Quy định văn bản hành chính như thế nào?

Văn bản hành chính là loại văn bản thông dụng và được sử dụng phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Nhiều chủ thể thắc mắc không biết hiện nay quy định văn bản hành chính như thế nào? Chúng tôi xin đưa ra nội dung bài viết giải đáp vấn đề trên.

Văn bản hành chính là gì?

Văn bản hành chính là loại văn bản trong hệ thống văn bản của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.

Văn bản hành chính được ban hành bởi những chủ thể có thẩm quyền theo trình tự, thủ tục và hình thức theo pháp luật quy định, có nội dung là ý chí của nhà nước, mang tính bắt buộc và được đảm bảo bằng quyền lực của nhà nước.

Văn bản hành chính có nhiều vài trò khác nhau, có thể là thông báo, truyền đạt thông tin từ tổ chức, cá nhân, cơ quan nhà nước này đến một hay nhiều tổ chức, cá nhân khác. Văn bản hành chính là loại văn bản quen thuộc và phổ biến trong cuộc sống hiện nay. Có thể thấy thường văn bản hành chính được dùng trong cơ quan nhà nước để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết.

Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Đặc điểm văn bản hành chính

Văn bản hành chính là văn bản thông dụng, đây là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết.

Văn bản hành chính có đối tượng tác động cụ thể là các cơ quan, đơn vị cấp dưới trực thuộc hoặc cấp trên của chủ thể ban hành văn bản hành chính thông dụng hoặc cũng có thể là cơ quan, tổ chức khác khi cần trao đổi thông tin và phối hợp thực hiện một công việc nào đó.

Ngoài ra, tùy thuộc vào nội dung văn bản, văn bản hành chính có thể được áp dụng một lần hay nhiều lần.

Vậy với khái niệm và đặc điểm đã phân tích ở trên thì hiện pháp luật có quy định văn bản hành chính như thế nào? là câu hỏi sẽ được chúng tôi đưa ra giải đáp ở phần tiếp theo của bài viết.

Quy định văn bản hành chính như thế nào?

Văn bản hành chính cần tuân thủ theo quy định nhất định và cần có một số nội dung bắt buộc như sau:

– Nội dung Quốc hiệu và tiêu ngữ (Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam/Độc lập Tư do Hạnh phúc).

– Thông tin địa điểm và ngày tháng làm văn bản.

– Thông tin Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản.

– Thông tin Họ tên, chức vụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản.

– Nội dung thông báo, đề nghị báo cáo: Ghi rõ ràng nội dung cần báo cáo hoặc thông báo là gì

– Chữ kí và họ tên người gửi văn bản (Người đừng đầu ký tên và đóng dấu vào văn bản hành chính).

Ngoài ra văn bản hành chính cũng cần tuân thủ theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Theo đó đảm bảo các nội dung của Phụ lục I về THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN (Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ) như sau:

–  Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).

–  Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.

–  Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 – 25 mm, cách mép trái 30 – 35 mm, cách mép phải 15-20 mm.

–  Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

–  Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

–  Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục này.

–  Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

Trên đây là phần giải đáp thắc mắc của chúng tôi về vấn đề: quy định văn bản hành chính như thế nào?. Nếu trong quá trình nghiên cứu tìm hiểu và giải quyết vấn đề còn điều gì mà bạn đọc thắc mắc hay quan tâm bạn có thể liên hệ chúng tôi qua tổng đài tư vấn pháp luật để được hỗ trợ.