Cách sắp xếp chứng từ kế toán chuẩn chỉnh

Quý vị đang loay hoay không biết cách sắp xếp chứng từ kế toán. Hãy tham khảo bài viết sau đây của Luật Hoàng Phi để tìm được giải pháp tối ưu nhất, trong việc thực hiện công tác kế toán chuyên môn.

Vì sao phải sắp xếp chứng từ kế toán?

+ Việc sắp xếp chứng từ kế toán hợp lý, sẽ giúp cho công tác nghiệp vụ thuận lợi và nhanh chóng;

+ Khi các chứng từ được sắp xếp ngăn nắp và theo những mục đích khác nhau, giúp cho việc tìm kiếm dễ dàng hơn đặc biệt trong thời điểm quyết toán thuế với hàng loạt chứng từ khác nhau;

+ Sắp xếp chứng từ còn thể hiện khả năng nghiệp vụ của kế toán cũng như sự rõ ràng trong công việc.

Do đó, cách sắp xếp hóa đơn chứng từ là một trong việc cần thiết phải làm khi thực hiện các công việc liên quan.

Hướng dẫn cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học nhất

Có nhiều cách thức sắp xếp chứng từ khác nhau, tùy vào ý định của từng người. Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn Quý vị cách cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học nhất.

1/ Sắp xếp chứng từ theo loại chứng từ ban đầu

Chứng từ ban đầu hay còn gọi là chứng từ gốc, đây là loại chứng từ đặc biệt quan trọng thể hiện những thông tin số liệu, giá trị khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế hoặc đã hoàn thành nghiệp vụ.

Chứng từ này được sử chủ yếu trong việc kê khai thuế để nộp cho cơ quan có thẩm quyền, cụ thể nên sắp xếp như sau:

+ Chứng từ gốc sắp xếp theo thứ tự bảng kê khai thứ đầu ra/ đầu vào theo tháng và để chung với tờ khai thuế.

+ Các chứng từ đi kèm chứng từ gốc, nên sắp xếp theo mục lưu trữ:

Hóa đơn đơn bán ra thường kèm chung với phiếu thu, hợp đồng kinh tế nếu có; Hóa đơn mua vào đi kèm với thanh toán, ủy nhiệm chi, phiếu chi hay giấy đề nghị thanh toán; Hóa đơn mua bán hàng hóa thường đi cùng phiếu hạch toán và phiếu xuất- nhập,…

Lưu ý: Nên kẹp chứng từ gốc theo tháng và các tháng nên đánh số, màu sắc riêng.

>>>>> Tham khảo: Chứng từ kế toán là gì?

2/ Sắp xếp dựa trên báo cáo thuế nộp cho cơ quan thuế

Báo cáo thuế thường nộp theo tháng, theo quý do đó nên lựa chọn các chứng từ liên quan đến báo cáo tài chính để sắp xếp với nhau cho hợp lý, cụ thể:

+ Các chứng từ liên quan đến từng loại thuế để riêng ra như hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), hóa đơn mua bán, hóa đơn xuất, nhập khẩu hàng hóa,…

+ Tòa khai thuế, tờ khai hải quan theo từng đợt.

3/ Sắp xếp trên cơ sở các hợp đồng

Quý vị nên tổng hợp lại các loại hợp đồng mà doanh nghiệp đã giao kết sau đó lưu trữ lại thành mục riêng cho dễ kiểm soát.

+ Hợp đồng kinh tế: Tờ trình bản kế hoạch, hồ sơ thầu, hợp đồng gốc, phiếu chi, ủy nhiệm chi, biên bản bàn giao, hóa đơn đỏ, phiếu nhập kho- xuất kho,…

+ Hợp đồng lao động: Thang lương, bảng lương, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, bảng kê lương, bảng chi lương, hóa đơn thanh toán, bảng tổng hợp thời gian làm thêm, bảng chi trả các chế độ,…

Với những thông tin hữu ích về cách sắp xếp chứng từ kế toán và hướng dẫn cách thức sắp xếp sao cho khoa học, trên kinh nghiệm mà Luật Hoàng Phi đã đúc kết được. Hy vọng Quý vị sẽ lựa chọn được cho mình cách sắp xếp phù hợp nhất.