Thư điện tử là gì?

Hiện nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển, kéo theo các tiện ích thông minh giúp cho con người dễ dàng hơn trong việc giải quyết công việc. Đặc biệt đối với những người làm văn phòng thì phải kể đến “Email” – ứng dụng thư điện tử.

Thư điện tử là gì? Nguyên nhân vì sao mà thư điện tử lại ngày càng phổ biến? Những ưu và nhược điểm của ứng dụng này là gì? Qua nội dung bài viết dưới đây hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về vấn đề này.

Thư điện tử là gì?

Thư điện tử hay còn được gọi là email, là hệ thống được tạo lập với mục đích gửi và nhận tin nhắn thông qua mạng Internet. Nó được sử dụng để thay thế phương thức gửi và nhận thư bằng giấy theo cách truyền thống, vừa giúp tiết kiệm chi phí, vừa giúp tiết kiệm thời gian vận chuyển.

Thông thường một email sẽ gồm có hai thành phần, đó là tên của người dùng và tên miền của nhà cung cấp dịch vụ và thường sẽ được ngăn cách bởi dấu “@”.

Một số thuật ngữ được sử dụng trong quá trình sử dụng thư điện tử như:

– Gửi email: Sau khi đã hoàn tất quá trình soạn văn bản, người dùng sẽ nhập địa chỉ email của người nhận rồi sau đó chỉ cần ấn click để gửi mail. Ngay sau đó email sẽ được gửi đến cho người nhận, ngoài ra người dùng có thể đồng thời cùng một lúc gửi mail cho nhiều địa chỉ mail khác nhau.

– Truyền email: Theo nguyên tắc thì email được truyền từ người gửi đến người nhận nhờ vào server email. Để gửi mail thì ta cần có giao thức SMTP và POP để tải mail về thiết bị điện tử.

– Nhận mail mới: Khi có mai mới gửi đến hộp thư thì người dùng chỉ cần click chuột vào nó để mở ra và đọc thư cũng như xem các tệp đính kèm trong email đó.

Thư điện tử được sử dụng để làm gì?

Có rất nhiều lý do giúp cho email ngày càng trở nên phổ biến và thông dụng, đặc biệt với đối tượng là dân văn phòng, có thể kể đến một số tiện ích của email như sau:
– Tốc độ: Thay vì việc như trước kia mất thời gian viết thư, gửi thư qua đường bưu điện thì hiện nay với tốc độ truyền email thì chỉ cần tròn khoảng vài giây đến vài phút thì văn bản đã được gửi đến cho người nhận mà không hề gặp trở ngại về khoảng cách địa lý.

– Thuận tiện: Trong một số trường hợp thì việc gửi email sẽ tốn ít thời gian hơn rất nhiều so với việc liên hệ điện thoại, đặc biệt là đối với những cuộc hội thoại dài với nhiều vấn đề phức tạp, khó để giải thích hoặc ghi nhớ.

– Đính kèm tệp: Khi gửi mail, người dùng thường sẽ phát sinh thêm những nhu cầu khác liên quan đến nội dung cần gửi, vì vậy việc đính kèm file trên email là một tiện ích rất tuyệt. Việc đính kèm file có thể ở dạng hình ảnh, âm thanh hoặc tài liệu…

– Dễ dàng truy cập: Một tài khoản email không chỉ chứa những tin nhắn mà còn có lưu trữ nhiều tệp hay thông tin quan trọng khác, do đó việc sử dụng ứng dụng email sẽ giúp người dùng dễ dàng lưu trữ hay tìm kiếm thông tin trực tiếp trên ứng dụng đó.

– Bản ghi: Trong quá trình sử dụng email, người dụng sẽ được tạo sẵn các bản ghi cuộc hội thoại. Thao tác này sẽ không thể thực hiện được với một cuộc hội thoại diễn ra qua điện thoại. Những bản ghi này có thể được in ra dễ dàng hoặc lưu trữ lại, thuận lợi cho việc sử dụng lần sau.

– Không giới hạn về không gian hay thời gian: Bởi vì hiện nay, ứng dụng email không đưa ra giới hạn về số lần gửi mail cũng không giới hạn về số ký tự trong một email, cũng không bị thúc ép bởi thời gian. Người dùng hoàn toàn có quyền tự do sử dụng email mà không gặp phải sự cản trở nào.

– Miễn phí: Một trong những ưu điểm để giúp cho email phổ biến như ngày nay đó chính là đây là một ứng dụng hoàn toàn miễn phí. Người dùng không phải bỏ ra bất kì một khoản chi phí nào, việc duy nhất cần làm là click và tải ứng dụng này về máy.

– Bảo mật: Ứng dụng có tính bảo mật cao do có cài đặt về password khi đăng nhập vào tài khoản email, vì vậy mà đảm bảo về quyền riêng tư của người sử dụng.

Một số đánh giá khi sử dụng thư điện tử

1/ Ưu điểm của thư điện tử

– Ưu điểm đầu tiên phải kể đến đó chính là tốc độ, việc gửi và nhận tin cực kỳ nhanh so với phương thức gửi thư truyền thống.

– Thư điện tử có thể gửi đi được mà không gặp trở ngại về không gian hay thời gian;

– Thư điện tử có thể được gửi và nhận trên tất cả các thiết bị điện tử có kết nối Internet;

– Ứng dụng hoàn toàn miễn phí, người dùng chỉ cần thanh toán cước phí sử dụng Internet;

– Không giới hạn về số lượng mail và số người nhận email.

2/ Nhược điểm của thư điện tử

– Thiết bị điện tử cần phải được kết nối Internet thì người dùng mới có thể nhận được email;

– Khả năng có sự xâm nhập của virut qua những tập tin đính kèm trong thư;

– Nhiều hình thức lừa đảo được thực hiện thông qua thư điện tử;

– Thường xuyên xuất hiện thư rác gây khó chịu cho người dùng.

Các lỗi thường gặp phải khi sử dụng email

Vấn đề lớn nhất của ứng dụng này đó chính là thư rác, đây là nững email không được người nhận yêu cầu hoặc mong đợi.

Mỗi ngày những tài khoản email có thể nhận đến hàng trăm email rác nhằm mục đích quảng cáo sản phẩm hay lừa đảo… Tuy nhiên hiện nay, để khắc phục tình trạng trên thì các nhà cung cấp dịch vụ email đã phát triển bộ lọc tin nhắn rác và phân loại nó vào mục spam.

Để report các thư spam, người dùng có thể làm như sau:
– Xác định nguồn đích của mail;

– Tìm ISP người gửi được sử dụng để gửi mail;

– Xác định đứng người cần liên hệ tại ISP đó.

Với nội dung bài viết phía trên, chúng tôi đã giải thích cho Quý khách về Thư điện tử là gì? Nếu còn gì thắc mắc về vấn đề này thì Qúy khách hãy liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ trực tiếp.