Đóng dấu giáp lai là gì?

Đóng dấu giáp lai là một trong những hình thức đóng dấu phổ biến hiện nay. Khái niệm này thậm chí không còn quá xa lạ đối với chúng ta. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm bắt được những quy định của pháp luật hiện hành đối với vấn đề này.

Chính vì thế, trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ cung cấp tới quý bạn đọc một số nội dung liên quan tới vấn đề: Đóng dấu giáp lai là gì?

Đóng dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là con dấu dùng để đóng lề trái hoặc phải của tài liệu bằng hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

– Đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy tờ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Dâu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

– Đóng dấu giáp lai nhằm mục đích:

+ Tránh việc thay đổi tài liệu được trình hoặc nộp đơn khi có yêu cầu giao kết hợp đồng hay làm hồ sơ để nộp lên các cơ quan Nhà nước.

+ Đóng dấu giáp lai còn đảm bảo tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế. Hoặc người nào đó cố tình làm sai lệch thông tin kết quả mà các công ty/doanh nghiệp đăng ký trước đó.

Ngoài việc làm rõ thông tin đóng dấu giáp lai là gì? chúng tôi chia sẻ tới Quý độc giả quy định pháp luật hiện hành về đóng dấu giáp lai trong nội dung tiếp theo của bài viết, do đó, Quý vị đừng bỏ lỡ.

Quy định của pháp luật hiện hành đối với đóng dấu giáp lai

Căn cứ quy định tại Điều 32 và Điều 33 – Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, cụ thể:

“ Điều 32. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm:

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức;

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cửa cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản;

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản;

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định;

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang dầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục;

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nối trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định;

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do Cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.”

Những văn bản, giấy tờ nào cần đóng dấu giáp lai?

Căn cứ theo quy định điểm b – khoản 3 – Điều 20 – Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, quy định về văn bản cần đóng dấu giáp lai, cụ thể:

– Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào số chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Bên cạnh đó, văn bản cần được đóng dấu giáp lai cũng được quy định tại Điều 49 – Luật Công chứng năm 2014, cụ thể:

– Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

Lưu ý cách đóng dấu giáp lai ảnh thẻ:

– Việc đóng dấu giáp lai vào ảnh thẻ hay đóng dấu giáp lai vào văn bản đều có tính chất và cách thức đóng dấu giống nhau.

– Giấu giáp lai trên ảnh thường thấy ở ảnh tại chứng minh thư nhân dân, thẻ căn cước công dân, bằng cấp và các tài liệu khác có dán ảnh.

– Cách đóng dấu chĩnh ác nhất là con dấu đóng lên khoảng giữa mép phải của văn bản (ảnh) hoặc phụ lục văn bản và mỗi con dấu đóng tối đa trên 05 tờ văn bản.

Như vậy, đóng dấu giáp lai là gì? Đã được chúng tôi trình bày ngay trong phần đầu tiên của bài viết hôm nay. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đã trình bày một số quy định của pháp luật về đóng dấu giáp lai.