Cách gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội qua đường bưu điện an toàn nhất

 Gửi hồ sơ BHXH qua bưu điện giúp người tham gia bảo hiểm xã hội và doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí đi lại. Vậy cách gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội qua đường bưu điện được thực hiện như thế nào? Các loại hồ sơ giải quyết quyền lợi, chế độ, thủ tục của bảo hiểm sẽ được gửi về bộ phận nào để xử lý?

Khách hàng thắc mắc những nội dung trên vui lòng tham khảo nội dung bài viết sau đây của Luật Hoàng Phi. Hi vọng với những nội dung mà chúng tôi chia sẻ trong bài viết sẽ trở thành các thông tin hữu ích phục vụ doanh nghiệp, người lao động trong quá trình thực hiện thủ tục.

Hướng dẫn cách gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội qua đường bưu điện

Theo Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg ngày 19/10/2016 của Thủ tướng Chính phủ có đề cập về việc thực hiện tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) qua dịch vụ bưu chính đã giúp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại trong quá trình nộp hồ sơ BHXH của các đơn vị.

Trong nội dung quyết định cũng có nêu rất rõ các trách nhiệm của cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyển phát. Do vậy nên việc gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội qua đường bưu điện cũng được bảo đảm, cá nhân, doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng.

Thực tế hiện nay dịch vụ gửi chuyển phát hồ sơ bảo hiểm xã hội qua bưu điện đã hỗ trợ tất cả 23 bộ thủ tục Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm tai nạn (BHXH, BHYT, BHTN).

Tất cả giao dịch trên đều có thể thực hiện trực tuyến, tức chỉ cần có internet Khách hàng hoàn toàn có thể ngồi tại nhà để thực hiện các thao tác. Bưu điện sẽ tiếp nhận hồ sơ BHXH tại địa chỉ người dùng yêu cầu và chuyển nộp cho các cơ quan BHXH quận/huyện/thành phố đồng thời cũng nhận và chuyển trả kết quả cho người dùng từ cơ quan BHXH.

Để việc sử dụng hiệu quả, chúng tôi sẽ hướng dẫn Khách hàng Cách gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội qua đường bưu điện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ BHXH. Người tham gia đăng ký hồ sơ Tham gia điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017. Với các đối tượng khác nhau sẽ gửi hồ sơ, giấy tờ khác nhau.

Bước 2: Ghi thông tin bên ngoài phong bì thư.

– Ghi rõ và cụ thể địa chỉ, tên đơn vị, mã đơn vị trên bao bì và địa chỉ cơ quan BHXH nhận hồ sơ để nhân viên Bưu điện chuyển về đúng địa chỉ và Cơ quan BHXH sẽ lấy địa chỉ này để chuyển kết quả hồ sơ về cho đơn vị.

– Loại hồ sơ: Ghi theo mã số Phiếu giao nhận hồ sơ.

– Cần phải ghi rõ tên phòng, cơ quan BHXH nếu đơn vị đang tham gia tại BHXH TP.Hồ Chí Minh hoặc tên bộ phận của BHXH quận, huyện nếu đơn vị đang tham gia tại BHXH quận, huyện.

Bước 3: Đăng ký nộp hồ sơ BHXH trực tuyến. Khách hàng thực hiện đăng ký tài khoản, nếu đã có sẵn thì bỏ qua đến bước đăng nhập.

Đơn vị, người sử dụng lao động truy cập vào đường link https://bhxh.vnpost.vn/ để đăng ký. Sau khi giao diện của trang hiện ra hãy đăng ký tài khoản bằng cách nhấn vào ô “Đăng ký”. Chọn thông tin đơn vị, nhập mã BHXH, mật khẩu, email, chọn “Cá nhân” hoặc “Đơn vị”, nhập mã bảo mật rồi nhấn đăng ký.

Tiếp đến là thực hiện Đăng nhập vào tài khoản. Khi đã đăng ký thành công, đơn vị sẽ đăng nhập vào hệ thống của bưu điện, tạo lệnh gửi và nơi trả hai chiều theo hướng dẫn trên trang của hệ thống.

