Thủ Tục Thay Đổi Địa Chỉ Công Ty Như Thế Nào 2024?

Thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục hành chính được thực hiện tại Sở kế hoạch đầu tư khi công ty có sự thay đổi địa chỉ công ty từ địa chỉ cũ tới địa chỉ mới, khi việc thay đổi được hoàn thành, sở kế hoạch đầu tư sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới và ghi nhận địa chỉ mới trên đăng ký.

Căn cứ pháp lý khi thay đổi địa chỉ công ty

– Luật Doanh nghiệp 2020;

– Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;

– Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế;

– Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp;

Địa chỉ công ty là gì?

Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: Địa chỉ công ty là địa điểm làm việc, liên hệ của doanh nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam, địa chỉ công ty được xác định bằng số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Lưu ý khi lựa chọn địa chỉ đăng ký trụ sở chính công ty:

– Một địa chỉ có thể đăng ký trụ sở 02 công ty;

– Nhà chung cư/khu tập thể cũ không được phép sử dụng để đăng ký trụ sở công ty;

– Không được đăng ký trụ sở chính công ty tại đất dự án chưa xin được dự án, đất nông nghiệp và một số trường hợp khác.

– Tại địa chỉ trụ sở chính công ty đã đăng ký, doanh nghiệp phải treo biển, trên biển công ty ghi rõ các thông tin: tên công ty, mã số doanh nghiệp và địa chỉ xác định.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty như thế nào?

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sẽ được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chốt thuế/quyết toán thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố

Với những công ty thay đổi địa chỉ khác quận/huyện và hoặc tỉnh/thành phố sẽ phải nộp thông báo theo mẫu số 08 tới cơ quan thuế đang quản lý doanh nghiệp để tiến hành thủ tục “chốt” thuế quận/huyện/tỉnh cũ và xin công văn xin chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới.

Thời gian thực hiện thủ tục này thông thường kéo dài tư 15-20 ngày làm việc tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.

Lưu ý:

– Hiện nay (2024), các doanh nghiệp khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty (khác quận/huyện) và doanh nghiệp có doanh thu trên hóa đơn sẽ phải tiến hành thủ tục quyết toán thuế trước khi thay đổi địa chỉ công ty.

– Với các công ty tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận/huyện sẽ không cần phải tiến hành thủ tục này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty như sau:

Hồ sơ nộp tại cơ quan thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố.

– 01 Tờ khai theo mẫu 08-MST quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC

– Công văn đề nghị chốt thuế chuyển địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện, tỉnh, thành phố.

– Bản sao chứng thực giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty.

– Giấy ủy quyền cho Luật sư trong trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà ủy quyền cho người khác.

Hồ sơ nộp tại phòng đăng ký kinh doanh trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận:

– 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật

– 01 Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ công ty (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)

– 01 Biên bản họp công ty với nội dung thay đổi địa chỉ công ty;

– 01 Bản gốc Công văn (mẫu 09) cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển quận (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện)

– Giấy ủy quyền/hợp đồng ủy quyền cho Luật sư tiến hành nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ.

Hồ sơ nộp tại phòng đăng ký kinh doanh trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khách tỉnh/thành phố:

– 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật

– 01 Điều lệ công ty đã sửa đổi bổ sung (Bản sao)

– Danh sách người đại diện theo ủy quyền (Công ty TNHH 1 thành viên), danh sách thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên), danh sách cổ đông (Công ty cổ phần), danh sách thành viên hợp danh (Công ty hợp danh)

– 01 Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần)

– 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty

– Giấy ủy quyền/hợp đồng ủy quyền cho Luật sư tiến hành nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật.

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chính doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty sẽ nộp qua Cổng thông tin quốc gia theo địa chỉ website https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ tới phòng đăng ký kinh doanh thuộc sở kế hoạch đầu tư nơi cấp đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp.

Người được ủy quyền nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Cơ quan đăng ký sẽ cấp Giấy biên nhận qua mạng thông tin điện tử. Kết quả sẽ được gửi về địa chỉ người nộp hồ sơ đã đăng ký qua bưu điện.

Bước 4: Cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ghi nhận địa chỉ mới

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, phòng đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trước khi đồng ý và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ  trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp hợp lệ sẽ tiến hành nộp hồ sơ giấy tại Sở kế hoạch đầu tư để nhận kết quả là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).

Thời gian thay đổi địa chỉ công ty?

