Trong hệ thống quản lý có nhiều khái niệm khá khó hiểu và không phải ai cũng nắm được, một trong số đó là khái niệm quá trình là gì? Quy trình là gì? Hai khái niệm này có vẻ đồng nhất tuy nhiên thực tế thì hoàn toàn ngược lại.

Để hiểu rõ hơn về các khái niệm này và phân biệt chúng, trong bài viết này, chúng tôi xin chia sẻ đến bạn đọc những nội dung liên quan đến Quá trình là gì? Quá trình và quy trình khác nhau như thế nào?

Quá trình là gì?

Quá trình là tập hợp các nhiệm vụ, các bước hoặc các hoạt động được thực hiện, theo một thứ tự cụ thể và dẫn đến một kết quả cuối cùng, kết quả đó có thể là một hàng hóa dịch vụ để phục vụ cho những nhu cầu của cuộc sống. Hoặc có thể hiểu đơn giản quá trình là việc sử dụng những nguyên cái đầu vào và biến nó thành những thành quả đầu ra mà người thực hiện quá trình mong muốn.

Ví dụ: Một nhà máy sản xuất nước giải khát, những nguyên liệu đầu vào mà họ có được ví sụ như nước, đường, hương liệu… sẽ được cho vào nhà máy. Thiết bị và nhân viên lấy đầu vào và chế biến chúng. Kết quả cuối cùng là nhưng chai nước giải khát được sản xuất đóng chai đưa đến những cửa hàng bán lẽ và từ đó đến tay người tiêu dùng.

Quy trình là gì?

Khái niệm quy trình được hiểu là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Như vậy, thông thường các đơn vị phát triển các “quy trình” nhằm thực hiện và kiểm soát các “Quá trình” của mình. Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.

Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào?

Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.

Tầm quan trọng của quy trình

Trong một tổ chức, chuyện các cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến cách làm việc và hiệu quả khác nhau. Vì vậy nên mới cần có quy trình để giúp cho người thực hiện các công việc biết rằng muốn hoàn thành công việc đó phải thực như thế nào và kết quả cần đạt là gì? điều này giúp cho hiệu quả công việc cao, tránh mất thời gian mà không mang lại một lợi ích nào.

Đối với các công việc cần phối hợp nhóm thì ngoài giúp phân bổ công việc hợp lý còn giúp tăng sự phối hợp giữa các thành viên, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và trình tự như dự kiến.

Quy trình còn giúp cấp trên quản lý tốt nhân viên của mình hơn thông qua kiểm tra tiến độ làm việc của họ được thể hiện trên quy trình, từ đó đưa ra các giải pháp hay chiến lược kịp thời.

Để có một hệ thống quản lý chất lượng cần phải hợp thức hóa quá trình và quy trình, nhằm phục vụ cho việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Việc xây dựng hệ thống quản lý quá trình và quy trình hợp lý là một công việc lâu dài đòi hỏi nhiều yếu tố như công nghệ, nhân lực và kinh nghiệm làm việc… Thiết lập bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là giải pháp tối ưu để có một hệ thống quản lý bài bản giúp gia tăng lợi nhuận.

+ Đối với nhân viên: Mỗi nhân viên sẽ có kiến thức, kĩ năng khác nhau dẫn đến sự khác nhau của họ trong cách làm việc. Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Nắm được quy trình làm việc giúp cho nhân viên hiểu được mục đích của công việc và những yêu cầu của người quản lý từ đó mà đưa đến hiệu quả cao hơn trong công việc.

+ Đối với cấp quản lý: Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lí kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.

Quá trình và quy trình khác nhau như thế nào?

Quá trình và quy trình là hai khái niệm khác nhau, mà không phải đồng nhất như nhiều người vẫn nghĩ. Quá trình và quy trình có những điểm khác nhau cụ thể như sau:

– Về khái niệm:

Quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra.

Quy trình là một phương pháp cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình.

– Về hình thức thể hiện:

Quá trình thể hiện bằng hành động

Quy trình thường được thể hiện trên văn bản

– Về đặc điểm:

Quá trình là đối tượng của quản lý. Một quá trình có thể được quản lý bởi nhiều quy trình. Có thể ẩn chứa trình tự không mang tính bắt buộc.Đáp ứng yêu cầu theo chuẩn đầu vào, đầu ra của quy trình.Quá trình thường được thực hiện dưới hình thức chưa được tối ưu hóa, chưa ngắn gọn, hiệu quả chưa cao.

Quy trình là công cụ của quản lý. Một quy trình có thể quản lý nhiều quá trình.Có tính bó buộc tuân thủ. Quy trình xác định và đặt ra đầu vào, đầu ra cho quá trình.Quy trình thường không thay đổi thường được thực hiện theo một thứ tự nhất định.

Có thể thấy rằng, thông thường các đơn vị phát triển các “quy trình” nhằm thực hiện và kiểm soát các “quá trình” của mình. Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều qui trình.

Trên đây là những nội dung mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc liên quan đến câu hỏi Quá trình là gì? Quá trình và quy trình khác nhau như thế nào? Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến Quá trình là gì? Quá trình và quy trình khác nhau như thế nào? bạn đọc vui lòng liên hệ đến tổng đài 1900 6557 để tư vấn trực tiếp. Xin cảm ơn!