Mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội 2024

Trong quy định của luật về bảo hiểm xã hội cũng như các nghị định, thông tư hướng dẫn, tham gia bảo hiểm xã hội cũng như hưởng các chế độ phải được thực hiện nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo đúng pháp luật. Tuy nhiên trên thực tế vãn có những trường hợp làm sai, làm chưa chính xác theo quy định và cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ yêu cầu đơn vị thực hiện sai phải giải trình bằng văn bản.

Vậy công văn giải trình là gì? Mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội như thế nào? Quý vị hãy cùng Luật Hoàng Phi tìm hiểu trong nội dung bài viết sau đây.

Công văn giải trình bảo hiểm xã hội là gì?

Công văn giải trình bảo hiểm xã hội là văn bản do doanh nghiệp thực hiện khi cơ quan bảo hiểm xã hội tiến hàng thanh tra, kiểm tra phát hiện những vấn đề bất thường tại doanh nghiệp và yêu cầu doanh nghiệp phải giải thích.

Hiện nay, các quy định về pháp luật bảo hiểm xã hội chỉ có nội dung về giải trình bảo hiểm xã hội mà không có mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội. Chính vì thế, khi có yêu cầu giải trình từ phía cơ quan bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp, tổ chức phải tự soạn thảo công văn giải trình theo thể thức quy định của văn bản hành chính.

Một công văn giải trình bảo hiểm xã hội thông thường sẽ có những nội dung như sau:

– Quốc hiệu – tiêu ngữ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, ngày tháng năm làm công văn và tên công văn giải trình.

– Các thông tin của doanh nghiệp làm giải trình bảo hiểm xã hội: tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế, số điện thoại, fax…

– Thông tin người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, giới tính, số chứng minh thư nhân dân/ thẻ căn cước công dân/ hộ chiếu, chức vụ.

– Lý do viết công văn giải trình bảo hiểm xã hội: ghi thông tin về ngày tháng và lý do phải viết công văn giải trình bảo hiểm xã hội.

– Trình bày diễn biến vụ việc: nên trình bày một cách chi tiết, cụ thể về vụ việc, nếu có những người lao động liên quan đến vụ việc thì cần phải cung cấp nhiều nhất những thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, chứng minh thư nhân dân, địa chỉ, mã số thuế thu nhập cá nhân…

– Giải thích rõ ràng, cụ thể những nguyên nhân gây ra vụ việc trong công văn giải trình.

– Đưa ra những yêu cầu cụ thể với cơ quan bảo hiểm xã hội như mong muốn cơ quan bảo hiểm xã hội giải quyết vụ việc đã tường trình…

– Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký tên và đóng dấu.

Khi gửi công văn giải trình bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp phải gửi thêm các hồ sơ, giấy tờ có liên quan đến vụ việc giải trình để làm rõ vấn đề giải trình. Tùy thuộc vào vấn đề phải giải trình mà hồ sơ gửi kèm sẽ có những sự khác biệt nhất định.

Trường hợp nào cần làm công văn giải trình tới bảo hiểm xã hội?

Hiện nay, khi có yêu cầu của cơ quan bảo hiểm xã hội có thẩm quyền thì doanh nghiệp phải thực hiện giải trình theo đúng quy định. Các trường hợp thường gặp khi giải trình bảo hiểm xã hội như sau:

+ Giải trình khi chênh lệch số người lao động tham gia bảo hiểm xã hội với số người lao động thực tế tại đơn vị.

+Giải trình khi doanh nghiệp chậm tham gia bảo hiểm xã hội

+ Giải trình khi doanh nghiệp chậm đóng (nợ) bảo hiểm xã hội.

+ Giải trình khi truy thu bảo hiểm xã hội.

Mẫu công văn giải trình chênh lệch bảo hiểm xã hội

Có rất nhiều lý do dẫn đến việc cơ quan bảo hiểm xã hội yêu cầu doanh nghiệp gửi công văn yêu cầu giải trình về việc chênh lệch giữa số người lao động đóng bảo hiểm xã hội và số người lao động thực tế tại doanh nghiệp. Nguyên nhân có thể do người lao động không tham gia bảo hiểm xã hội nhưng làm việc dài hạn, part time, thời vụ… dẫn đến tình trạng quyết toán thuế thu nhập cá nhân các năm bị chênh lệch.