Lưu ý:Trong phần chọn địa chỉ để bưu điện đến nhận hồ sơ, đơn vị điền đúng địa chỉ nếu cùng địa chỉ đơn vị (địa chỉ đã khai báo với cơ quan BHXH), chỉ cần nhập thông tin của người liên hệ là hoàn tất. Nếu khác địa chỉ thì nhập chi tiết lại địa chỉ hồ sơ và thông tin người liên hệ.

Sau khi gửi yêu cầu, hệ thống tự động xuất ra phiếu gửi hồ sơ. Tiếp theo, đơn vị thực hiện gửi hồ sơ cho nhân viên bưu điện. Thời gian nhận kết quả đã được định sẵn trên các Phiếu giao nhận của từng loại hồ sơ và cộng thêm 3 ngày qua bưu điện tính cả 2 lượt gửi và nhận.

Bước 4: Tra cứu hồ sơ đã gửi

Để kiểm tra hồ sơ đã đến cơ quan BHXH hay chưa, sau 2 ngày kể từ ngày gửi, người gửi truy cập vào website của Bưu điện để tra cứu tại địa chỉ: www.vnpost.vn. Thực hiện nhập mã bưu gửi (số hiệu ID) và ô định vị bưu gửi, chọn dịch vụ Bưu kiện – Parcel bấm nút Track.

Sau khi hoàn tất toàn bộ thông tin của mã bì thư sẽ hiện ra người tra cứu sẽ tra cứu được các thông tin như: Thời gian và Bưu cục đã nhận bì thư của đơn vị; Thời gian bì thư đã tới Bộ phận một cửa của cơ quan BHXH.

Sau khi hoàn tất toàn bộ thông tin, người tra cứu sẽ tra cứu được các thông tin như thời gian và bưu cục đã nhận phong bì thư của đơn vị, thời gian phong bì thư đã tới Bộ phận một cửa của cơ quan BHXH.

Cước dịch vụ phải trả kết quả hồ sơ tại địa chỉ đối với dịch vụ 01 chiều, trong nội quận là 25.000 đồng/hồ sơ. Đối với quận, huyện khác là 35.000 đồng/hồ sơ. Đối với dịch vụ 02 chiều, trong nội quận là 40.000 đồng/hồ sơ và quận, huyện khác là 50.000 đồng/hồ sơ.

Các loại hồ sơ gửi về các phòng (bộ phận)

Bên cạnh việc nắm được Cách gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội qua đường bưu điện thì cá nhân, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục cũng cần nắm được các bộ phận nào của bảo hiểm xã hội sẽ tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cho cá nhân, đơn vị mình. Dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp cụ thể để Khách hàng thấy rõ.

Thứ nhất: Hồ sơ chuyển về phòng (bộ phận) Quản lý thu gồm các PGNHS sau:

– PGNHS 600: Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Báo tăng)

– PGNHS 600a: Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Báo giảm)

– PGNHS 600b: Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Điều chỉnh mức đóng)

– PGNHS 602: Đăng ký BHXH tự nguyện.

– PGNHS 603: Cấp thẻ BHYT theo hộ gia đình.

– PGNHS 604: Đăng ký, thay đổi thông tin đơn vị.

– PGNHS 606: Hoàn trả tiền đóng BHXH, BHYT Tự nguyện.

– PGNHS 608: Điều chỉnh thông tin cá nhân của người tham gia BHXH.

– PGNHS 610: Đổi thẻ BHYT do thông tin ghi trên thẻ không đúng.

– PGNHS 621: Chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc.

– PGNHS 625: Bổ sung hồ sơ cấp sổ BHXH cho lao động kỳ trước.

– PGNHS 628: Điều chỉnh nhân thân do mượn hồ sơ người khác tham gia BHXH.

Thứ hai: Hồ sơ chuyển về phòng (bộ phận) Cấp sổ thẻ gồm:

– PGNHS 607:  Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng

– PGNHS 608: Cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch

– PGNHS 625: Nhận lại sổ BHXH do đơn vị đã nộp trả cơ quan BHXH.

