Hướng dẫn thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội năm 2024

Trong quá trình làm việc, người lao động vì một lý do nào đó buộc phải nghỉ việc tại công ty và dừng quá trình tham gia bảo hiểm xã hội. Khi đó, một công việc rất quan trọng đó là chốt sổ BHXH. Vậy hồ sơ, thủ tục khi tiến hành chốt sổ BHXH như thế nào? Để trả lời thắc mắc này, sau đây chúng tôi sẽ đưa ra cho quý khách hàng những thông tin cần thiết để thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội được nhanh chóng và đúng luật nhất.

Khi nào tiến hành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

– Người lao động tham gia bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp nghỉ việc tại Doanh nghiệp.

– Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ công ty khác quân và người sử dụng lao động muốn chuyển cơ quan bảo hiểm xã quận mới

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là việc phối hợp giữa người, tổ chức sử dụng lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, nghỉ việc hoặc xin thôi việc theo quy định của Pháp Luật.

Định nghĩa này căn cứ theo quy định tại Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội, từ đây có thể xác định được trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động.

Bên cạnh đó, theo quy định tại Khoản 6 Điều 23 Luật Bảo hiểm xã hội thì hằng năm, cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho từng người lao động; cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin về việc đóng, quyền được hưởng chế độ, thủ tục thực hiện bảo hiểm xã hội khi người lao động, người sử dụng lao động hoặc tổ chức công đoàn yêu cầu.

Như vậy, việc chốt sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc doanh nghiệp có sự thay đổi về cơ quan đóng bảo hiểm. Người sử dụng lao động có trách nhiệm phải thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm, cơ quan bảo hiểm xã hội phải tiến hành cùng doanh nghiệp xác nhận quá trình đóng cho người lao động khi có yêu cầu.

Thời gian tiến hành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ theo Điều 48 Bộ Luật Lao động quy định thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội như sau:

1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

2. Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Đồng thời, căn cứ theo khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động thì:

“Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”.

Như vậy, khi rơi vào một trong hai trường hợp cần tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội như đã phân tích ở trên, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm lập hồ sơ đề nghị chốt sổ bảo hiểm xã hội nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội để chốt sổ và trả sổ cho người lao động. Trong thời gian 14 ngày thì người sử dụng lao động sẽ phải trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động và trường hợp đặc biệt thì có thể kéo dài hơn nhưng tối đa không quá 30 ngày. 

Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội cần những gì?

Bước 1: Thủ tục báo giảm lao động

Theo đó, bên công ty bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ sau:

– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS);

– Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có);

– Đơn đề nghị chốt sổ bảo hiểm xã hội theo mẫu; 

Bước 2: Chốt sổ cho người lao động

Để chốt sổ cho người lao động, đơn vị cần chuẩn bị:

– Sổ BHXH hoặc sổ BHXH và các trang tờ rời hoặc tờ bìa sổ BHXH và các trang tờ rời (bản chính);

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS, 01 bản/người);

– Các tài liệu khác trong trường hợp cụ thể yêu cầu.

Người sử dụng lao động làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội sau khi đã chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định sẽ thực hiện nộp đến cơ quan bảo hiểm xã hội trực tiếp hoặc thông qua đường bưu điện. Bên cạnh đó, hiện nay để tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội nói chung, chốt sổ bảo hiểm xã hội nói riêng thì doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.