Quản lý dự án là gì?

Hoạt động đầu tư được thực hiện ngày càng nhiều trong thời kỳ nước ta là nước đang phát triển. Việc đầu tư thường được thực hiện theo các dự án đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và việc thực hiện các dự án phải được quản lý theo đúng tiêu chuẩn mà pháp luật đã quy định.

Quản lý dự án là gì? Công việc thực hiện khi quản lý dự án là gì? Có các mô hình quản lý dự án nào?

Quản lý dự án là gì?

Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một quá trình cụ thể đặc thù bao gồm các hoạt động được phối hợp và kiểm soát, có ngày khởi đầu, ngày kết thúc, và được thực hiện trong những tình huống có các hạn chế về mặt thời gian, chi phí và nguồn lực để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến.

Quản lý dự án là việc sử dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ vào các hoạt động dự án nhằm đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu mà dự án đã đặt ra ban đầu (gồm: các giới hạn về thời gian, chi phí và nguồn lực).

Thực tế, tất cả chúng ta đều phải quản lý dự án bởi vì nó bao gồm các hoạt động trong cuộc sống, từ các việc nhỏ như tổ chức một hoạt động sự kiên, hoặc xây dựng một căn nhà riêng,… đến các việc phức tạp như xây dựng các công trình chung cư lớn,…..

Những công việc liên quan đến quản lý dự án

Để đạt được hiệu quả này, người làm nhiệm vụ quản lý dự án sẽ phải thực hiện các công việc cụ thể như sau:

– Lãnh đạo: Với tư cách là người quản lý dự án thì bạn không chỉ chịu trách nhiệm quản lý tiến độ và chất lượng dự án thông qua việc kiểm soát, đánh giá những gì đã và chưa làm được, đối chiếu những thông tin này với bảng kế hoạch đặt ra ban đầu để có phương hướng điều chỉnh đảm bảo hoàn thành mục tiêu đúng tiến độ mà còn dẫn dắt một nhóm đạt được mục tiêu đó. Điều này đòi hỏi bạn phải động viên, kết nối và làm trung gian khi cần thiết để những người thực hiện dự án đạt kết quả tốt nhất. Vì việc quản lý không chỉ quản lý công việc mà quản lý cả con người.

– Liên tục kiểm tra chi phí quản lý dự án: Công việc đầu tiên của bạn là đảm bảo rằng ngân sách là thực tế và có thể đáp ứng nhu cầu tài chính của dự án, và thứ hai, kiểm soát các chi phí đó thông qua việc thực hiện dự án.Một mỗi dự án được tổ chức, doanh nghiệp rót một lượng vốn nhất định do vậy phải liên tục kiểm tra lượng tiền được dùng vào việc gì và lập báo cáo.

– Quản lý rủi ro: Lập kế hoạch cho một dự án, dù lớn hay nhỏ, đều tiềm ẩn rủi ro. Càng có thể quản lý rủi ro, dự án càng có nhiều khả năng thành công.Do đó, trước khi thực hiện dự án, bạn phải bắt tay vào công việc xác định, đánh giá và kiểm soát rủi ro. Sẽ có những vấn đề không lường trước phát sinh, vì vậy bạn cần phải có một quy trình để xử lý những vấn đề đó khi chúng xuất hiện

– Lập lịch trình: Cách duy nhất để đạt được các mục tiêu của dự án trong khung thời gian đã được quyết định là chia mục tiêu đó thành các nhiệm vụ trên một dòng thời gian.Mọi biến động về môi trường, an toàn lao động, lãi suất, khách hàng hay đối thủ đều có thể gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ thực hiện dự án. Nên lập lịch trình để đối phó với mọi trường hợp xảy ra để có thể dễ dàng đối phó và tiếp tục thực hiện dự án thành công.

Các mô hình quản lý dự án

– Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án: chủ đầu tư sử dụng bộ máy có sẵn của mình để trực tiếp quản lý hoặc lập ra ban quản lý dự án riêng để chịu trách nhiệm quản lý với những dự án nhất định của chủ đầu tư. Theo đó, ban quản lý phải được thành lập theo đúng quy trình pháp luật quy định, đáp ứng đầy đủ các điều kiện để khả năng thành công của dự án cao nhất.

– Ban quản lý chuyên ngành dự án: chủ đầu tư giao việc quản lý dự án cho ban quản lý dự án chuyên ngành, hoặc thuê một tổ chức bên ngoài đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn để quản lý dự án. Ban quản lý dự án chuyên ngành sẽ là một pháp nhân độc lập chịu trách nhiệm về cả quá trình thực hiện dự án trước chủ đầu tư và pháp luật.

– Hình thức “Chìa khóa trao tay”: chủ đầu tư giao dự án cho một hoặc một số nhà thầu thực hiện từ khi bắt đầu đến khi dự án hoàn thành (việc thực hiện quản lý phải thực hiện theo các thỏa thuận giữa chủ đầu tư với nhà thầu thông qua hợp đồng).

– Mô hình quản lý dự án theo bộ phận chức năng: chủ đầu tư giao nhiệm vụ quản lý dự án cho các phòng chức năng. Dự án mà chủ đầu tư dự kiến thực hiện thuộc phòng ban nào thì phòng ban đó chịu trách nhiệm quản lý hoặc do chủ đầu tư giao nhiệm vụ cho phòng ban nào thì phòng ban đó thực hiện quản lý dự án.

– Mô hình quản lý dự án theo ma trận: nguyên tắc hoạt động của mô hình là các thành viên đến từ những phòng chức năng khác nhau của doanh nghiệp, tổ chức dưới sự điều hành của nhóm trưởng sẽ tiến hành thực hiện các nhiệm vụ đảm bảo quản lý dự án diễn ra theo đúng kế hoạch và các thành viên chịu trách nhiệm trước nhóm trưởng.

Trên đây, là toàn bộ nội dung liên quan đến quản lý dự án là gì? Công việc thực hiện khi quản lý dự án là gì? Có các mô hình quản lý dự án nào? Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết trên, quý vị có thể liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh chóng nhất.