Biên bản đại hội chi đoàn nhiệm kỳ 2024-2025

Đại hội chi đoàn thường được tổ chức để đánh giá những kết quả mà đoàn đã thực hiện được trong một thời gian cụ thể, từ những kết quả đó có thể biết được những công việc nào đã thực hiện tốt, những việc nào chưa thực hiện được hoặc là còn hạn chế để từ đó có thể đưa ra được những giải pháp tốt nhất để hoàn thiện. Khi tổ chức đại hội chi đoàn thì cần phải có biên bản đại hội chi đoàn để ghi nhận lại.

Đại hội chi đoàn là gì?

Đại hội chi đoàn là việc tổng kết, đánh giá các hoạt động của đoàn trong một nhiệm kỳ để từ đó đưa ra được những phương hướng hoạt động động cho nhiệm kỳ tới đồng thời sẽ tiến hành bầu ban chấp hành mới để lãnh đạo chi đoàn.

Khi được kết nạp vào đoàn thì việc tham gia vào đại hội chi đoàn là nhiệm vụ của tất cả đoàn viên. Ban chấp hành chi đoàn sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể tùy theo khả năng của đoàn viên để tránh được việc ôm đồm công việc cũng như không để xảy ra tình trạng đoàn viên thờ ơ, không thấy được trách nhiệm của bản thân đối với đợt sinh hoạt quan trọng này.

Đoàn viên có những nhiệm vụ là luôn luôn phấn đấu vì lý tưởng của Đảng và Bác Hồ; tích cực học tập, lao động rèn luyện, tham gia các hoạt động xã hội, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc; gương mẫu trong việc chấp hành và vận động thanh thiếu nhi thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, chấp hành tốt chính sách và pháp luật của nhà nước,…

Đại hội chi đoàn có nhiệm vụ là thảo luận và biểu quyết để thông qua các báo cáo của ban chấp hành. Quyết định và đưa ra phương hướng các nhiệm vụ công tác chi đoàn và phong trào thanh thiếu nhi. Bầu ban chấp hành mới, Cán bộ Đoàn viên có đủ năng lực thực hiện các nhiệm vụ mới, giúp chi Đoàn đi lên và phát triển. Thực hiên việc đóng góp ý kiến vào các văn kiện của đại hội đoàn cấp trên,….

Từ đó có thể thấy được rằng việc tổ chức đại hội chi đoàn và lập biên bản đại hội chi đoàn có vai trò rất quan trọng không chỉ đối với ban chấp hành đoàn mà còn đối với đoàn viên trong chi đoàn.

Bởi lẽ thông qua cuộc đại hội chi đoàn thì ban chấp hành chi đoàn sẽ tổng kết những việc mà chi đoàn đã làm được trong một nhiệm kỳ, kết quả đã đạt được của những đoàn viên, các vấn đề này sẽ được ghi nhận trong biên bản đại hội chi đoàn.

Trên cơ sở những mặt đã đạt được cũng như những công việc chưa thực hiện tốt để đưa ra được các phương án giải quyết nhằm nâng cao chất lượng công việc trong những nhiệm kỳ tiếp theo.

Việc tổ chức đại hội chi đoàn sẽ chỉ được tiến hành khi có ít nhất là 2/3 số đoàn viên trong chi đoàn tham dự đại hội. Trong đại hội chi đoàn thì việc lập biên bản đại hội chi đoàn là rất cần thiết.

Nhiệm kỳ của đại hội chi đoàn?

– Nhiệm kỳ của đại hội chi đoàn chính là thời gian giữa hai kỳ của đại hội. Đối với các đoàn trực thuộc đoàn cơ sở thì một năm tổ chức đại hội một lần.

– Việc tổ chức đại hội chi đoàn cần được thực hiện nghiêm túc, đúng nguyên tắc theo quy định của điều lệ đoàn. Thời gian tổ chức đại hội chi đoàn  cần phải lựa chọn thời điểm tổ chức đại hội phù hợp với điều kiện thuận lợi của đa số đoàn viên có thể tham gia để bảo đảm đoàn viên của chi đoàn được tham dự đầy đủ nhất.