Thời gian thay đổi địa chỉ công ty tính như sau:

– Thời gian soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp: 1 ngày làm việc;

– Thời gian nộp hồ sơ tới cơ quan thuế cho đến khi nhận được công văn chuyển quận/huyện/tỉnh/thành phố (trường hợp thay đổi địa chỉ khác quận/huyện/tỉnh/thành phố): 10 -15 ngày làm việc;

– Thời gian thay đổi địa chỉ trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 3-5 ngày làm việc;

– Thời gian đổi dấu công ty (trường hợp dấu cũ có thông tin quận/huyện/tỉnh/thành phố): 1 ngày làm việc.

Như vậy: Tổng thời gian thay đổi địa chỉ công ty sẽ khoảng từ 5-20 ngày làm việc phụ thuộc vào việc có phải chuyển cơ quan quản lý thuế hay không.

Chi phí thay đổi địa chỉ công ty của Luật Hoàng Phi

Chi phí dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty của Luật Hoàng Phi cụ thể như sau:

– Xin công văn chốt thuế quận cũ: 1.500.000 – 2.500.000 VND

– Thay đổi địa chỉ Công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: 1.100.000 – 1.200.000 VND

– Thay đổi dấu công ty để ghi nhận địa chỉ mới và công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia: 500.000 VND

Lưu ý: Chi phí nêu trên đã bao gồm chi phí nhà nước, phí dịch vụ của  Luật Hoàng Phi nhưng không bao gồm 08% VAT.

Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại công ty Luật Hoàng Phi

Lý do bạn nên lựa chọn Luật Hoàng Phi là đơn vị cung cấp dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty:

– Vì Luật Hoàng Phi có một thái độ phục vụ vô cùng tận tình và chu đáo

– Vì đội ngũ luật sư, chuyên viên có chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm

– Vì các gói dịch vụ đa dạng, đáp ứng mọi nhu cầu về pháp lý của khách hàng

– Vì chi phí dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty hợp lý, mang lại giá trị cao

Cùng hàng trăm lý do nữa mà chúng tôi không thể liệt kê được hết trong bài viết này.

Trong quá trình cung cấp dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty, Luật Hoàng Phi sẽ thực hiện các công việc sau:

– Tư vấn quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện, khác quận/huyện, khác tỉnh/thành phố

– Tư vấn địa chỉ mới dự định chuyển tới có được đăng ký làm trụ sở công ty hay  không?

– Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị tài liệu cho việc thay đổi địa chỉ công ty;

– Soạn thảo và nộp hồ sơ tại cơ quan thuế để xin công văn đồng ý chuyển quận;

– Soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty và nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh nới cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

– Theo dõi hồ sơ, bổ sung hoặc sửa chữa hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của chuyên viên

– Nhận công văn từ cơ quan thuế và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới đã thay đổi địa chỉ công  ty;

– Khác mới dấu công ty, công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia

– Tư vấn các vấn đề pháp lý khác liên quan sau khi thay đổi địa chỉ công ty;

Hỏi đáp nhanh về thay đổi địa chỉ công ty

1. Điều kiện đăng ký địa chỉ công ty?

Để địa chỉ đó có thể đăng ký làm trụ sở chính công ty, địa chỉ cần đáp ứng điều kiện như sau:

– Có địa chỉ rõ ràng bắt đầu bằng số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

– Không được sử dụng nhà chung cư/tòa nhà không có chức năng kinh doanh văn phòng/khu tập thể cũ để đăng ký trụ sở công ty.

– Một địa chỉ nhà riêng không đăng ký quá 2 địa chỉ trụ sở công ty;

2. Các việc cần phải làm sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Sau khi hoàn thành việc thay đổi địa chỉ công ty trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý các việc sau:

Về con dấu công ty

Trường hợp thay đổi địa điểm công ty đến một quận/huyện, tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành thực hiện thủ tục khắc lại con dấu (trường hợp trên dấu cũ có ghi nhận thông tin quận/huyện, tỉnh, thành phố trước khi thay đổi).

Về hóa đơn công ty

Doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số, hóa đơn điện tử để đề nghị ghi nhận lại địa chỉ mới theo đăng ký kinh doanh sau khi thay đổi.

Các vấn đề khác khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm

– Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội

– Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản đối với tài khoản ngân hàng công ty;

– Ký hợp lục hợp đồng thay đổi địa chỉ với các hợp đồng đã ký ký và đang tiến hành công việc;

– Thay đổi mọi thông tin liên quan có ghi nhận địa chỉ công ty trên đó;

3. Thay đổi địa chỉ công ty có phải thông báo tới khách hàng không?

Việc thay đổi địa chỉ công ty đồng nghĩa với việc thay đổi địa điểm giao dịch và thông tin doanh nghiệp trong các hợp đồng kinh tế đang thực hiện cũng như các giao dịch khác với khách hàng. Do đó, khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp nên thông báo cho khách hàng về địa chỉ giao dịch mới.