơ quan chức năng có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ.

– Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật thì tổ chức, cá nhân sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.

– Theo dõi hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, thực hiện bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Bước 3: Nhận kết quả là Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện.

Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật thì sẽ được cấp Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện.

Bước 4: Thực hiện các thủ tục sau khi được cấp phép hoạt động

Sau khi được cấp phép hoạt động văn phòng đại diện phải thực hiện các công việc như công bố thành lập, đăng ký mã số thuế, khắc dấu và công bố mẫu dấu,…

Trên đây là những thông tin cơ bản để hiểu rõ hơn về văn phòng đại diện là gì cũng như thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Nếu Quý khách hàng còn có những thắc mắc về pháp lý liên quan thì có thể liên hệ đến Luật Hoàng Phi qua Hotline: 0981.378.999 của chúng tôi để được giải đáp.