Quy định về thể thức văn bản

Xây dựng và ban hành văn bản có ý nghĩa và vai trò vô cùng quan trọng nhằm bảo đảm thông tin phục vụ việc quản lý, điều hành và quyết định hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện của hoạt động giao tiếp dùng để ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hoặc những ký hiệu nhất định. Chính vì vậy, đảm bảo thể thức văn bản là điều rất cần thiết. Tuy nhiên, trên thực tế, khi soạn thảo văn bản các cơ quan, tổ chức thường quan tâm tới mặt nội dung văn bản hơn là về mặt thể thức dẫn đến thực trạng thể thức văn bản không được thực hiện trên cơ sở thống nhất trong các cơ quan, tổ chức.

Bài viết sau đây sẽ đưa tới Quý khách hàng những thông tin cần thiết liên quan tới quy định về thể thức văn bản.

Thể thức trình bày văn bản

Việc trình bày văn bản hành chính đúng mực được thực hiện theo hướng dẫn của Thông tư 01/2011/TT, tuy nhiên Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực đã thay đổi nhiều điểm trong thể thức và cách thức trình bày văn bản. Quy định về thể thức văn bản được thể hiện như sau:

– Sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản: Thay vì được sử dụng trên khổ giấy A4 hoặc A5 thì hiện nay tất cả các loại văn bản hành chính sẽ chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 291mm). Văn bản sẽ được trình bày theo chiều dài của khổ giấy A4, trường hợp có bảng biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể trình bày theo chiều rộng của khổ giấy.

– Cách đánh số trang: Đây cũng là vấn đề cần lưu ý, số trang sẽ được đặt ở giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản và được đánh số từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cơ chữ 13 -14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.

–  Quốc hiệu, tiêu ngữ: Quốc hiệu “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản. Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

– Tên và trích yếu nội dung văn bản: Đối với phần này tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay tên loại văn bản, chữ thường, cỡ chữ từ 13 – 14. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền và có độ dài từ 1/3 đến ½ độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

– Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

– Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

– Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hòặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

– Phần nơi nhận văn bản gồm có: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.

Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).

Trên đây là những thông tin chúng tôi đưa tới Quý khách hàng về quy định về thể thức văn bản. Đây là một trong những điều cơ bản mà khi soạn thảo bất kỳ một văn bản hành chính nào cũng cần nắm được và chú ý. Trường hợp có bất cứ thắc mắc nào về bài viết hay chủ đề này, Quý khách hàng đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua tổng đài tư vấn trực tuyến.