– PGNHS 612: Cấp lại hoặc đổi thẻ BHYT do mất, bị hư hỏng, điều chỉnh quyền lợi khám chữa bệnh và thay đổi nơi khám chữa bệnh hoặc đổi thời điểm hưởng từ đủ 5 năm liên tục.

– PGNHS 610: Cấp thẻ BHYT cho kỳ trước do thiếu thông tin.

Thứ ba:  Hồ sơ chuyển về phòng (bộ phận) Chế độ BHXH gồm:

– PGNHS 315: Chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc trong trường hợp có một hay nhiều sổ BHXH đang lưu giữ ở cơ quan BHXH.

– PGNHS 601: Trợ cấp ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe.

– PGNHS 612: Trợ cấp ốm đau, thai sản và chốt sổ BHXH.

– PGNHS 615: Giải quyết chế độ hưu trí vừa điều chỉnh nhân thân, chức danh nghề đối với người lao động đang đóng BHXH.

– PGNHS 615H: Chế độ hưu trí và điều chỉnh nhân thân, chức danh nghề đối với người lao động đang đóng BHXH.

– PGNHS 616: Cấp tiền mua phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh hình.

– PGNHS 620: Điều chỉnh lại lương hưu, trợ cấp BHXH do thay đổi tiền lương đóng BHXH hoặc được bổ sung thêm thời gian đóng BHXH; Điều chỉnh thông tin về nhân thân trong hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng.

– PGNHS 620H: Điều chỉnh lại lương hưu, trợ cấp BHXH do thay đổi tiền lương đóng BHXH hoặc được bổ sung thêm thời gian đóng BHXH; Điều chỉnh thông tin về nhân thân trong hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng.

– PGNHS 625: Cấp giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (mẫu C65-HD) cho cơ sở KCB đăng ký mới và sau lần đăng ký mới.

– PGNHS 626: Thanh toán kinh phí cho các cơ sở dạy nghề.

Thứ tư: Hồ sơ chuyển về phòng (bộ phận) Giám định BHYT: PGNHS 50..: Thanh toán trực tiếp chi phí khám chữa bệnh BHYT.

Thứ năm: Hồ sơ chuyển về phòng (bộ phận) Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính PGNHS 622: Xác nhận đang tham gia BHXH.

Thứ sáu:  Hồ sơ chuyển về phòng (bộ phận) Kế hoạch tài chính PGNHS 506: Quyết toán kinh phí chăm sóc sức khỏe ban đầu tại các trường học.

Lưu ý:

– Với mỗi phiếu giao nhận hồ sơ khác nhau sẽ có quy định riêng về thời gian giải quyết. Ví dụ:

+ PGNHS 600: Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT thì thời hạn giải quyết loại hồ sơ là 05 ngày làm việc

+ PGNHS 601: Truy thu BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN (Trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN) thì thời hạn giải quyết loại hồ sơ là 10 ngày làm việc.

– Trường hợp cơ quan, doanh nghiệp trong một lần gửi có nhiều loại hồ sơ cần gửi về nhiều phòng (bộ phận) khác nhau, thì đơn vị đóng riêng bì hồ sơ theo từng phòng (bộ phận), sau đó gộp chung tất cả các bì hồ sơ đóng chung vào một bao bì lớn, bên ngoài ghi rõ số lượng các bì hồ sơ nhỏ có bên trong. Nếu ngoài bì hồ sơ không ghi rõ gửi phòng (bộ phận) nào, cơ quan BHXH sẽ gửi chuyển trả cho đơn vị.

Trên đây là một số chia sẻ của Luật Hoàng Phi về Cách gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội qua đường bưu điện. Khách hàng tham khảo nội dung bài hướng dẫn, có vấn đề chưa nắm rõ thông tin có nhu cầu tư vấn kỹ hơn vui lòng phản hồi trực tiếp để bộ phận tư vấn pháp lý chúng tôi hỗ trợ.