– Đại hội đại biểu cấp nào sẽ do ban chấp hành cấp đó triệu tập; số lượng của các đại biểu tham gia đại hội ở cấp nào sẽ do ban chấp hành cấp đó quyết định theo hướng dẫn của Ban Thường vụ Trung ương Đoàn.

– Những thành phần đại biểu tham gia vào đại hội chi đoàn gồm có các ủy viên ban chấp hành cấp triệu tập đại hội, đại biểu do đại hội đoàn hoặc là hội nghị đại biểu cấp dưới bầu lên và đại biểu chỉ định. Tuy nhiên cần lưu ý là số đại biểu được chỉ định hông được vượt quá 5% tổng số đại biểu được triệu tập.

– Trong đại hội chi đoàn cần bầu đoàn chủ tịch hoặc chủ tọa để thực hiện điều hành các công việc của đại hội.

– Trong đại hội chi đoàn sẽ thực hiện việc bầu ban chấp hành chi đoàn để lãnh đạo mọi hoạt động của chi đoàn trong nhiệm kỳ mới. Việc bầu cử này được tiến hành bằng hình thức là bỏ phiếu kín; danh sách bầu cử này sẽ được đại hội thảo luận thông qua bằng cách biểu quyết.

Như vậy biên bản đại hội chi đoàn sẽ ghi nhận lại quá trình diễn ra đại hội theo trình tự thời gian.

Mẫu biên bản đại hội chi đoàn

Biên bản đại hội chi đoàn thường được lập ra nhằm mục đích để ghi lại toàn bộ những nội dung diễn ra buổi đại hội, nhằm lưu trữ và chứng thực những vấn đề đã được nêu ra và được thống nhất trong đại hội.

Nội dung đại hội chi đoàn là bầu ra ban chấp hành đoàn nhiệm kỳ mới; bầu ra cán bộ Đoàn, Đoàn viên có năng lực thực hiện các nhiệm vụ mới, đưa chi Đoàn đi lên, gặt hái nhiều thành tựu.

Do đó mẫu biên bản đại hộ chi đoàn thường được rất nhiều cá nhân, đoàn viên quan tâm. Hiện nay chưa có văn quản nào quy định về các mẫu biên bản do vậy khi viết biên bản đại hội chi đoàn thì cũng cần đáp ứng được thể thức của văn bản như có quốc hiệu tiêu ngữ, tên biên bản, ngày tháng năm viết biên bản.

Thông tin về thời gian và địa điểm diễn ra đại hội chi đoàn, số lượng đoàn viên và các thành phần tham dự đại hội; trình bày chi tiết những nội dung diễn ra trong đại hội như thông qua nội dung các văn kiện, thông qua nghị quyết đại hội, tổ chức việc bầu ban chấp hành mới và danh sách những người trúng cử.

Cuối cùng thì người viết biên bản đại hội chi đoàn và đoàn chủ tịc sẽ ký tên vào biên bản đó.

Hướng dẫn ghi biên bản đại hội chi đoàn

Hiện nay chưa có quy định về mẫu biên bản đại hội chi đoàn nên khi ghi biên bản về đại hội cần có những nội dung dưới đây:

– Phía bên trên cùng góc trái là thông tin đoàn thanh niên công sản Hồ Chí Minh, chi đoàn;

– Phần quốc hiệu tiêu ngữ được trình bày ở phía bên trên cùng góc phải của văn bản; dưới đó là ngày tháng năm ghi biên bản;

– Tên của biên bản sẽ trình bày bằng chữ in hoa có dấu và căn giữa của văn bản cụ thể là BIÊN BẢN ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN dưới đó sẽ ghi cụ thể là nhiệm kỳ bao nhiêu;

– Thông tin về ngày tháng năm viết biên bản, cần ghi cụ thể về thời gian, ví dụ vào lúc 8 giờ 05 phút, ngày 6 tháng 1 năm 202…;

– Địa chỉ tổ chức đại hội cần ghi cụ thể tên và địa chỉ nơi diễn ra đại hộ chi đoàn;

