Các văn bản nào chứng thực bản sao từ bản chính?

Câu hỏi:

Tôi có đến UBND phường để thực hiện sao y bản chính bản hợp đồng kinh tế của công ty nhưng cán bộ chứng thực thông báo cho tôi là không thể thực hiện được. Bởi vì: Căn cứ theo khoản 5 Điều 2 của NĐ số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch: “Bản chính là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”. Còn hợp đồng đó là sự thoả thuận giao dịch tự nguyện giữa 2 bên với nhau (giữa cá nhân với tổ chức hoặc giữa tổ chức với tổ chức) nên không thuộc yếu tố bản chính để thực hiện trong việc “chứng thực bản sao từ bản chính”. Nếu muốn chứng thực bản sao từ bản chính của hợp đồng kinh tế này thì văn bản hợp đồng kinh tế phải được phòng công chứng thực hiện công chứng thì mới chứng thực sao y được.

Xin hỏi việc giải quyết của cán bộ phường như vậy có đúng không? Nếu sai thì cơ sở pháp lý nào để yêu cầu UBND phường thực hiện chứng thực cho tôi?

Nếu đúng thì những văn bản sau làm thế nào để được chứng thực. Theo tôi được biết thì các văn bản hợp đồng nêu trên không được thực công chứng tại các phòng công chứng (trừ những HĐ giao dịch liên quan theo Luật Đất đai được quy định công chứng).

   – Hợp đồng lao động, Hợp đồng mua, bán, cung ứng vật tư, hợp đồng tư vấn giám sát, hợp đồng xây dựng;

   – Biên bản họp hội đồng quản trị, cổ đông, Biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao;

   -Báo cáo thuế, Báo cáo tài chính (chưa được cơ quan thuế xác nhận hoặc chưa được tổ chức Doanh nghiệp  kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán).

Trả lời: 

Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi tới Luật Hoàng Phi, với thắc mắc của bạn, luật sư của chúng tôi xin giải đáp như sau:

– Với trường hợp của bạn, UBND phường giải quyết như vậy là phù hợp với quy định của pháp luật. 

Theo quy định tại Khoản 5 và Khoản 6 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì: “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”. Số gốc thì được hiểu là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

Bên cạnh đó, căn cứ tại Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ – CP thì UBND cấp phường có thẩm quyền và trách nhiệm sau:

” Điều 5: Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

2. Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn có trách nhiệm

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

b) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

e) Chứng thực di chúc;

g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.”

Như vậy, căn cứ theo các quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì việc UBND phường không sao y bản chính hợp đồng kinh tế cho bạn được, nếu muốn sao thì phải được chứng nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền là phù hợp với quy định của pháp luật.

Các văn bản nào chứng thực bản sao từ bản chính?

–  Với những loại văn bản bạn đã nêu trên, về vấn đề sao y bản chính thì chúng tôi có quan điểm như sau: Căn cứ theo quy định tại Điều 18 và Điều 19 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

“Điều 18: Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính:

1. Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

2. Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Điều 19: Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính

1. Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của Nghị định này.

2. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính.”

Căn cứ theo khoản 6 Điều 22 Nghị định 23/2015 quy định về bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao: “Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”.

Như vậy, căn cứ theo các quy định này thì các văn bản mà bạn nêu trên nếu không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì bạn không được yêu cầu người thực hiện chứng thực chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ. Hay có thể hiểu các văn bản nêu ra không thể thực hiện được chứng thực bản sao từ bản chính.

Trong trường hợp cần tư vấn thêm, bạn có thể liên hệ với Luật sư của Luật Hoàng Phi qua TỔNG ĐÀI TƯ VẤN LUẬT MIỄN PHÍ 19006557 để được tư vấn.

Quý vị có thể tham khảo mục Tư vấn pháp luật về những nội dung có liên quan đến bài viết trên như sau:

Câu hỏi: Điều kiện chứng thực bản sao từ bản chính?

Tôi muốn hỏi Huân chương kháng chiến chỉ có dấu mà không có chữ ký thì có chứng thực được không?

Trả lời:

Chúng tôi xin tư vấn cho bạn như sau:

Để chứng thực bản sao từ bản chính, bạn cần phải đáp ứng hai điều kiện như sau:

Thứ nhất, có bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực. Theo đó, tại khoản 5 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch ngày 16/02/2015 quy định: “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Thứ hai, giấy tờ, văn bản chứng thực không thuộc một trong các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 như sau:

–  Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

–  Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

–  Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

–  Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

–  Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.

–  Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Như vậy, nếu Huân chương kháng chiến của bạn đáp ứng đủ hai điều kiện nêu trên, bạn vẫn có thể chứng thực bản sao từ bản chính được.

Trong trường hợp cần tư vấn thêm, bạn có thể liên hệ với Luật sư của Luật Hoàng Phi qua TỔNG ĐÀI TƯ VẤN LUẬT MIỄN PHÍ 19006557 để được tư vấn