Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Hằng ngày, chúng ta tiếp xúc và phải sử dụng rất nhiều văn bản hành chính khác nhau. Với văn bản hành chính, có thể truyền đạt được những nội dung và yêu cầu từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hoặc tập thể với cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Chính vì vậy, văn bản hành chính rất quan trọng.

Mặc dù có mối quan hệ mật thiết trong cuộc sống hằng ngày nhưng không phải ai cũng biết cách trình bày một văn bản hành chính đúng thể thức và quy định của pháp luật. Hiểu được vấn đề này, bài viết dưới đây, Luật Hoàng Phi sẽ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính để quý độc giả có thể hiểu được rõ hơn về nội dung này.

Thể thức của văn bản hành chính theo quy định của pháp luật

Ngày 05/03/2020 Nghị định 30/2020/NĐ-CP do Chính phủ ban hành chính thức có hiệu lực, thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP. Nghị định 30 cũng có những quy định mới về thể thức trình bày đối với một văn bản hành chính.

Thể thức văn bản hành chính sẽ bao gồm các thành phần chính sau đây:

– Quốc hiệu, tiêu ngữ

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

– Địa danh và thời gian ban hành văn bản

– Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

– Nội dung chính của văn bản

– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

– Chữ ký và dấu của cơ quan, tổ chức

– Nơi nhận

Như vậy theo quy định về thể thức trình bày đối với một văn bản hành chính thì khi soạn thảo cần có đầy đủ các nội dung như đã nêu ở trên.

Ngoài những thông tin cơ bản trên thì văn bản hành chính có thể bổ sung các thành phần khác như: phụ lục văn bản, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, ký hiệu và số hiệu bản phát hành, địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, số điện thoại, số Fax,.. v.v

Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định của pháp luật

Về phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ: Trước đây phông chữ sử dụng để trình bày văn bản là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 nhưng theo quy định hiện hành quy định phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. Riêng cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

Đối với số trang của văn bản: Trước đây số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy, hiện nay số trang văn bản được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

Phải ghi tên cơ quan chủ quản: Trước đây, trong một số trường hợp không phải ghi tên cơ quan chủ quản, hiện nay theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ- CP thì quy định này đã bị bãi bỏ. Theo đó, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản, bao gồm tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.

Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở, được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 đến 13.

Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Nghị định số 30/2020/NĐ – CP có thêm quy định về chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử và dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. Theo đó, hình ảnh và vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh, chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt, đặt giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo. Vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức nằm góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo và không hiển thị.

Phần căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14.

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

Trên đây, Luật Hoàng Phi đã mang tới cho Quý khách hàng hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Mặc dù chỉ là về mặt thể thức trình bày nhưng đây là một tiêu chuẩn quan trọng khi soạn thảo văn bản hành chính mà mọi người cần lưu tâm. Để biết thêm thông tin chi tiết, Quý khách hàng đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua Tổng đài tư vấn trực tuyến.