– Nội dung biên bản ghi theo tiền trình thời gian tổ chức và các công việc được thực hiện trong đại hội. Cụ thể như:

Ban chấp hành đoàn đã tiến hành đại hội nhiệm kỳ II với nội dung như sau:

+ Thành phần tham dự: ghi đầy đủ các thành phần tham dự đại hội nhưu đoàn cấp trên, lãnh đạo, tổng số đoàn viên tham dự, chiếm tỷ lệ là bao nhiêu phần trăm;

+ Thành phần điều khiển đại hội: cần ghi rõ họ và tên của chủ tọa và thư ký đại hội;

+ Nội dung của văn kiện: nêu những vấn đề góp ý cho báo cáo hoạt động và báo cáo kiểm điểm, những vấn đề góp ý cho chương trình đại hội, phương hướng và mục tiêu hoạt động;

+ Về nhân sự: góp ý cho đề án về nhân sư, biểu quyết đề án; thảo luận danh sách nhân sự; tổ chức bầu cử ban chấp hành đoàn tổ bầu cử gồm có trưởng ban, ủy viên, thư ký cần ghi đầy đủ họ và tên của những người trong tổ bầu cử.

Sau khi hội nghị bỏ phiếu bầu ban chấp hành đoàn thì ban kiểm phiếu tiến hành làm việc sau đó sẽ thông qua kết quả kiểm phiếu và số phiếu hợp lệ, số phiếu không hợp lệ và công bố kết quả trúng cử. Kết quả trúng cử cần có đầy đủ họ và tên của những người trúng cử vào ban chấp hành đoàn và số lượng phiếu bầu.

– Cuối cùng là thông qua nghị quyết của đại hội chi đoàn và tiến hành biểu quyết nghị quyết. Trong phần này nêu rõ kết quả biểu quyết đạt bao nhiêu trên tổng số người biểu quyết, chiếm tỷ lệ là bao nhiêu phần trăm.

– Cuối cùng là bế mạc đại hội cần ghi cụ thể về thời gian kết thúc đại hội. Ví dụ: Biên bản đại hội kết thúc vào lúc 11 giờ 30 phút ngày 16 tháng 11 năm 202….

– Sau đó thư ký viết biên bản đại hội chi đoàn và đoàn chủ tịch ký tên vào biên bản.

Như vậy khi ghi biên bản đại hội chi đoàn cần có đầy đủ những thông tin theo hướng dẫn ở trên. Ngoài việc đáp ứng các yêu cầu về thể thức của văn bản thì nội dung biên bản cũng cần phải được trình bày theo đúng trình tự diễn ra đại hội.

Đối với những ý kiến thảo luận được đưa ra trong đại hội thì cần ghi tóm tắt nhưng vẫn phải đảm bảo chính xác, rõ ràng đúng với nội dung mà người nêu ra ý kiến đã phát biểu trong đại hội.

Nếu có nhiều ý kiến được đưa ra trong đại hội nhưng giống nhau thì có thể tổng hợp lại và ghi thành một nội dung thống nhất. Trường hợp có nhiều ý kiến khác nhau được đưa ra thì người ghi biên bản cần phải ghi đầy đủ những nội dung của các ý kiến đó và trình bày một cách vắn tắt nhưng vẫn đảm bảo đủ ý.

Trên đây là một số lưu ý khi viết biên bản đại hội chi đoàn mà người viết cần phải lưu ý để biên bản được trình bày hợp lý nhưng vẫn đảm bảo có đầy đủ những nội dung được diễn ra trong buổi đại hội chi đoàn.

Tải mẫu biên bản đại hội chi đoàn

Tải (Download) mẫu Biên bản Đại hội chi đoàn

Hy vọng rằng thông qua nội dung bài viết trên của Luật Hoàng Phi đã giúp độc giả hiểu được rõ hơn về đại hội chi đoàn là gì, khi nào thì cần viết biên bản đại hội chi đoàn và cách ghi nội dung biên bản đó và nhiệm kỳ tổ chức đại hội chi đoàn.