Nguyên tắc xuất hóa đơn mà doanh nghiệp cần biết

Hóa đơn là một loại chứng từ vô cùng quan trọng, có chứa các thông tin mua/bán hàng hóa, cung ứng/sử dụng dịch vụ của các tổ chức, cá nhân. Trong đó, xuất hóa đơn là một công việc phổ biến, diễn ra hằng ngày cuả kế toán.  Vậy nguyên tắc xuất hóa đơn là gì? Cần lưu gì khi xuất hóa đơn? Kính mời Qúy độc giả cùng tìm hiểu và giải đáp thắc mắc cho các vấn đề trên thông qua bài viết dưới đây

Hóa đơn là gì?

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 51/2010/NĐ-CP.

Các loại hóa đơn

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 51/2010 được sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 1 Nghị định 04/2014/NĐ-CP thì hóa đơn có nhiều loại khác nhau. Có thể kế đến là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các loại hóa đơn khác, gồm: Vé, thẻ hoặc các chứng từ có tên gọi khác nhưng có hình thức và nội dung như một hóa đơn.

Trong đó:

(1) Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ dành cho các tổ chức khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có tiến hành các hoạt động sa:

Thứ nhất: Hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

Thứ hai: Hoạt động vận tải quốc tế;

Thứ ba: Hoạt động xuất hàng hóa vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi là xuất khẩu.

(2) Hóa đơn bán hàng là hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ dàng cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gian tăng theo phương pháp trực tiếp.

Cụ thể đó là các tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.

(3) Các loại hóa đơn khác, gồm: Vé, thẻ hoặc các chứng từ có tên gọi khác nhưng có hình thức và nội dung như một hóa đơn.

Hình thức của hóa đơn

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 51/2010/NĐ-CP dược sửa đổi bởi Nghị định 04/2014/NĐ-CP, hóa đơn có thể được thể hiện bằng các hình thức sau:

Thứ nhất:  Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, dịch vụ;

Thứ hai: Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Thứ ba: Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, cá nhân.

Nội dung của hóa đơn

Trước khi đi vào làm rõ nội dung về nguyên tắc xuất hóa đơn, chúng tôi chia sẻ thông tin về nội dung của hóa đơn. Nội dung của hóa đơn bao gồm tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên liên hóa đơn. Đối với hóa đơn đặt in còn phải ghi tên tổ chức đã nhận in hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng; Số tiền thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng; tổng số tiền thanh toán; chữ ký người mua; chữ ký người bán; dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, nội dung của hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung trên.

Nguyên tắc xuất hóa đơn đối với hóa đơn giá trị gia tăng

Khi xuất hóa đơn giá trị gia tăng thì doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo những nội dung sau:

Thứ nhất: Đúng với các thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phát sinh từ hoạt động của doanh nghiệp.

Thứ hai: Để đảm bảo tính trung thực và chính xác, hóa đơn giá trị gia tăng không được tẩy xóa, sửa chữa.

Thứ ba: Hóa đơn khi viết phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai. Lưu ý, hóa đơn không được sử dụng mực đỏ.

Thứ tư: Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn.

Thứ năm: Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên với nội dung thống nhất trên các liên có cùng một số và phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản sau:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).

– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT trong trường hợp là hóa đơn GTGT.

– Tổng số tiền thanh toán.

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.

– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).

– Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Tuy nhiên, trong một số trường hợp thì nội dung hóa đơn điện tử có thể không cần đầy đủ theo quy định. Những trường hợp này sẽ thực hiện nội dung hóa đơn khi lập và xuất theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính.

Nguyên tắc về xử lý đối với hóa đơn bị sai sau khi đã xuất

Trong trường hợp, hóa đơn đã xuất có sai xót, thì doanh nghiệp cần tiến hành xử lý, khắc phục sai xót đối với hóa đơn đó. Tùy từng trường hợp, việc xử lý hóa đơn có thể áp dụng các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Nếu hóa đơn điện tử đã xuất và đã được gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao nhưng người mua chưa kê khai thuế

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp có thể xử lý như sau:

Thứ nhất: Với hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ khi có sai sót thì có thể tiến hành hủy hóa đơn. Tuy nhiên, việc hủy hóa đơn, doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng sẽ chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của bên mua và bên bán.

Thứ hai: Với hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, khi phát hiện sai sót cũng có thể hủy đơn nhưng cũng chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.

Lưu ý rằng:

– Thời hạn có hiệu lực của việc hủy hóa đơn điện tử sẽ theo thời hạn mà các ben đã thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

– Sau khi hủy hóa đơn, người bán thực hiện lập một hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua. Trên hóa đơn mới này phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày … tháng … năm”.

Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.

Đối với trường hợp, sau khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và  nêu rõ  sai sót. Đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử mới thay thế hóa đơn bị sai sót. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử mới phải nêu rõ sai sót và nội dung điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…., ký hiệu….

Căn cứ vào hóa đơn điện tử mới, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Trên đây chúng tôi giới thiệu đến bạn đọc nguyên tắc xuất hóa đơn mà doanh nghiệp cần biết. Mọi thắc mắc liên quan đến vấn đề này, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại 1900 6557