Trang chủ Tìm hiểu pháp Luật Tư vấn Luật hành chính Quy định quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
  • Thứ tư, 25/05/2022 |
  • Tìm hiểu pháp Luật |
  • 3256 Lượt xem

Quy định quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được quy định tại nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Hướng dẫn công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 05/03/2020.

Trong các các cơ quan nhà nước hay tại các doanh nghiệp lớn thì bộ phận văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị.

Trong công tác văn thư có những qy định riêng về việc quản lý và sử dụng con dấu. Cụ thể Quy định quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư ra sao là câu hỏi được nhiều độc giả quan tâm

Văn thư là gì

Văn thư là bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Tại các doanh nghiệp nhân viên văn thư sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tuỳ theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tuỳ theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.

Tại các doanh nghiệp nhỏ hơn, thì thường không có bộ phận văn thư, mà thường bộ phận kế toán sẽ kèm theo luôn mảng văn thư hành chính, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị.

Công tác văn thư là gì

Hiện nay việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được quy định tại nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Hướng dẫn công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 05/03/2020.

Có thể nói công tác văn thư là một trong những hoạt động quan trọng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là những cơ quan, đơn vị nhà nước. Các Cơ quan Đảng , nhà nước, đoàn thể nếu muốn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình thì đều cần dùng đến các công văn, giấy tờ nhằm phổ biến các chủ trương, đường lối, chính sách nhằm phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.

Đặc biết đối với văn phòng cấp ủy là cơ quan trực tiếp giúp việc cho các cấp ủy tổ chức điều hành bộ máy hoạt động, đồng thời còn là trung tâm thông tin tổng hợp nhằm phục vụ cho lãnh đạo.

Quy định quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó người làm công việc văn thư luôn cần tuân thủ nghiêm túc, đúng mực theo quy định quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

– Thứ nhất, căn cứ theo quy định tại khoản 2 điều 32 nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ Hướng dẫn công tác văn thư  thì nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau trong quản lý con dấu là:

+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

+ Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.

+ Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

+ Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

+ Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

– Thứ hai, trong việc sử dụng con dấu theo quy định tại khoản 1 điều 33 nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

+ Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

+ Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

+ Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

+ Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi về vấn đề quy định quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật. Mục đích đưa ra nội dung tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo. Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.

ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN QUÝ KHÁCH CÓ THỂ CHỌN HÌNH THỨC SAU

BÀI VIẾT MỚI NHẤT

Mức phạt vi phạm hành chính hành vi cạnh tranh không lành mạnh

Cạnh tranh không lành mạnh là hành vi của doanh nghiệp trái với nguyên tắc thiện chí, trung thực, tập quán thương mại và các chuẩn mực khác trong kinh doanh, gây thiệt hại hoặc có thể gây thiệt hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp...

Có được mở tiệm chơi game ở gần trường học không?

Tổ chức, cá nhân chỉ được thiết lập điểm cung cấp dịch vụ trò chơi điện tử công cộng khi có Giấy chứng nhận đủ Điều kiện hoạt động điểm cung cấp dịch vụ trò chơi điện tử công...

Quán net có được hoạt động xuyên đêm?

Quán net sẽ không được hoạt động xuyên đêm mà thời gian mở cửa chính xác đó là vào 8 giờ sáng và thời gian đóng cửa muộn nhất là 22 giờ...

Đánh đập, hành hạ vật nuôi bị xử lý thế nào?

Điều 29 Nghị định 14/2021/NĐ-CP quy định về vi phạm quy định về hoạt động chăn nuôi, đối xử nhân đạo với vật nuôi, kiểm soát giết mổ động vật trên cạn trong đó có quy định về xử phạt vi phạm đối với hành vi đánh đập, hành hạ vật...

Giấy khai sinh không có tên cha có ảnh hưởng gì không?

Trường hợp chưa xác định được cha thì khi đăng ký khai sinh họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của con được xác định theo họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của mẹ; phần ghi về cha trong Sổ hộ tịch và Giấy khai sinh của trẻ để...

Xem thêm

Liên hệ với Luật Hoàng Phi