Quý vị có thể tham khảo mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội như sau:

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

(V/v: Số người đóng bảo hiểm không bằng số người lao động thực tế tại Doanh nghiệp)

Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN/HUYỆN…………

– Tên Doanh nghiệp: CÔNG TY ….

– Người đại diện theo pháp luật: …………….             Chức vụ: Giám đốc

– Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………….. – Tỉnh/ TP. ……

– Điện thoại: ………………………..                             ; Fax: ………………………………………….

– Mã số thuế: ………………

Ngày 09/11/20… Công ty chúng tôi có nhận được Công văn số ……….của Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện ..; Trong công văn yêu cầu Công ty chúng tôi giải trình về số người lao động hiện đang tham gia bảo hiểm không bằng số người trên hồ sơ khai thuế, báo cáo thuế và quyết toán thuế TNCN.

Công ty chúng tôi xin giải trình về việc này như sau:

– Hiện tại Công ty chúng tôi có số người lao động là người ký hợp đồng thử việc;

– Có người là cộng tác viên;

– Có người là lao động thời vụ;

– Có người nhận khoán (Việc này có thể bỏ);

– Có người lao động đã nghỉ hưu;

– Có người lao động không muốn đóng bảo hiểm và xin trả thẳng vào lương;

– ………….

Do vậy:

– Những người thử việc thì Công ty chúng tôi sẽ báo tăng bảo hiểm cho họ sau khi người lao động qua thời gian thử việc.

– Những người là cộng tác viên, lao động thời vụ thì Công ty cũng có chính sách đãi ngộ và lương thưởng phù hợp với Hợp đồng lao động và phù hợp với luật hiện hành.

– Những người đã nghỉ hưu và những người không muốn đóng bảo hiểm thì Công ty đã trả phần bảo hiểm vào lương cho người lao động. Những trường hợp này đã có thể hiện trong hợp đồng lao động.

Công ty xin làm Biên bản giải trình này. Nếu cơ quan bảo hiểm cần thêm hồ sơ nào thì Công ty sẽ cung cấp đầy đủ.

Trân trọng cám ơn!

Tải (Download) mẫu Công văn giải trình chênh lệch bảo hiểm xã hội

Mẫu công văn giải trình truy thu bảo hiểm xã hội

Truy thu bảo hiểm xã hội là việc cơ quan bảo hiểm xã hội thu khoản tiền phải đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp của những trường hợp trốn đóng, đóng không đủ số người thuộc diện bắt buộc tham gia đóng, đóng không đủ số tiền phải đóng theo quy định, chiếm dụng tiền đóng bảo hiểm xã hội, tiền hưởng bảo hiểm xã hội.

Cụ thể, nếu doanh nghiệp có người lao động đã làm việc nhiều tháng, đã ký kết hợp đồng lao động mà đơn vị chưa báo tăng lao động; đơn vị lập hồ sơ đề nghị truy thu cho thời gian còn lại sẽ phải làm công văn giải trình về truy thu bảo hiểm xã hội.

Quý vị có thể tham khảo mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội về vấn đề truy thu như sau:

CÔNG VĂN

(V/v: Giải trình truy thu bảo hiểm xã hội)

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Căn cứ Quyết định số:…./QĐ- …………………………………………………..

Căn cứ…………………………………………………………………………….

Dựa trên tình hình thống kê và kết quả thực hiện việc truy thu bảo hiểm xã hội trên địa bàn tỉnh……………… trong giai đoạn…………, cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh………. Giải trình về việc truy thu bảo hiểm xã hội đối với …………… như sau:

1. Đối tượng truy thu:

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

2. Số tiền truy thu:

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

3. Lý do tiến hành truy thu:

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

4. Hồ sơ truy thu:

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

5. Trách nhiệm của cơ quan đối với việc truy thu

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

Nơi nhận:                                                                                              BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH….
– Như trên;
– Lưu: VT 

Tải (Download) mẫu Công văn giải trình truy thu bảo hiểm xã hội

Mẫu công văn giải trình chậm nộp bảo hiểm xã hội

Trong quá trình thanh tra, kiểm tra doanh nghiệp về bảo hiểm xã hội, nếu phát hiện doanh nghiệp chậm đóng bảo hiểm xã hội thì cơ quan bảo hiểm xã hội có thẩm quyền sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình nêu rõ lý do chậm nộp. Trong mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội về lý do chậm đóng, doanh nghiệp phải nêu rõ lý do chậm đóng là gì, nguyên nhân chậm đóng và phải cung cấp đầy đủ thông tin các trường hợp chậm đóng.

