Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không?

Thành lập Văn phòng đại diện là xu hướng của rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước trong nền kinh tế thị trường với môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay nhằm mục đích mở rộng tối đa thị trường kinh doanh và nâng cao doanh số bán hàng.

Tuy nhiên trong quá trình chuẩn bị thành lập Văn phòng đại diện nhiều Khách hàng có băn khoăn Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không? Hiểu rõ điều này chúng tôi thực hiện biên soạn bài viết sau đây.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

Văn phòng đại diện là đơn vị pháp lý trực thuộc doanh nghiệp và chỉ hoạt động thay mặt cho doanh nghiệp về mặt quản trị, với 10 chức năng chính sau:

– Thực hiện phát triển ngành nghề kinh doanh đã được cấp có thẩm quyền cấp phép trong lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật hiện hành.

– Báo cáo chính quyền địa phương theo quy định của nhà nước.

– Lập báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.

– Báo cáo kết quả kinh doanh hàng năm, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở.

– Tổ chức công tác kế toán kinh tế theo nguyên tắc kế toán độc lập.

– Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo định hướng quy mô của Hội đồng quản trị.

– Phối hợp với trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như cử nhân viên.

– Quản lý hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực hoạt động.

– Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật để phục vụ mọi hoạt động của văn phòng dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật của doanh nghiệp.

– Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động tại cơ sở.

Khái niệm xuất hóa đơn

Xuất hóa đơn được hiểu là việc kế toán doanh nghiệp thực hiện điền thông tin của khách hàng, hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho khách hàng và số tiền, số tiền thuế lên hóa đơn. Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn và giao hóa đơn cho khách hàng ngau khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đúng nội dung đã ghi trên hóa đơn. Doanh nghiệp hoàn toàn chịu trách nhiệm về những thông tin ghi trên hóa đơn khi xuất hóa đơn.

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không?

Trong quá trình kinh doanh, khi đối tác muốn ký hợp đồng kinh doanh, văn phòng đại diện theo pháp luật có thể xuất hóa đơn không? Căn cứ điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn phát hành hóa đơn như sau:

“Tiêu chí “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”

Người bán phải ghi lại chính xác các tiêu chí “mã số thuế” của người mua và người bán.

Tiêu chí “tên và địa chỉ” của người bán và người mua phải được viết đầy đủ. Trong trường hợp viết tắt, người mua và người bán chính xác phải được xác định.

Trong trường hợp tên và địa chỉ của người mua quá dài, hóa đơn của người bán phải viết ngắn gọn một số danh từ phổ biến như: “Phường” thành “P”; “Quận” trở thành “Q”, “Thành phố” trở thành “TP”, “Việt Nam” trở thành “VN” hoặc “Chia sẻ” là “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” trở thành “Hạn chế”, “khu công nghiệp”. ” đến “KCN”, “sản xuất” đến “Sản xuất”, “Chi nhánh” đến “CN”…

Nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường, phường, xã, quận, thành phố, nhận dạng, nhận dạng chính xác là tên, địa chỉ của doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng hóa thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc.

Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

Trường hợp, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không nhận được hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải xuất hóa đơn và ghi rõ như sau: “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên,  địa chỉ, mã số thuế”.

Có thể nói, việc kế toán của văn phòng đại diện phụ thuộc vào doanh nghiệp. Doanh nghiệp chịu mọi nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của Văn phòng đại diện. Do đó, văn phòng này không có hoạt động thu chi nên sẽ không xử lý tờ khai thuế.

Nếu trong trường hợp có mua hàng hóa và thanh toán trực tiếp cho mục đích hoạt động, hóa đơn có thể được phát hành dưới tên của văn phòng đại diện và sau đó hóa đơn sẽ được chuyển đến trụ sở chính để xử lý làm tờ khai thuế.

Nếu trong trường hợp mua hàng hóa nhưng các chi phí đó do trụ sở trực tiếp thanh toán, hóa đơn sẽ ghi thông tin của trụ sở chính dưới dạng “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”.

Nguyên tắc khi lập và xuất hóa đơn

Việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn phải tuân theo những nguyên tắc được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

– Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

– Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm.

Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể nội dung này.

Trên đây là một số chia sẻ của Luật Hoàng Phi về giải đáp thắc mắc Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không? Khách hàng theo dõi bài có vướng mắc vấn đề liên quan vui lòng phản hồi trực tiếp để được nhân viên hỗ trợ.

>>>>>> Tìm hiểu thêm bài viết: Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam