Cần làm gì sau khi thay đổi trụ sở công ty?

Trong thời đại hiện nay, mỗi công ty khi bắt đầu tiến hành thành lập, chủ doanh nghiệp cần phải chuẩn bị trụ sở chính của công ty. Địa chỉ của trụ sở công ty là nơi tiến hành làm việc với khách hàng và đối tác. Trong suốt quá trình hoạt động của mình, sẽ có một vài lý do khách quan hoặc chủ quan mà doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.

Vậy những lưu ý khi thay đổi trụ sở công ty là gì? Hãy để Luật Hoàng Phi hướng dẫn bạn trong bài viết này nhé.

Đầu tiên, địa chỉ trụ sở chính của công ty là một trong những nội dung được ghi nhận trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, theo quy định tại điều 29 Luật doanh nghiệp 2014.

Trường hợp công ty chuyển trụ sở làm việc sang một nơi khác, công ty phải có nghĩa vụ tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung là thay đổi địa chỉ công ty trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi cho cơ quan đăng ký kinh doanh, điều này được quy định tại Điều 31 Luật doanh nghiệp 2014.

Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở, công ty phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế quản lý trực tiếp liên quan đến việc chuyển địa điểm của công ty theo quy định mà Luật ban hành, trường hợp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở công ty khác quận/huyện hoặc khác tỉnh/thành phố.

Các việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty như sau:

– Bước 1: Nộp hồ sơ tới cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp (chi cục thuế nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính) để tiến hành thủ tục chốt thuế cho quận/huyện cũ hoặc tỉnh/thành phố cũ.

Lưu ý: Việc này chỉ tiến hành khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyên hoặc tỉnh/thành phố

– Bước 2: Nộp hồ sơ tới phòng đăng ký kinh doanh để thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Hồ sơ cho việc này bao gồm những tài liệu sau:

+ Thông báo thay đổi địa chỉ công ty (theo mẫu)

+ Biên bản họp của hội đồng thành viên, đại hội đồng cổ đông (áp dụng công ty TNHH 2 thành viên/công ty cổ phần)

+ Quyết định của chủ sở hữu công ty (công ty tnhh 1 thành viên)/ chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng quản trị công ty về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

+ Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ hoặc hợp đồng ủy quyền cho tổ chức được ủy quyền thực hiện

– Bước 3: Thay đổi dấu công ty và công bố lại mẫu dấu công ty trên cổng thông tin

Với các công ty trên con dấy công ty có thông tin về quận/huyện/thành phố/tỉnh mà khi thay đổi sang quận/huyện/thành phố/tỉnh sẽ cần phải khắc lại dấu và công bố lại thông tin mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia.

– Bước 4: In hoặc phát hành lại hóa đơn

Đối với các doanh nghiệp phải có hóa đơn VAT thì sau khi thay đổi trụ sở doanh nghiệp cũng cần phải thay đổi hóa đơn VAT vì trong hóa đơn bắt buộc phải có địa chỉ của doanh nghiệp.

Với các công ty sử dụng hóa đơn giấy sẽ hủy toàn bộ hóa đơn cũ và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sau khi hủy hóa đơn giấy, với các công ty đang sử dụng hóa đơn điện tử sẽ liên hệ với nhà cung cấp để tiến hành thay đổi thông tin hóa đơn trên phần mềm.

Nơi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty: Liên hệ với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đã đăng ký (Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở của công ty sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi công ty đã đăng ký thì gửi hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi dự định đặt trụ sở mới của mình.)

Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ của công ty.

Lưu ý: Trong vòng 30 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục công bố nội dung đăng ký.

Ngoài ra, sau khi thay đổi trụ sở công ty doanh nghiệp cần thay đổi mẫu con dấu của mình. Công ty liên hệ các đơn vị khắc dấu để khắc dấu mới và làm công bố theo mẫu II-9 tại thông tư 02/2019/TT-BKHĐT.

Mức phạt chậm nộp hồ sơ thay đổi trụ sở công ty:

Khi phát sinh thay đổi mà quá thời hạn 10 ngày theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp chưa thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở thì doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính với số tiền thấp nhất là 1.000.000 đồng và cao nhất là 15.000.000 đồng, phụ thuộc vào số ngày quá hạn mà doanh nghiệp chậm thực hiện theo quy định tại Điều 25 Nghị định 50/2016/NĐ-CP.

Như vậy, đối với trường hợp thay đổi trụ sở công ty thì cần phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày phát sinh thay đổi.

Trong quá trình thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở của công ty khó tránh khỏi những vấn đề gây mất thời gian, với gần 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, Luật Hoàng Phi hi vọng sẽ hỗ trợ được quý khách hàng hoàn thành các thủ tục trên một cách nhanh và hiệu quả nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ nhanh nhất!