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội……………

– Tên đơn vị:…………………………………………..

– Mã số quản lý:…………………………..

– Địa chỉ:…………………………..

Nội dung:

+ Báo tăng mức lương đóng BHXH của ………………………….. năm

+ Báo tăng lao động thai sản tháng…………

Lý do:

Kế toán của công ty nghỉ thai sản, công ty chưa tuyển được người thay thế nên việc báo cáo bị chậm trễ

Đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội xem xét, giải quyết theo quy định.

Tên đơn vị:…………………

Mã số: ………….

DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ

(Kèm theo công văn số: ………ngày tháng năm …..)

Tải (Download) mẫu Công văn giải trình chậm nộp bảo hiểm xã hội

Mẫu công văn giải trình tham gia BHXH chậm (trễ)

Mẫu công văn giải trình tham gia bảo hiểm xã hội chậm (trễ) chính là việc doanh nghiệp phải giải thích lý do vì sao chậm trễ việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội. Ở lý do này thông thường sẽ gặp phải ở các doanh nghiệp mới đi vào hoạt động, còn nhiều bỡ ngỡ và chưa có nhiều kinh nghiệm về các thủ tục về bảo hiểm xã hội. Bên cạnh đó, lý do chậm đăng ký bảo hiểm xã hội còn ở một số doanh nghiệp khi có người lao động mới đã phát sinh hợp đồng lao động nhưng chậm trễ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động đó tại đơn vị mình.

Quý vị có thể tham khảo mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội về chậm tham gia như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————————

                                                                                       ……, Ngày ….. tháng…..năm…..

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

(Về việc: Chậm đăng ký Bảo hiểm xã hội theo quy định)

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội ……………..

Tên đơn vị: Công ty…………………………..

Địa chỉ: ……………………………………………..

Điện thoại:…………………………

Giấy phép đăng ký kinh doanh:……………………………

Căn cứ vào thông báo số …./BHXH, Ngày …….. về việc : Đóng bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN, BHTN cho người lao động.

Công ty nhận được thông báo và gửi công văn này lên cơ quan bảo hiễm xã hội………………để trình bày về lý do chậm đăng ký BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định của luật bảo hiểm:

Do doanh nghiệp mới đi vào hoạt động chưa được lâu, nguồn lao động của doanh nghiệp chưa được ổn định các vị trí, bỏ việc giữa chừng khiến cho doanh nghiệp khó xác định được nguồn lao động tham gia đóng BHXH.

Đề nghị cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ:

– Đăng ký lần đầu từ tháng ………………………………….

– Truy đóng cho NLĐ thuộc đối tượng tham gia BHXH, BHYT bắt buộc theo đúng quy định:

– Số người: ………. Lao động

– Số tiền: ………………… VND/Người/Tháng Bằng chữ: ……………………………..

Chúng tôi cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của những nội dung trên.

Giám đốc

Tải (Download) mẫu Công văn giải trình tham gia bảo hiểm xã hội chậm

Kinh nghiệm giải trình bảo hiểm xã hội

Khi giải trình với cơ quan bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần chuẩn bị những loại giấy tờ sau:

– Hợp đồng lao động, Sơ yếu lý lịch của người lao động đang làm việc tại công ty;

– Đăng ký thang bảng lương, đăng ký sử dụng lao động với phòng Lao động Thương Binh và Xã hội;

– Báo cáo tình hình sử dụng lao động;

– Hệ thống bảng lương;

– Bảng chấm công, bảng thanh toán lương;

– Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của doanh nghiệp.

– Bản photo sổ Bảo hiểm Xã hội của người lao động;

– Khai trình sử dụng lao động;

– Danh sách trả lương;

– Hồ sơ đăng ký tham gia đóng và đã đóng Bảo hiểm Xã hội;

– Quyết định của doanh nghiệp đối với người lao động.

Trên đây là nội dung bài viết của Luật Hoàng Phi về mẫu công văn giải trình bảo hiểm xã hội. Cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Hoàng Phi.