Văn bản điện tử là gì?

Hiện nay, cùng với sự tiến bộ của khoa học – công nghệ, thay vì soạn văn bản bằng văn bản trên giấy, một hình thức văn bản đã được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đó là văn bản điện tử. Trong bài viết này, tổng đài 1900 6557 giúp bạn đọc hiểu hơn Văn bản điện tử là gì và những nội dung kiến thức kiên quan đến văn bản điện tử.

>>>>>>> Tham khảo thêm bài viết: Văn bản là gì?

Văn bản điện tử là gì?

Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy theo quy định tại Khoản 7, điều 3, nghị định 78/2015/NĐ-CP của Chính phủ.

Nói một cách dễ hiểu, văn bản điện tử được hiểu là những văn bản được thể hiện thông qua dữ liệu điện tử được lập trình sẵn trên các thiết bị như máy tính, điện thoại. Văn bản điện tử được tạo ra dưới dạn trực tuyến hoặc được scan từ các giấy tờ giấy sang dạng hình ảnh hoặc dưới dạng .doc hoặc dạng .pdf. Về nội dung của văn điện tử thì tương như như văn bản giấy.

Đặc điểm của văn bản điện tử

Ngoài việc giải đáp văn bản điện tử là gì? chúng tôi còn cung cấp các thông tin hữu ích liên quan đến đặc điểm của văn bản điện tử trong nội dung bài viết này.

Hiện nay, văn bản điện tử được mọi người sử dụng một cách phổ biến. Nội dung của văn bản điện tử và đảm bảo giống với nội dung trên văn bản giấy, có sự cố định, thống nhất giữa các thông tin. Ưu điểm lớn nhất của văn bản điện tử là thuận tiện, dễ dang sử dụng, có thể tiết kiệm thời gian và chi phí về giấy. Đặc biệt, trên văn bản điện tử, người sử dụng dễ dàng chỉnh sửa nội dung văn bản khi gặp sai sót. Đây là điều mà văn bản giấy không đáp ứng được.

Văn bản điện tử được hình thành thông qua các phương tiện công nghệ tiên tiến như công nghệ điện tử, máy tính, công nghệ điện, truyền dẫn không dây và nhiều phương tiện tích hợp tạo thành.

Ưu điểm của văn bản điện tử

Sự hình thành của văn bản điện tử đã giúp cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và sự liên hệ, truyền đạt thông tin giữa các cá nhân, tổ chức trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. Sau đây là những ưu điểm vượt trội của văn bản điện tử so với văn bản giấy:

– Sự chu chuyển nhanh chóng trong môi trường điện tử: Đây là ưu điểm vượt trội nhất của văn bản điện tử đối với văn bản giấy. Chỉ cần có mạng Internet và thiết bị để soạn thảo, kết nối thì mọi cá nhân, tổ chức trên phạm vi toàn cầu có thể truyền thông tin, tài liệu cho nhau mà không cần lo đến vấn đề khoảng cách. Sự chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời gần như ngay lập tức của các thông tin. Điều này giúp cho việc tiếp nhận và sử lý thông tin trở nên dễ dàng và tiết kiệm nhiều thời gian hơn.

– Trong cùng một cơ quan, tổ chức, đơn vị, khi chu chuyển văn bản điện tử, các cá nhân trong cùng một cơ quan đơn vị sẽ được đặt trong một môi trường thông tin chung, nhiều người sẽ có thể tham gia để giải quyết công việc Điều này bảo đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá trình xử lý văn bản. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử thông qua internet và hộp thư điện tử bảo đảm sự liên kết với các hệ thống bên ngoài.

– Quá trình xử lý văn bản điện tử trở nên nhanh chóng, thuận tiện và theo một hệ thống nhất định: Việc tìm kiếm văn bản và thông tin văn bản mang tính hệ thống rất cao vì được thực hiện thông qua hệ thống tra tìm tự động. Kết quả tra tìm thường cho ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin. Việc sử dụng văn bản điện tử và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểu khả năng thất lạc văn bản, điều có thể dễ dàng xảy ra đối với tài liệu giấy. 

– Chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng cũng là một ưu thế của tài liệu điện tử: nếu trước đây, với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời gian và công sức (thường phải chép lại toàn bộ trang tài liệu cần sửa) thì ngày nay, việc soạn thảo văn bản trên máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, đây vừa là ưu thế của tài liệu điện tử vừa là thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ.

– Ở một mức độ nào đó, sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý cho phép bảo đảm an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt mã số), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử cho phép làm việc cùng lúc với nhiều văn bản khác nhau và duy trì lịch sử làm việc với văn bản.

– Bảo đảm việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ. Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, bảo đảm an toàn tài liệu. 

Trên đây là những phân tích của tổng đài 1900 6557 về câu hỏi văn bản điện tử là gì? Và có mấy loại văn bản?. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến văn bản điện tử, bạn đọc có thể liên hệ trực tiếp đến số Tổng đài 1900 6557 để được chúng tôi hướng dẫn chi tiết. Xin cảm ơn!

>>>>> Tham khảo thêm bài viết: Văn bản hành chính là gì?