Trang chủ Tìm hiểu pháp Luật Tư vấn Doanh nghiệp - Đầu tư Các loại báo cáo văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cần nộp?
  • Thứ tư, 31/05/2023 |
  • Tìm hiểu pháp Luật |
  • 1703 Lượt xem

Các loại báo cáo văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cần nộp?

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Văn phòng đại diện có chức năng như một văn phòng liên lạc, giúp thương nhân nước ngoài nắm bắt thị trường Việt Nam và có những chiến lược phát triển mới. Vậy thành lập văn phòng đại diện cần những gì? Các loại báo cáo văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cần nộp là gì?

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

– Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ  “Văn phòng đại diện”.

– Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện, tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Đặc điểm của văn phòng đại diện

Theo quy định của luật Doanh nghiệp năm 2020 thì văn phòng đại diện có các chức năng như sau:

– Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân do nó là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Một trong những điều kiện để một tổ chức được coi là có tư cách pháp nhân là nhân danh mình tham gia quan hệ một cách độc lập nhưng mọi hoạt động của văn phòng đại diện đều phụ thuộc vào doanh nghiệp và thông qua việc ủy quyền, do đó, văn phòng đại diện không tham gia các quan hệ pháp luật với tư cách độc lập nên không được coi là có tư cách pháp nhân.

– Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh mà chỉ làm các nhiệm vụ theo sự ủy quyền của doanh nghiệp. Theo đó, văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó và đóng dấu của doanh nghiệp.

– Do bản chất là đơn vị phụ thuộc không có chức năng kinh doanh nên văn phòng đại diện không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập.

– Văn phòng đại diện vẫn có tên, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện.

– Nghĩa vụ tài chính từ hoạt động của văn phòng đại diện sẽ đều phụ thuộc vào doanh nghiệp và do doanh nghiệp chi trả toàn bộ.

– Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp quyết định và hoạt động theo sự cho phép của doanh nghiệp.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trước khi trả lời cho câu hỏi Các loại báo cáo văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cần nộp thì cần nắm được điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:

– Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;

– Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất là 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký;

– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định về thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép này phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;

– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện là tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.

– Trong trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện được quy định tại Khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP như sau:

Điều 31. Hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh

1.Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

b) Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

c) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam được tiến hành như sau:

– Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

– Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4  Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

– Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP  và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Các loại báo cáo văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cần nộp

Theo Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về chế độ báo cáo hoạt động như sau:

Điều 32. Chế độ báo cáo hoạt động

1. Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện, Chi nhánh có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.

2. Văn phòng đại diện, Chi nhánh có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Như vậy theo quy định trên thì trước ngày 30 tháng 01 hàng năm thì văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động  của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép là Sở Công Thương.

Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, nếu có thay đổi về nhân sự được tuyển dụng làm việc tại Văn phòng đại diện thì trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo kèm theo bản sao những tài liệu có liên quan đến cơ quan cấp Giấy phép.

Ngoài ra văn phòng đại diện cũng phải nộp các báo cáo, tài liệu và giải trình khác liên quan đến tình hình hoạt động theo yêu cầu từ các cơ quan chức năng. Mẫu báo cáo này văn phòng đại diện phải lưu trữ tại trụ sở để phục vụ cho các hoạt động khi tiến hành gia hạn/ điều chỉnh giấy phép trong suốt quá trình hoạt động.

Trên đây là nội dung bài viết của Luật Hoàng Phi về vấn đề Các loại báo cáo văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cần nộp Cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của chúng tôi.

Đánh giá bài viết:
5/5 - (5 bình chọn)

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN QUÝ KHÁCH CÓ THỂ CHỌN HÌNH THỨC SAU

BÀI VIẾT MỚI NHẤT

Mã ngành nghề kinh doanh quán cà phê là mã nào?

Trong nội dung bài viết này, chúng tôi sẽ có những chia sẻ giúp Quý vị làm rõ thắc mắc: Mã ngành nghề kinh doanh quán cà phê là mã...

Mã ngành nghề kinh doanh dịch vụ spa là mã nào?

Mã ngành nghề kinh doanh dịch vụ spa là mã nào? Khi có thắc mắc này, Quý vị đừng bỏ qua những chia sẻ của chúng tôi trong bài...

Thỏa thuận góp vốn có cần lập vi bằng không?

Thỏa thuận góp vốn có cần lập vi bằng không? Khi có thắc mắc này, Quý vị có thể tham khảo nội dung bài viết này của chúng...

Có được gia hạn thời gian góp vốn điều lệ công ty không?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ có những chia sẻ giúp giải đáp: Có được gia hạn thời gian góp vốn điều lệ công ty không? Mời Quý vị theo dõi, tham...

Mức phạt chậm góp vốn điều lệ mới nhất

Chậm góp vốn điều lệ sẽ bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng, đồng thời phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng số vốn đã...

Xem thêm

Liên hệ với Luật Hoàng Phi